Hóa đơn điện tử và điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn mới được Bộ Tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp (DN) kinh doanh hiện nay thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 14/03/2011) của Bộ Tài chính quy định: “HĐĐT là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. HĐĐT phải đảm bảo 2 nguyên tắc: Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”

Điều kiện được công nhận của HĐĐT là có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT. Thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. DN muốn phát hành HĐĐT phải có quyết định áp dụng HĐĐT (Theo Mẫu số 1, ban hành kèm Thông tư số 32/2011/TT-BTC).

Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho DN trong sử dụng hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã đưa ra lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang HĐĐT trong vòng 24 tháng. Theo đó, chậm nhất là ngày 01/11/2020, DN phải hoàn thành việc chuyển đổi sử dụng từ hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang HĐĐT.

Áp dụng HĐĐT sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả cộng đồng DN và các cơ quan quản lý nhà nước. Cụ thể, việc sử dụng HĐĐT giúp DN có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Do vậy, DN tiết kiệm được đáng kể chi phí chuyển phát, đồng thời người mua cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. Thêm vào đó, cũng giảm được các rủi ro do mất mát hóa đơn trong khâu vận chuyển, giao nhận đồng thời cũng giảm được các vụ việc tranh chấp, kiện tụng xảy ra do các lỗi thất lạc, mất mát hoặc giao chậm trễ hóa đơn. Tăng tính an toàn, bảo mật, tiện lợi cho DN trong kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin về đối tác bán hàng.

HĐĐT được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online, các trang điện tử của DN bán hàng để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp DN mua hàng có thể hoàn toàn yên tâm về địa chỉ người bán xuất hóa đơn, tránh được rủi ro nhận hóa đơn giấy của DN "ma", tránh được tình trạng nhận phải hóa đơn bất hợp pháp như xảy ra đối với hóa đơn giấy. Đặc biệt, với quy định mới của Luật Quản lý thuế, DN có quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu của ngành Thuế để tra cứu hóa đơn của đối tác trong các giao dịch thương mại, từ đó tránh được các rủi ro về hóa đơn.

Một số vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Để tạo thuận lợi cho DN áp dụng HĐĐT, mới đây, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018. Những hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này sẽ giúp cộng đồng DN giải quyết vướng mắc trong thực hiện HĐĐT.

Các trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

Một là, trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên HĐĐT do người bán lập thì HĐĐT có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

Hai là, HĐĐT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

Ba là, HĐĐT bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ HĐĐT đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh theo quy định và đảm bảo có thể tra cứu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Bốn là, với HĐĐT là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là HĐĐT do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Năm là, chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là HĐĐT thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử người bán.

Sáu là, với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế, cơ quan Thuế ngừng cấp mã HĐĐT trong các trường hợp: DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế; DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký; DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh; DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng HĐĐT để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

Cơ quan thuế ngừng cấp mã HĐĐT với DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có hành vi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế; Có hành vi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu DN tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện không đủ điều kiện. Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập nhằm mục đích mua bán, sử dụng HĐĐT bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp HĐĐT thì DN bị xử phạt vi phạm hành chính và đồng thời cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót

Theo Thông tư số 68/2019/TT-BTC, người bán phát hiện HĐĐT chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn HĐĐT mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy HĐĐT có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Nếu HĐĐT đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thực hiện thông báo với cơ quan thuế và không phải lập lại hóa đơn. Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy HĐĐT và lập HĐĐT mới thay thế.

Nếu cơ quan thuế phát hiện HĐĐT có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy HĐĐT có sai sót và lập hóa đơn mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã HĐĐT mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Nếu dữ liệu HĐĐT đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

Khi phát hiện có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót. HĐĐT mới thay thế HĐĐT đã lập có sai sót phải có dùng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn... số hóa đơn..., ngày... tháng... năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên HĐĐT mới thay thế HĐĐT đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua...

Sau khi nhận dữ liệu HĐĐT, cơ quan thuế phát hiện sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn (nếu có). Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn đã lập thì người bán lập hóa đơn mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Nếu không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.        

Tài liệu tham khảo:

Quốc hội (2019), Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14;

Chính phủ (2018), Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ;

Bộ Tài chính (2019), Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018;

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng cách nào?, https://www.meinvoice.vn/tin-tuc/chi-tiet/newsid/5035/chuyen-du-lieu-hoa-don-dien-tu-den-co-quan-thue-bang-cach-nao.