Đối với các doanh nghiệp thủy sản Việt Nam hiện nay, nhìn chung công tác quản lý hàng tồn kho chưa được quan tâm đúng mức, nên chưa cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị. Hệ thống kế toán hàng tồn kho chủ yếu phục vụ trong kế toán tài chính. Bài viết này đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thủy sản Việt Nam.

Đặt vấn đề

Thủy sản Việt Nam là một ngành kinh tế mũi nhọn, đi đầu trong hội nhập kinh tế quốc tế. Với điều kiện tự nhiên và vị trí địa lý thuận lợi, các doanh nghiệp thuỷ sản (DNTS) Việt Nam đóng vai trò quan trọng không chỉ về mặt giá trị kinh tế mà còn tạo việc làm cho người lao động.

Tuy nhiên, thủy sản là ngành có tính cạnh tranh cao. Khả năng cạnh tranh của các sản phẩm thủy sản phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: Giá, chất lượng, mẫu mã, marketing, phân phối… nên các DNTS Việt Nam cần phải sử dụng các công cụ quản trị hiệu quả nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh. Trong đó quản trị hàng tồn kho (HTK) là nội dung quan trọng, giúp DN nắm được tình hình quản lý, sử dụng HTK và đưa ra các giải pháp, chính sách đúng đắn để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Nội dung của kế toán quản trị hàng tồn kho

Thứ nhất, HTK thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số tài sản của DN và dễ xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn trong hoạt động quản lý nên cần phải quản lý chặt chẽ, quản lý từ khâu nhập kho, luân chuyển chứng từ, vào sổ sách kế toán.

Thứ hai, HTK là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau nên DN cần mở hệ thống tài khoản chi tiết để theo dõi từng loại nhằm nắm rõ hơn về tình hình nhập- xuất- tồn đồng thời thuận tiện cho quá trình kiểm soát.

Thứ ba, DN lập định mức chi phí nguyên liệu, vật liệu cho từng công việc, sản phẩm và lập định mức dự trữ cho từng điểm HTK.

Thứ tư, so sánh giữa định mức đã lập và thực tế thực hiện, đưa ra nhận xét và kiến nghị.

Các phương pháp quản lý hàng tồn kho

Nếu HTK dự trữ quá nhiều sẽ bị ứ đọng vốn, DN tốn thêm chi phí liên quan đến dự trữ. Ngược lại, để sản xuất liên lục tránh đứt quãng trong dây chuyền sản xuất, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người tiêu dung thì DN phải dự trữ HTK. Do vậy, DN cần có phương pháp quản lý HTK hiệu quả, có thể kể một số phương pháp sau:

Một là, quản lý HTK theo mô hình EOQ. Kỹ thuật kiểm soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, nhưng khi sử dụng phải dựa vào những giả thiết quan trọng, đó là:  Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi; Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi; Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước; Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng; Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng được thực hiện đúng thời gian.

Trong đó: TC là tổng chi phí tồn kho; Da là tổng nhu cầu trong năm; S là chi phí một lần đặt hàng; H là chi phí tồn kho đơn vị trong năm; Q là quy mô đặt hàng; EOQ mức đặt hàng hiệu quả.

Hai là, quản lý HTK theo phương pháp cung cấp đúng lúc (JIT). Hệ thống quản lý HTK dựa trên ý tưởng thay vì tốn chi phí cho việc dự trữ hàng hoá thì các nhà sản xuất có thể cung cấp số lượng cần thiết về thời điểm giao hàng và số lượng cần giao. Chính vì vậy, không có tình trạng tồn trữ và thiếu hụt nguyên vật liệu.

Kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thủy sản Việt Nam

Đặc điểm chung về hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thủy sản

Đối với các DNTS, HTK có những đặc điểm cơ bản sau:

- Là một bộ phận của tài sản ngắn hạn bao gồm thành phẩm, sản phẩm dở dang, nguyên vật liệu… và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản của DN nên việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.

- Sản phẩm có đặc điểm là đa dạng, chu kỳ sản xuất ngắn. Cùng một quá trình sản xuất, cùng loại nguyên vật liệu có thể cho ra rất nhiều loại sản phẩm có kích cỡ khác nhau, chủ yếu là cá, tôm, mực…

- Trong DNTS nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản cũng khác nhau. Các DN chế biến thủy sản đông lạnh sản xuất trong điều kiện môi trường nhiệt độ thấp, đòi hỏi những tiêu chuẩn vô trùng và vệ sinh bởi đây là sản phẩm nhanh xuống cấp nếu phải lưu kho lâu ngày.

- Giá nguyên liệu thủy sản trong năm thường không ổn định do tính mùa vụ của sản phẩm, khả năng đánh bắt và điều kiện thời tiết khí hậu. Có những thời điểm được mùa nguyên liệu giá giảm, nguồn nguyên liệu dồi dào, bên cạnh đó lại có những tháng trong năm mất mùa hoặc dịch bệnh, mưa bão nhiều làm giá nguyên liệu tăng và nguồn nguyên liệu không đảm bảo cung cấp cho việc thực hiện hợp đồng với khách hàng. Điều này dẫn đến công tác quản lý hàng tồn kho là rất cần thiết.

- Trong các DNTS, HTK thường xuyên tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của DN, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó HTK luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hoá thành những tài sản ngắn hạn khác như, sản phẩm dở dang hay thành phẩm...

Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho trong DNTS, tuỳ theo điều kiện quản lý HTK ở mỗi DN mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho có những điểm khác nhau.

Thực trạng kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thủy sản Việt Nam

Theo Hiệp hội Chế biến và Xuất khẩu Thủy sản Việt Nam (VASEP), trong quý I/2020, do dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, các đơn hàng của DNTS Việt Nam bị hủy nhiều. Các DNTS lớn như: Công ty cổ phần Camimex Group có giá trị HTK tăng tới 38% so với đầu năm; Công ty cổ phần Thủy sản Mekong, tổng tài sản cuối quý I/2020 đạt gần 220 tỷ đồng, nhưng phần lớn nằm ở HTK với giá trị 112 tỷ đồng.

Đến giữa tháng 4/2020, ngành Thủy sản Việt Nam mới nhận được tín hiệu tốt từ thị trường Trung Quốc, trong khi các thị trường châu Âu, châu Á, Nam Mỹ… lại cắt giảm sản lượng do dịch Covid-19 nên HTK nhiều. Ngoài nguyên nhân trên, còn nhiều DN quản lý HTK chưa hiệu quả, nguyên nhân là:

- Chưa áp dụng mô hình quản lý HTK, dẫn đến DN chưa xác định được lượng dự trữ an toàn. Vì vậy, DN cần xác định lượng đặt hàng tối ưu, giúp tối thiểu hóa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.

- Hiệu quả quản lý và sử dụng HTK qua 3 năm tại một số DN có xu hướng giảm. Điều này làm cho DN tăng chi phí, giảm tốc độ luân chuyển vốn, giảm doanh thu và lợi nhuận. Qua đó, có thể đánh giá được công tác quản lý HTK chưa đảm bảo từ khâu luân chuyển chứng từ, theo dõi HTK trên tài khoản chi tiết, xây dựng định mức HTK đến công tác lập dự toán, lập báo cáo HTK.

Một số giải pháp đề xuất             

Từ thực tiễn trên và dựa vào việc áp dụng KTQT hàng tồn kho ở các DN trên thế giới, tác giả đề xuất một số giải pháp cho các DNTS Việt Nam như sau:

Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống tài khoản chi tiết. HTK của DNTS rất đa dạng nên cần xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng loại, từng nhóm hàng phục vụ cho nhu cầu quản trị của DN. DN căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán để chi tiết hóa theo các cấp phù hợp với kế hoạch, dự toán đã lập và yêu cầu cung cấp thông tin KTQT cho các nhà quản lý DN. Tuy nhiên, việc chi tiết hóa các tài khoản phải đảm bảo không sai lệch nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép trên tài khoản...

Thứ hai, lập dự toán HTK chính xác và đầy đủ. Dự toán HTK có ý nghĩa rất lớn trong việc tổ chức, quản lý, sử dụng có hiệu quả vật tư, tiền vốn của DN. Dự toán HTK thường được lập hàng năm, phù hợp với năm tài chính, đảm bảo cho việc phân tích, đánh giá.

Thứ ba, xây dựng mô hình quản lý HTK hiệu quả. Các DNTS cần áp dụng mô hình quản trị HTK, cụ thể là mô hình EOQ, vì nếu triển khai mua theo số lượng đã tính toán thì không những sẽ tiết kiệm được chi phí mà còn đáp ứng được nhu cầu, giảm bớt được thời gian lưu kho.

Thứ tư, lập báo cáo quản trị HTK. HTK trong DNTS là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản nên các nhà quản trị luôn cần thông tin kịp thời, đúng lúc để đưa ra các quyết định đúng đắn, vì vậy định kỳ cần lập báo cáo quản HTK. Báo cáo quản trị HTK cần phản ánh chi tiết tình hình HTK của DN theo từng loại, từng cấp độ một cách chi tiết. Báo cáo quản trị HTK cần chi tiết cho cả số dự toán và số thực tế để so sánh, đánh giá và tìm nguyên nhân sử dụng HTK hiệu quả hay không hiệu quả. Việc xây dựng biểu mẫu báo cáo cần được đảm bảo các yếu tố sau:

- Ghi thông tin kế toán thực tế, số liệu kế hoạch hoặc dự toán làm căn cứ so sánh, đánh giá khi sử dụng thông tin trong báo cáo kế toán nhằm phục vụ cho yêu cầu sử dụng thông tin.

- Phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu chi tiết, cụ thể do yêu cầu quản trị kinh doanh đặt ra như các khoản mục chi tiết của giá cho từng loại HTK.

Thứ năm, xây dựng kế hoạch đặt hàng. Trước hết, bộ phận kinh doanh của DN xem xét, phân tích thị trường để dự trữ nhu cầu HTK, nhân viên tại các kho xây dựng kế hoạch mua những mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu. Bên cạnh đó, việc xây dựng kế hoạch đặt hàng còn phụ thuộc vào các đơn đặt hàng của khách quen và khách mới... Sau khi dự trù nhu cầu, kết hợp với báo cáo mức tồn kho do phòng kế toán gửi lên, bộ phận kinh doanh sẽ xây dựng kế hoạch đặt hàng.

Thứ sáu, DN cần xác định định mức để có thể kiểm soát chi phí thực tế và thực hiện tiết kiệm chi phí một cách có hiệu quả. Định mức tồn kho tối thiểu là lượng hàng hóa/vật tư nguyên liệu tối thiểu cần trữ ở trong kho nhằm đáp ứng cho các trường hợp phát sinh. Việc xác định định mức tồn kho tối thiểu nhằm giúp DN có thể cung ứng hàng hóa kịp thời phục vụ nhu cầu khách hàng khi có các trường hợp phát sinh về nhu cầu nhưng đồng thời phải giảm thiểu và hạn chế tối đa các chi phí tồn kho của công ty. Khi xây dựng bảng định mức tồn kho tối thiểu gồm các bước: Lập báo cáo bán hàng từng tuần/tháng/quý; So sánh lượng hàng bán ra theo từng quý/tháng; Nghiên cứu về các chu kỳ bán hàng và nhu cầu hàng hóa trong năm; Gom các tuần, tháng, quý mà có lượng hàng bán ra gần giống nhau; Xác định lượng bán hàng trung bình của các khoảng thời gian giống nhau trung bình tháng, quý; So sánh các chênh lệch giữa các khoảng thời gian trên.

Tài liệu tham khảo:
1. Bộ Tài chính (2006), Thông tư số 53/2006/TT-BTC hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong các doanh nghiệp;
2. Trần Thị Quỳnh Giang (2014), Kế toán quản trị hàng tồn kho: Công cụ giúp doanh nghiệp hội nhập hiệu quả, Tạp chí Tài chính số 5/2014;
3. Phạm Văn Dược (1998), Hướng dẫn tổ chức kế toán quản trị trong các doanh nghiệp, NXB Thống kê.