Hai lợi ích bao quát

Hệ thống quản lý chất lượng là một hệ thống hợp thức hóa các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng. Hệ thống này giúp điều phối và định hướng hoạt động của doanh nghiệp, nhằm đáp ứng được khách hàng và các yêu cầu chế định, đồng thời nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động trên một nền tảng liên tục.

Thi hành hệ thống quản lý chất lượng ảnh hưởng đến mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp. Có hai lợi ích bao quát của việc thiết kế và thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng đã được ghi nhận.

Thứ nhất là đáp ứng yêu cầu của khách hàng, giúp tạo ra niềm tin của khách hàng vào doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ có nhiều khách hàng hơn, bán nhiều hàng hơn và có nhiều khách hàng quay lại hơn (khác với khách hàng trung thành).

Thứ hai là đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định, cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo cách hiệu quả nhất về chi phí và nguồn tài nguyên, tạo chỗ cho sự mở rộng, tăng trưởng và lợi nhuận

Trong những lợi ích tổng thể này còn có các lợi ích khác như giúp truyền đạt sự sẵn sàng để tạo ra những kết quả nhất quán, ngăn ngừa sai sót, giảm chi phí, đảm bảo các quy trình được xác định, kiểm soát và liên tục cải tiến theo các yêu cầu của doanh nghiệp.

ISO 9001: 2015 là tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng được công nhận và thực hiện nhiều nhất trên thế giới hiện nay. ISO 9001: 2015 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để phát triển những chương trình riêng của mình.

Các tiêu chuẩn khác liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng bao gồm phần còn lại của nhóm ISO 9000 (gồm ISO 9000 và ISO 9004), ISO 14000 (hệ thống quản lý môi trường), ISO 13485 (hệ thống quản lý chất lượng cho các thiết bị y tế), ISO 19011 (quản lý kiểm toán hệ thống) và ISO/TS 16949 (hệ thống quản lý chất lượng cho các sản phẩm liên quan đến ô tô).

Mặc dù bất kỳ hệ thống quản lý môi trường nào cũng được tạo ra cũng để đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của mỗi doanh nghiệp, nhưng có một số yếu tố chung mà tất cả mọi hệ thống đều có. Đó là: Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp; sổ tay chất lượng; thủ tục, hướng dẫn và hồ sơ; quản lý dữ liệu; quy trình nội bộ; sự hài lòng của khách hàng từ chất lượng sản phẩm; cơ hội cải tiến; phân tích chất lượng.

Mỗi yếu tố của một hệ thống quản lý chất lượng đều hướng tới mục tiêu chung là đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và của doanh nghiệp. 

Các bước cơ bản thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng

Các bước cơ bản để thực hiện một hệ thống quản lý môi trường như sau: Thiết kế, xây dựng, triển khai, điều khiển, đo lường, nghiệm thu và cải tiến.

Các phần thiết kế và xây dựng phục vụ cho việc phát triển cấu trúc hệ thống quản lý môi trường, quy trình và kế hoạch thực hiện của nó. Quản lý cấp cao phải giám sát phần này để đảm bảo nhu cầu của doanh nghiệp và nhu cầu của khách hàng là động lực đằng sau việc phát triển hệ thống.

Triển khai được phục vụ tốt nhất theo kiểu chi tiết, thông qua việc chia nhỏ từng quy trình thành các tiểu quy trình và đào tạo nhân viên về tài liệu, kiến thức, công cụ đào tạo và số liệu. Mạng nội bộ của công ty ngày càng được sử dụng nhiều để hỗ trợ triển khai các hệ thống quản lý chất lượng.

Kiểm soát và đo lường là hai phần để thiết lập một hệ thống quản lý môi trường, phần lớn chúng được thực hiện thông qua việc kiểm toán định kỳ, có hệ thống của hệ thống quản lý chất lượng. Các chi tiết cụ thể khác nhau giữa các doanh nghiệp với doanh nghiệp tùy thuộc vào quy mô, rủi ro tiềm ẩn và tác động môi trường.

Đánh giá và cải tiến để giải quyết việc xử lý các kết quả của cuộc kiểm toán như thế nào. Mục đích là để xác định sự hiệu quả và năng suất của từng quá trình đối với các mục tiêu đề ra, truyền đạt những phát hiện này cho nhân viên, phát triển các phương pháp và quy trình mới tốt nhất dựa trên dữ liệu thu thập được trong quá trình kiểm toán.