Hiện nay, khái niệm này đã thay đổi và chi phí phát sinh cho bất kỳ tài sản nào (như nguồn nhân lực) nên được vốn hóa vì nó mang lại lợi ích có thể đo lường được bằng tiền. Bài viết giới thiệu về vai trò, những ưu điểm và hạn chế của kế toán nguồn nhân lực và các phương pháp định giá khác nhau được sử dụng trong kế toán quản trị chi phí nguồn nhân lực.

Vai trò nguồn nhân lực và khái niệm kế toán nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực (NNL) được coi là nguồn lực hết sức quan trọng đối với một tổ chức và các nhà quản trị (NQT) tổ chức đó. Hiệu quả sử dụng nguồn lực này chứa đựng những tiềm năng to lớn đối với hiệu quả sử dụng các nguồn lực khác trong một tổ chức.

Từ đó, kế toán nguồn nhân lực được các nhà quản trị đặc biệt quan tâm so với kế toán quản trị các nguồn lực khác. Kế toán nguồn nhân lực (HRA) có nghĩa là kế toán cho con người như là nguồn lực của một tổ chức. Đó là sự đo lường chi phí và giá trị của con người đối với các tổ chức. Nó liên quan đến việc đo lường chi phí phát sinh bởi các công ty tư nhân và khu vực công để tuyển dụng, lựa chọn, thuê, đào tạo và phát triển nhân viên và đánh giá giá trị kinh tế của họ đối với tổ chức.

Ủy ban Kế toán nhân sự của Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (1973) định nghĩa: HRA là “quy trình xác định và đo lường dữ liệu về nguồn nhân lực và truyền đạt thông tin này đến các bên quan tâm”. Do đó, HRA không chỉ liên quan đến việc đo lường tất cả các chi phí/đầu tư liên quan đến tuyển dụng, sắp xếp, đào tạo và phát triển nhân viên, mà còn định lượng giá trị kinh tế của con người trong một tổ chức. HRA liên quan đến việc phân công, lập ngân sách và báo cáo chi phí nhân lực phát sinh trong một tổ chức, bao gồm tiền lương, tiền công và chi phí đào tạo.

Về cơ bản, nó là một hệ thống thông tin cho nhà quản trị biết những thay đổi đang xảy ra đối với nguồn nhân lực của doanh nghiệp, chi phí và giá trị của yếu tố con người đối với tổ chức. Hệ thống kế toán này có thể phục vụ cả nhà quản trị nội bộ và các đối tượng bên ngoài, cung cấp cho ban quản trị (người dùng nội bộ) dữ liệu liên quan để làm cơ sở cho việc tuyển dụng, đào tạo và ra các quyết định phát triển khác; cung cấp thông tin liên quan đến việc đầu tư và sử dụng nguồn nhân lực trong tổ chức cho các nhà đầu tư, người cho vay và những người sử dụng báo cáo tài chính bên ngoài khác. Tuy nhiên, HRA vẫn cho thấy, thiên hướng chủ đạo phục vụ cho các nhà quản trị bên trong một tổ chức.

Sự cần thiết của kế toán nguồn nhân lực

Theo kế toán truyền thống, không có thông tin nào về nguồn nhân lực làm việc trong một tổ chức được cung cấp một cách rõ ràng. Tuy nhiên, nếu không có con người, các nguồn lực tài chính và tài nguyên vật chất không thể hoạt động hiệu quả.

Các chi phí liên quan đến việc tổ chức con người được tính vào doanh thu hiện tại, thay vì được coi là các khoản đầu tư được khấu hao trong một khoảng thời gian và kết quả là mức thu nhập ròng bị sai lệch đáng kể. Điều này gây không ít khó khăn cho việc đánh giá công ty và so sánh giữa các công ty.

Năng suất và lợi nhuận của một công ty phần lớn phụ thuộc vào sự đóng góp của tài sản con người. Hai công ty có tài sản vật chất giống hệt nhau và hoạt động trong cùng một thị trường có thể có lợi nhuận khác nhau do sự khác biệt về tài sản con người. Nếu giá trị của tài sản con người bị bỏ qua, sẽ khó khăn trong việc định giá tổng thể công ty.

Các phương pháp định giá trong kế toán quản trị nguồn nhân lực

Khái niệm “chi phí nguồn nhân lực” bắt nguồn từ khái niệm chung về chi phí. Chi phí nguồn nhân lực là chi phí phát sinh để có được hoặc thay thế con người. Giống như các chi phí khác, chúng có các thành phần phí tổn và tài sản; chúng có thể bao gồm tổng phí đầu tư đã chi ra và chi phí cơ hội; chúng có thể có cả yếu tố chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Trong kế toán nguồn nhân lực có thể sử dụng các phương pháp để xác định chi phí nguồn nhân lực, như:

- Phương pháp giá gốc: Cách tiếp cận này được phát triển bởi William C. Pyle (được hỗ trợ bởi R. Lee Brummet & Eric G. Flamholtz) và tập đoàn R.G. Barry - một nhà sản xuất giày dép có trụ sở tại Columbus, Ohio (Hoa Kỳ) vào năm 1967. Theo cách tiếp cận này, chi phí thực tế phát sinh khi tuyển dụng, thuê, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức được vốn hóa và khấu hao theo thời gian hữu dụng dự kiến của nguồn nhân lực. Do đó, một bản ghi chép chi tiêu hợp lý cho việc tuyển dụng, tuyển chọn, đào tạo và phát triển nhân viên được duy trì, và một phần của nó được trừ vào thu nhập của vài năm tới khi nguồn nhân lực cung cấp dịch vụ. Nếu tài sản con người được thanh lý sớm, toàn bộ giá trị còn lại sẽ được trừ vào thu nhập của năm.

- Phương pháp chi phí thay thế: Cách tiếp cận này lần đầu tiên được đề xuất bởi Rensis Likert và được phát triển bởi Eric G. Flamholtz trên cơ sở khái niệm chi phí thay thế. Nguồn nhân lực của một tổ chức sẽ được định giá dựa trên giả định rằng, một tổ chức tương tự mới phải được tạo ra từ đầu và chi phí cho công ty là bao nhiêu nếu nguồn lực hiện tại được yêu cầu thay thế bằng những người có tài năng và kinh nghiệm tương đương khác. Cách tiếp cận này thực tế hơn, vì nó đưa giá trị hiện tại của nguồn nhân lực của công ty vào các báo cáo tài chính được lập vào cuối năm.

- Phương pháp chi phí cơ hội: Phương pháp này lần đầu tiên được Hc Kiman và Jones ủng hộ cho một công ty có nhiều trưởng bộ phận đấu thầu các nhân viên mà họ cần và sau đó đưa giá thầu vào chi phí đầu tư. Chi phí cơ hội là giá trị của một tài sản khi có thể sử dụng tài sản đó vào việc khác. Không có chi phí cơ hội cho những nhân viên không khan hiếm và những nhân viên ở vị trí cao không có sẵn để đấu giá. Như vậy, chỉ những người khan hiếm mới nên bao gồm giá trị của nguồn nhân lực. Phương pháp này có thể thực hiện cho một số người tại phân xưởng sản xuất và quản lý cấp trung gian. Hơn nữa, các tác giả của phương pháp này cho rằng, một quy trình đấu thầu là một cách tiếp cận đầy hứa hẹn hướng tới nhiều tùy chọn phân bổ nhân sự hơn và là cơ sở định lượng để lập kế hoạch, đánh giá và phát triển tài sản con người của công ty.

- Phương pháp định giá kinh tế: Phương pháp định giá kinh tế, coi giá trị hiện tại của dịch vụ dự kiến nhận được trong tương lai của nhân viên trong thời gian họ làm việc trong tổ chức là giá trị của nguồn nhân lực của công ty. Mô hình định giá kinh tế khuyến nghị việc vốn hóa tiền lương.

- Phương pháp vốn hóa tiền lương: Trong mô hình này, những người ủng hộ phương pháp này, Baruch Lev và Aba Schwartz đã sử dụng khái niệm của nguồn nhân lực theo quan điểm giá trị kinh tế. Theo họ, mức lương phải trả cho nhân viên trong thời gian làm việc trong tổ chức có thể được sử dụng để thay thế cho giá trị của nguồn nhân lực, theo quan điểm về sự đồng quan hệ chặt chẽ giữa lương bổng của nhân viên và giá trị của họ đối với tổ chức. Do đó, giá trị của nguồn nhân lực là giá trị hiện tại của thu nhập trong tương lai của nhóm nhân viên đồng giá trị.

- Phương pháp đo lường dựa trên nỗ lực cá nhân: Phương pháp này đo lường giá trị nguồn nhân lực của công ty trên cơ sở những nỗ lực của cá nhân vì lợi ích của tổ chức. Những nỗ lực này được đánh giá dựa trên góc độ sau: Tiểu sử kinh nghiệm của nhân viên; Mức độ xuất sắc mà nhân viên đạt được; Vị trí một nhân viên đang giữ.

- Phương pháp chiết khấu tiền lương tương lai có hiệu chỉnh: Roger H. Hermanson đã phát triển mô hình này, trong đó ông khuyến nghị đo lường giá trị của nguồn nhân lực trên cơ sở hiệu quả của một tổ chức có liên quan. Mô hình này liên hệ giá trị của nguồn nhân lực với lợi nhuận tăng thêm mà công ty thu được hơn cả kỳ vọng.

- Phương pháp định giá phần thưởng: Như một sự cải tiến của phương pháp vốn hóa tiền lương, Flamholtz đã phát triển một mô hình mới được gọi là phương pháp định giá phần thưởng Stochastic. Phương pháp này tìm cách đo lường giá trị của nguồn nhân lực trên cơ sở giá trị của một nhân viên đối với một tổ chức tại các trạng thái (vai trò) dịch vụ khác nhau mà nhân viên dự kiến sẽ giữ trong suốt quãng đời làm việc với tổ chức. Tác giả đã xác định các biến số chính xác định giá trị của một cá nhân đối với một công ty.

- Phương pháp chi phí tiêu chuẩn: Phương pháp này dự kiến thiết lập một chi phí tiêu chuẩn cho mỗi cấp nhân viên, được cập nhật hàng năm. Các phương sai được tạo ra nên được phân tích và sẽ tạo thành một cơ sở hữu ích cho việc kiểm soát. Chi phí thay thế có thể được sử dụng để phát triển chi phí tiêu chuẩn của việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển cá nhân, các tiêu chuẩn đó có thể được sử dụng để so sánh kết quả thực tế với kết quả kế hoạch.

- Phương pháp sức mua hiện tại: Thay vì lấy chi phí thay thế để vốn hóa, chi phí đầu tư gốc vào nguồn nhân lực đã vốn hóa được chuyển đổi thành sức mua hiện tại của tiền với sự trợ giúp của các chỉ số. Ưu điểm lớn của nó là sự đơn giản, mặc dù nó chỉ có thể tạo ra các câu trả lời gần đúng và dữ liệu gần đúng.

Các nhà quản trị cho rằng, không phải lúc nào những phương pháp định giá cũng dễ dàng được chấp nhận, nó đưa ra việc khuyến khích nên được áp dụng hơn là sự bắt buộc, vì thế nó thích hợp với hệ thống kế toán quản trị hơn hệ thống kế toán truyền thống.

Ưu điểm của kế toán nguồn nhân lực

- Kiểm soát công tác quy hoạch của tổ chức. Công tác quy hoạch công ty nhằm mở rộng, đa dạng hóa, thay đổi tăng trưởng công nghệ... phải được thực hiện với sự sẵn có của nguồn nhân lực cho những sắp xếp hoặc những vị trí quan trọng. Nếu nguồn nhân lực không sẵn có, kế toán nguồn nhân lực đề nghị sửa đổi toàn bộ kế hoạch công tác quy hoạch.

- Bù đắp cho sự không chắc chắn và những thay đổi, vì nó giúp tổ chức sử dụng đúng người đúng công việc vào đúng thời điểm và địa điểm mong muốn.

- Khuyến khích, khích lệ nhân viên để họ nhận ra rằng, sự tham gia của họ trong tổ chức là không bị lãng phí và có thể mang lại lợi nhuận cao cho tổ chức.

- Giúp thực hiện các bước để cải thiện sự đóng góp của nhân viên dưới dạng tăng năng suất.

- Cung cấp các phương pháp thử nghiệm khác nhau, các kỹ thuật phỏng vấn sẽ được áp dụng trong quá trình tuyển chọn dựa trên mức độ kỹ năng, trình độ và kinh nghiệm của nguồn nhân lực trong tương lai.

- Có thể thấy, trước sự thay đổi về giá trị, năng lực và thái độ của nguồn nhân lực và theo đó thay đổi các kỹ thuật quản lý giữa các cá nhân.

Hạn chế của kế toán nguồn nhân lực

- Không có quy trình chuẩn hóa nào được phát triển cho đến nay. Vì vậy, các công ty chỉ cung cấp nó như thông tin bổ sung trên các bản thuyết minh.

- Theo kế toán truyền thống, các phương pháp được chấp nhận khi nó được phổ biến hay áp dụng một cách rộng rãi, điều này là không thể nếu nhà quản trị áp dụng phương pháp này vì sự thích hợp của công ty.

- Tất cả các phương pháp kế toán tài sản của con người đều dựa trên những giả định nhất định, có thể sai bất cứ lúc nào.

- Tuổi thọ của nguồn nhân lực không thể ước tính được. Vì vậy, việc định giá theo khái niệm của kế toán truyền thống dường như không thực tế.

Kết luận

HRA là một nhánh mới của kế toán đã trở nên phổ biến trong vài năm qua, đặc biệt được quan tâm trong lĩnh vực của kế toán quản trị. Nguồn nhân lực là yếu tố tích cực duy nhất trong các yếu tố sản xuất khác nhau, vì vậy, nó nên được coi trọng hơn các tài sản vật chất thông thường.

Hơn nữa, các tổ chức đã chi một số tiền lớn cho nguồn nhân lực, vì vậy, cần có một hệ thống kế toán phù hợp để định giá nguồn nhân lực và hạch toán chi phí, doanh thu cho nguồn nhân lực. Trong tương lai, kế toán nguồn nhân lực nói chung và kế toán quản trị nguồn nhân lực nói riêng là rất cần thiết cho các tổ chức để biết kết quả, hiệu quả hoạt động thực sự của một tổ chức.

Tài liệu tham khảo:

1. Trần Kim Dung, Quản trị nguồn nhân lực, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ chí Minh năm 2011;

2. Eric G (1999),“Human Resource Accounting: Advances in Concepts, Methods and Applications”, Kluwer academic publishers Flamholtz;

3. K Kanaka Raju (4 Dec 2013), “Human Resource Accounting”, Lambert academic publications;

4. Reshma P(2016), “Human Resource Accounting – An Overview”, CASIRJ Volume 7 – Issue 10.