Khái quát về lập dự toán công trình xây dựng 

Có rất nhiều khái niệm khác nhau về lập dự toán công trình nhưng nhìn chung, có thể hiểu một cách đơn giản công việc lập dự toán chính là hình thức dự trù và liệt kê tất cả chi phí dự kiến để đầu tư xây dựng công trình.

Bản dự toán công trình xây dựng được hiểu cơ bản chính là toàn bộ chi phí xây dựng công trình trước khi thi công được xác định dựa trên cơ sở các số liệu dự kiến trước của công trình và các hướng dẫn phương pháp xác định. Bản dự toán công trình xây dựng chính là cơ sở để chủ đầu tư lập kế hoạch và quản lý vốn khi đầu tư xây dựng công trình.

Xét trên góc độ pháp lý, căn cứ Điều 8 của Nghị định 68/2019/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, dự toán xây dựng là toàn bộ chi phí cần thiết dự tính ở giai đoạn trước khi lựa chọn nhà thầu để xây dựng công trình, các công trình, các gói thầu, được xác định trên cơ sở khối lượng tính toán từ thiết kế kỹ thuật đối với thiết kế 3 bước hoặc thiết kế bản vẽ thi công đối với thiết kế 2 bước hoặc thiết kế FEED đối với trường hợp thực hiện theo hình thức EPC, EC, EP, yêu cầu công việc phải thực hiện và định mức, đơn giá xây dựng.

Trình tự và phương pháp lập dự toán

Sự thành công của mọi dự toán được xác định phần lớn là do trình tự và phương pháp lập dự toán. Quy trình dự toán yêu cầu sự kết hợp một cách cẩn thận các sự kiện và dự báo với các mối quan hệ và thái độ của con người. Không có một mô hình lập dự toán nào là thích hợp cho mọi doanh nghiệp xây lắp. Có hai phương pháp cơ bản để lập dự toán là: phương pháp dự toán trên xuống (dự toán áp đặt) và dự toán dưới lên (dự toán có sự tham gia).

Thứ nhất, dự toán trên xuống, nhà quản lý cấp cao quyết định toàn bộ dự toán, các nhà quản lý và nhân viên tác nghiệp không được tham gia vào quá trình lập dự toán. Dự toán trên xuống được sử dụng như một “chiếc gậy” chỉ đạo của nhà quản lý cấp cao, dự toán không có tác dụng trong việc khuyến khích người lao động đạt được mục tiêu của tổ chức cũng như không hữu ích cho việc điều hành và kiểm soát hoạt động của các nhà quản lý.

Thứ hai, dự toán dưới lên, có sự tham gia của các nhà quản lý thuộc các cấp quản lý. Theo phương pháp này, dự toán được xây dựng từ cấp dưới lên, mức độ tham gia của các nhà quản lý tác nghiệp cấp thấp phụ thuộc vào hai yếu tố: sự nhận thức của các nhà quản lý cấp cao về những lợi ích của sự tham gia và sự tin tưởng của họ về các lợi ích đó.

Dự toán của các nhà quản lý cấp dưới được trình lên các nhà quản lý cấp cao hơn để xem xét chấp thuận. Trong quá trình lập dự toán dưới lên này, tất cả các cấp quản lý của tổ chức cùng làm việc để lập dự toán. Tuy nhiên, quản lý cấp cao thường không quen với những vấn đề quá chi tiết, tỉ mỉ nên họ cần dựa vào các quản lý cấp dưới để lập dự toán. Các dự toán của các nhà quản lý ở các cấp trong doanh nghiệp được kết hợp lại tạo thành một dự toán tổng thể của tổ chức. Dự toán tổng thể là một hệ thống bao gồm các dự toán riêng biệt về các kế hoạch của tổ chức nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, dự toán này được lập xong sẽ là căn cứ để lập dự toán khác. Một dự toán tổng thể gồm có dự toán tiêu thụ, các dự toán hoạt động và dự toán các báo cáo tài chính.

Dự toán tiêu thụ được lập thể hiện mục tiêu doanh thu dự kiến của kỳ tới. Để xác định doanh thu dự kiến này, người lập dự toán cần dựa vào kết quả thực hiện doanh thu của kỳ trước, chính sách bán hàng của doanh nghiệp, tình hình hoạt động của đối thủ cạnh tranh, tình hình biến động của thị trường, của chính sách kinh tế xã hội…

Dự toán sản xuất được lập dựa trên dự toán tiêu thụ. Lập dự toán sản xuất được xây dựng để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ và dự trữ của doanh nghiệp. Việc xác định tỷ lệ dự trữ phù hợp rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nếu tỷ lệ dự trữ cao sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn của doanh nghiệp, nếu tỷ lệ dự trữ thấp sẽ khiến doanh nghiệp gặp áp lực trong sản xuất khi nhu cầu của thị trường tăng vượt dự tính.

Sau khi lập dự toán sản xuất, doanh nghiệp tiến hành lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (NVLTT), chi phí nhân công trực tiếp (NCTT), chi phí sử dụng máy thi công (MTC) và chi phí sản xuất chung (SXC). Vì để phục vụ sản xuất, doanh nghiệp cần tiêu hao các nguồn lực về nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công và các chi phí chung khác. Các tiêu hao nguồn lực này cần được xác định cả về mặt lượng và giá trị. Khi xác định lượng và giá trị của nguồn lực cần chuẩn bị cho sản xuất, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch cho việc mua sắm cũng như dòng tiền chi trả cho nhà cung cấp và nhân công lao động trực tiếp, gián tiếp.

Dự toán chi phí NVLTT giúp doanh nghiệp xác định lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất và dự trữ của kỳ tới, đồng thời xác định chi phí NVLTT phục vụ thi công công trình và chi phí mua nguyên vật liệu sẽ phát sinh của kỳ tới. Căn cứ khối lượng thi công, định mức hao phí nguyên vật liệu cho từng đơn vị khối lượng thi công, tỷ lệ dự trữ nguyên vật liệu mà doanh nghiệp xây dựng và giá cả của nguyên vật liệu người lập dự toán sẽ xác định được số lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất, cần dự trữ, cần mua và chi phí phải trả cho nguyên vật liệu trong kỳ tới. Tỷ lệ dự trữ nguyên vật liệu cũng cần được xây dựng một cách khoa học nhằm đảm bảo tính chủ động cho nhu cầu thi công xây dựng, mà không gây ra tình trạng ứ đọng vốn, phù hợp với tình hình thị trường cung ứng NVL.

Dự toán chi phí NCTT được lập dựa trên định mức tiêu hao nhân công lao động của doanh nghiệp và sản lượng cần cho sản xuất. Sau khi xác định khối lượng, thời gian tiêu hao về nhân công, chi phí NCTT sẽ được xác định bằng khối lượng nhân với đơn giá nhân công lao động. Việc lập dự toán chi phí NCTT sẽ giúp cho doanh nghiệp chủ động lập kế hoạch sắp xếp, điều phối lao động phù hợp, khoa học sẽ đảm bảo cho cả tiến độ cũng như chất lượng sản phẩm sản xuất, ngoài ra còn giúp doanh nghiệp tránh được thời gian “chết” của sản xuất.

Dự toán chi phí MTC mang tính đặc thù của doanh nghiệp xây lắp. Căn cứ trên khối lượng thi công dự kiến kỳ tới, mà doanh nghiệp sẽ xác định nhu cầu máy cho kỳ đó. Nhu cầu máy có thể dựa trên nguồn lực máy của chính doanh nghiệp, thông qua việc điều phối máy theo ca sản xuất mà doanh nghiệp tận dụng tốt năng suất hoạt động của máy móc kỹ thuật. Trong trường hợp máy thi công của doanh nghiệp không đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất thi công, doanh nghiệp sẽ thuê ngoài, dự toán chi phí máy thi công sẽ dự tính được chi phí thuê ngoài này là bao nhiêu.

Dự toán chi phí SXC được xây dựng theo hai yếu tố biến phí và định phí SXC, căn cứ trên đơn giá phân bổ kế hoạch và tiêu thức được lựa chọn để phân bổ. Chi phí SXC cũng được tách thành hai bộ phận chi phí là chi phí được chi bằng tiền và các chi phí không chi bằng tiền (chi phí khấu hao). Doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị về dòng tiền để đáp ứng các khoản chi theo kế hoạch này.

Dự toán chi phí bán hàng (CPBH) và quản lý doanh nghiệp (QLDN) bao gồm các khoản chi phí được ước tính sẽ phát sinh trong kỳ dự toán ở khâu bán hàng và QLDN. Tùy theo đặc thù sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng như khoản mục chi phí phát sinh mà doanh nghiệp có thể thiết kế bảng dự toán phù hợp. Đối với doanh nghiệp xây lắp, CPBH không chiếm tỷ trọng nhiều. Đối với chi phí QLDN, doanh nghiệp lập dự toán chi phí QLDN, bao gồm các khoản mục chi phí như lương nhân viên bộ phận hành chính, ban quản trị, các chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận hành chính, và các chi phí mua ngoài phát sinh khác.

Sau khi tất cả các dự toán hoạt động và dự toán vốn đã được soạn thảo, bước tiếp theo là doanh nghiệp lập dự toán tiền, tính toán các khoản thu và chi tiền dự kiến từ các hoạt động.

Dự toán tiền được thiết lập dựa trên số liệu của các dự toán hoạt động, dự toán vốn đã được xác định, bằng cách liệt kê tất cả các khoản tiền thu vào, sau đó liệt kê tất cả các khoản tiền chi ra. Dự toán tiền nên được lập cho từng kỳ với thời kỳ càng ngắn càng tiện lợi. Việc lập dự toán tiền hàng tháng hoặc hàng quý sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị trước lượng tiền đảm bảo nhu cầu thanh toán cho các khoản chi. Đồng thời, có kế hoạch quay vòng tiền có lợi cho doanh nghiệp.

Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh (BCKQKD) tổng hợp các khoản doanh thu và chi phí dự kiến từ tất cả các hoạt động của doanh nghiệp và phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ dự toán đó. Phần lớn các thông tin được sử dụng để thiết lập dự toán BCKQKD là từ các dự toán hoạt động đã xây dựng trước đó. Một số thông tin khác như thu nhập từ hoạt động đầu tư, chi phí lãi vay, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) được xác định căn cứ trên những số liệu đã có.

Dự toán Bảng cân đối kế toán (BCĐKT) trình bày tình hình tài chính dự kiến của doanh nghiệp tại một thời điểm nào đó trong tương lai, được thiết lập bằng cách tổng hợp thông tin từ các dự toán đã soạn thảo trước đó. Việc so sánh giữa BCĐKT thực tế và BCĐKT dự toán sẽ cho nhà quản lý đánh giá ảnh hưởng của các hoạt động trong kỳ dự toán lên các tài khoản.

Một số lưu ý khi lập dự toán công trình xây dựng

Đối với dự án có nhiều công trình xây dựng, chủ đầu tư xác định dự toán xây dựng của dự án theo từng công trình. Nội dung dự toán xây dựng công trình gồm: chi phí xây dựng của công trình; chi phí thiết bị của công trình; các chi phí tư vấn đầu tư xây dựng của công trình; các chi phí khác liên quan đến công trình và chi phí dự phòng của công trình. Dự toán xây dựng của dự án (Tổng dự toán) gồm tổng các dự toán xây dựng công trình và chi phí quản lý dự án, các chi phí tư vấn, chi phí khác, chi phí dự phòng có tính chất chung liên quan của dự án.

Đối với dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu, chủ đầu tư xác định dự toán xây dựng của dự án theo dự toán các gói thầu xây dựng thuộc danh mục các gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt. Khi đó dự toán xây dựng của dự án gồm các dự toán gói thầu xây dựng và chi phí quản lý dự án, các chi phí tư vấn, chi phí khác, chi phí dự phòng có tính chất chung liên quan của dự án.

Tóm lại, lập dự toán cho công trình hay hạng mục công trình là công việc quan trọng không thể thiếu của các doanh nghiệp xây lắp. Lợi ích của việc lập dự toán mang lại là rất lớn. Do vậy các nhà quản trị doanh nghiệp từ cấp tác nghiệp đến các cấp cao đều phải đặc biệt quan tâm đến công việc này.

Tài liệu tham khảo:

1. Nguyễn Thị Mai Lê (2021), Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán quản trị tại các Tổng công ty xây dựng công trình giao thông của Việt Nam – Luận án tiến sĩ kinh tế, Học Viện Tài chính.
2. Nguyễn Thị Thái An (2018), Kế toán quản trị chi phí xây lắp cầu đường tại các
3. Tổng công ty xây dựng công trình giao thông thuộc Bộ Giao thông vận tải, Luận án tiến sỹ kinh tế, Trường Đại học Thương mại.
4. Trần Thị Song Minh (2011), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB Đại học Kinh tế quốc dân.
5. Anthony A.Atkinson, Ella Mae Matsumura, Robert S. Kaplan, S.mark Young, (2012), Management Accounting, sixth edition, Pearson.
6. https://dutoanxaydung.vn/du-toan-xay-dung/lap-du-toan-6-loi-ich-mang-lai.