Mục đích của kiểm toán báo cáo tài chính  (BCTC) là làm tăng độ tin cậy của người sử dụng đối với BCTC, thông qua việc kiểm toán viên (KTV) đưa ra ý kiến của mình trên báo cáo kiểm toán.

Trong các khoản mục trên BCTC, khoản mục nợ phải thu là một khoản mục quan trọng, đó là tài sản của doanh nghiệp (DN) đang bị đối tác bên ngoài chiếm dụng, các sai phạm tồn tại trong việc ghi nhận cũng như quản lý nợ phải thu tại các DN là vấn đề được KTV quan tâm khi tiến hành kiểm toán BCTC tại các đơn vị.

Trong các thủ tục kiểm toán đối với khoản mục này, xác nhận sự hiện hữu của khoản mục nợ phải thu là thủ tục bắt buộc đòi hỏi KTV phải thực hiện. Thủ tục xác nhận công nợ phải thu do KTV trực tiếp thu thập bằng văn bản từ các nguồn độc lập bên ngoài đơn vị cho nên có độ tin cậy cao.

Thư xác nhận phổ biến gồm có hai loại, đó là: Thư xác nhận dạng khẳng định và thư xác nhận dạng phủ định. Thư xác nhận dạng khẳng định là đề nghị bên xác nhận phúc đáp trực tiếp cho KTV nêu rõ bên xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý với thông tin cần xác nhận, hoặc cung cấp thông tin yêu cầu xác nhận; Thư xác nhận dạng phủ định là đề nghị bên xác nhận phúc đáp trực tiếp cho KTV chỉ khi bên xác nhận không đồng ý với thông tin được nêu trong thư xác nhận.

KTV khoản mục nợ phải thu cần xác định: Thông tin cần được yêu cầu xác nhận, lựa chọn đối tượng xác nhận thích hợp, thiết kế thư xác nhận, gửi và theo dõi thư xác nhận. Trong đó, thông tin cần được yêu cầu xác nhận là các yếu tố cấu thành số dư tài khoản nợ phải thu chính là số dư chi tiết của tài khoản đó.

KTV đánh giá thư phúc đáp từ bên xác nhận đáng tin cậy hơn khi thư xác nhận được gửi cho một bên xác nhận mà KTV tin tưởng có hiểu biết về các thông tin cần được xác nhận, ví dụ là cán bộ của tổ chức có hiểu biết về số dư cần được xác nhận. Thiết kế thư xác nhận có ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ phúc đáp, độ tin cậy và nội dung của bằng chứng kiểm toán thu thập được từ thư phúc đáp.

Thư xác nhận dạng khẳng định yêu cầu bên xác nhận phúc đáp lại KTV trong mọi trường hợp, hoặc bằng cách khẳng định bên xác nhận đồng ý với các thông tin được yêu cầu xác nhận; hoặc yêu cầu bên xác nhận cung cấp thông tin.

Đối với khoản mục nợ phải thu, thư xác nhận dạng khẳng định là thủ tục kiểm toán cần thiết để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và thích hợp về sự hiện hữu khoản nợ phải thu, KTV yêu cầu bên xác nhận phúc đáp lại trong mọi trường hợp, phản hồi này thường cung cấp bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy.

Tuy nhiên, nếu thư xác nhận khẳng định đã điền sẵn số liệu thì có rủi ro là bên xác nhận có thể trả lời thư xác nhận mà không xác minh thông tin có chính xác hay không. KTV có thể giảm rủi ro này bằng cách sử dụng thư xác nhận dạng khẳng định nhưng không ghi rõ số liệu trên thư và yêu cầu bên xác nhận điền số liệu, hoặc cung cấp thông tin khác nhưng có thể làm giảm tỷ lệ phúc đáp do bên xác nhận phải bỏ ra nhiều công sức hơn để trả lời. KTV có thể gửi thư xác nhận các lần tiếp theo khi chưa nhận được phản hồi cho thư xác nhận trước trong một khoảng thời gian hợp lý.

Thư xác nhận dạng phủ định cung cấp bằng chứng kiểm toán ít thuyết phục hơn xác nhận dạng khẳng định, do đó KTV không được sử dụng thư xác nhận phủ định như là thử nghiệm cơ bản duy nhất nhằm xử lý rủi ro có sai sót trọng yếu đã được đánh giá ở cấp độ cơ sở dẫn liệu. Thư xác nhận phủ định chỉ yêu cầu phúc đáp trong trường hợp bên xác nhận không đồng ý với số liệu được nêu trong thư.

Tuy nhiên, việc không nhận được phản hồi cho thư xác nhận dạng phủ định không phải là bằng chứng rõ ràng cho thấy, bên xác nhận đã nhận thư xác nhận hoặc sự chính xác của số liệu trong thư xác nhận đã được xác minh. Kể cả trong trường hợp nhận được sự phúc đáp để bày tỏ sự không đồng ý với nội dung của thư xác nhận, khi thông tin trong thư là không có lợi cho họ, tức là sự sẵn lòng phúc đáp còn phụ thuộc vào nội dung của sự sai lệch, trong một số trường hợp sự sai lệch này lại làm giảm tỷ lệ phúc đáp.

Dù là sử dụng thư xác nhận dạng phủ định hay khẳng định thì việc đánh giá kết quả của thủ tục xác nhận là khâu quan trọng. Nếu KTV nhận thấy có các yếu tố làm phát sinh nghi ngờ về độ tin cậy của thông tin phản hồi thư xác nhận, KTV phải thu thập thêm bằng chứng để giải tỏa các nghi ngờ này.

Tất cả các phản hồi đều có thể có rủi ro bị che đậy, sửa đổi hoặc gian lận, do đó KTV cần xem xét các yếu tố làm phát sinh nghi ngờ về độ tin cậy của thông tin phản hồi như: (1) Thư phúc đáp được KTV gián tiếp nhận; (2) Thư phúc đáp có thể không do bên xác nhận gửi. Trong trường hợp này, KTV cần quyết định điều chỉnh hoặc bổ sung các thủ tục kiểm toán để giải quyết nghi ngờ về độ tin cậy của tài liệu, thông tin được sử dụng làm bằng chứng kiểm toán.

KTV có thể xác minh nguồn gốc và nội dung của thông tin phản hồi thư xác nhận bằng cách liên hệ trực tiếp với bên xác nhận. Nếu KTV xác định rằng, thông tin phản hồi thư xác nhận không đáng tin cậy, KTV phải xem xét ảnh hưởng đến đánh giá về rủi ro có sai sót trọng yếu liên quan, kể cả rủi ro do gian lận và ảnh hưởng đến nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán khác.

Trong trường hợp không nhận được phản hồi, KTV phải thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế để thu thập bằng chứng kiểm toán phù hợp và đáng tin cậy. Các thủ tục kiểm toán thay thế mà KTV có thể thực hiện bao gồm: Kiểm tra các phiếu thu sau ngày kết thúc kỳ kế toán, vận đơn và doanh thu bán hàng tại thời điểm gần kết thúc kỳ kế toán. 

Trong trường hợp phản hồi cho thấy, sự khác nhau giữa thông tin cần xác nhận, hoặc thông tin trong sổ kế toán của đơn vị và thông tin do bên xác nhận cung cấp. Bên cạch đó, các ngoại lệ cũng giúp phân biệt chất lượng của các phản hồi từ các bên xác nhận và các khiếm khuyết trong kiểm soát nội bộ của đơn vị đối với việc lập và trình bày BCTC. Trong một số trường hợp sự khác nhau này không cho thấy sai sót do yếu tố thời gian, định lượng hoặc lỗi ghi chép trong thư xác nhận.

Tóm lại, thủ tục gửi thư xác nhận công nợ phải thu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm toán BCTC. Đó là thủ tục quan trọng để KTV thu thập bằng chứng về sự hiện hữu của khoản mục này. Cụ thể là giúp cho KTV và doanh nghiệp kiểm toán thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp trong quá trình kiểm toán tại các đơn vị.        

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội nước Cộng hòa XHCN Việt Nam (2011), Luật Kiểm toán độc lập;

2. Bộ Tài chính (2012), Chuẩn mực kiểm toán số 200, 500, 501;

3. TS. Nguyễn Viết Lợi, ThS. Đậu Ngọc Châu (2012), Giáo trình lý, thuyết kiểm toán, NXB Tài chính, Hà Nội;

4. TS. Nguyễn Viết Lợi, ThS. Đậu Ngọc Châu (2012), Giáo trình Kiểm toán BCTC, Công ty Cổ phần In Sao Việt, Hà Nội.