QMS là một hệ thống hợp thức hóa những quy trình, thủ tục và trách nhiệm để giúp doanh nghiệp đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng.

QMS sẽ giúp điều phối cũng như định hướng các hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đáp ứng được khách hàng và các yêu cầu nhất định, đồng thời giúp nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động tại một nền tảng liên tục.

Nói tóm lại, hệ thống quản lý chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu về quy định cũng như yêu cầu của khách hàng, đồng thời liên tục thực hiện các cải tiến đối với hoạt động của mình.

Để đánh giá hệ thống QMS hiện tại của doanh nghiệp và đảm bảo rằng đó là lựa chọn hiệu quả nhất cho doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể so sánh dữ liệu sau khi thực hiện QMS với dữ liệu từ trước đó, xem những gì đã được cải thiện và những gì chưa.

Doanh nghiệp sẽ thấy một số cải thiện trong ít nhất một lĩnh vực, sau đó sẽ cho phép doanh nghiệp đào sâu hơn vào dữ liệu của mình để hiểu rõ hơn điều gì đang ảnh hưởng đến hiệu suất của công ty.

Nếu không thấy thay đổi hoặc không thể truy xuất dữ liệu cần thiết để phân tích mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp cần điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng để phù hợp hơn với nhu cầu.

Sau đó, vì hệ thống QMS giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu và mong đợi của khách hàng một cách nhất quán, doanh nghiệp có thể nhận được phản hồi định tính từ cơ sở khách hàng của mình.

Một cuộc khảo sát ngắn yêu cầu một số xếp hạng về mức độ hài lòng nhất quán của khách hàng với trải nghiệm của họ với doanh nghiệp có thể giúp doanh nghiệp biết QMS của doanh nghiệp đang giúp đạt được các mục tiêu về sự hài lòng của khách hàng như thế nào.

Trước khi thiết lập hệ thống QMS, doanh nghiệp cần xác định và quản lý các quá trình đa chức năng, được kết nối khác nhau để giúp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Thiết kế QMS phải chịu ảnh hưởng của các mục tiêu, nhu cầu khác nhau và các sản phẩm, dịch vụ được cung cấp của doanh nghiệp tương tự như hệ thống ISO. 

Các bước cơ bản doanh nghiệp cần biết để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng như sau: Thiết kế, xây dựng, triển khai, điều khiển, đo lường, kiểm tra lại, cải thiện.

Thiết kế và xây dựng: Các phần thiết kế và xây dựng phục vụ cho việc phát triển cấu trúc của hệ thống QMS, các quy trình và kế hoạch thực hiện. Các quản lý cấp cao cần giám sát phần này kỹ lưỡng để đảm bảo nhu cầu của doanh nghiệp và nhu cầu của khách hàng là động lực cho sự phát triển hệ thống.

Triển khai: Việc triển khai được thực hiện tốt nhất theo cách chia nhỏ từng quy trình thành các quy trình con và giáo dục nhân viên về tài liệu, công cụ đào tạo và chỉ số. Mạng nội bộ của công ty ngày càng được sử dụng nhiều hơn để hỗ trợ việc triển khai các hệ thống QMS.

Kiểm soát và đo lường: Kiểm soát và đo lường là hai lĩnh vực của việc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện chủ yếu thông qua các cuộc đánh giá thường xuyên, có hệ thống đối với hệ thống này. Các chi tiết cụ thể sẽ rất khác nhau giữa các doanh nghiệp tùy thuộc vào quy mô, rủi ro tiềm ẩn cùng tác động môi trường.

Xem xét và cải thiện: Xem xét và cải thiện kết quả của một cuộc đánh giá. Các mục tiêu là xác định hiệu lực và hiệu quả của từng quá trình, thông báo những phát hiện này cho nhân viên và phát triển các quy trình và thực tiễn mới tốt nhất dựa trên dữ liệu thu thập được trong quá trình đánh giá.