Việc áp dụng KPI giúp các doanh nghiệp kiểm soát tốt mục tiêu chiến lược và quá trình hoạt động thông qua hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, từ đó, giúp các doanh nghiệp nâng cao được chất lượng sản phẩm, giảm thiểu các chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường trong và ngoài nước.

Công cụ KPI làm rõ hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp, qua đó đánh giá xem người thực thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không.

Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể.

Một trong những doanh nghiệp ứng dụng KPI thành công đầu tiên tại Việt Nam là CTCP Cơ điện lạnh Thủy sản (Searefico). Sau khi thực hiện tái cơ cấu doanh nghiệp và cổ phần hóa, năm 2005 Searefico đã xây dựng chiến lược kinh doanh và áp dụng KPI trong quản lý.

Chỉ sau 2 năm, năng suất lao động của Công ty này (lợi nhuận/đầu người) đã tăng lên trên 50% và công ty chính thức niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán HoSE.

Tổng CTCP Bảo hiểm Quân đội (MIC) áp dụng KPI từ năm 2015, nhưng chỉ số KPI đã có tác động tích cực đến hoạt động của DN. Bên cạnh khắc phục những hạn chế trong mô hình trước đây, nâng cao lợi thế cạnh tranh, giảm sự chồng chéo giữa các bộ phận, thì MIC đã tăng vốn điều lệ lên 800 tỷ đồng, doanh thu bảo hiểm tăng hơn 23,2%, cao hơn 7% so với mức tăng doanh thu bình quân của thị trường bảo hiểm…

Theo các chuyên gia, điểm chung của các doanh nghiệp áp dụng thành công KPI là sự quyết tâm cao của Ban Lãnh đạo trong việc xây dựng hệ thống và cam kết thực hiện. Mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức triển khai phù hợp với trình độ quản lý và khả năng ứng dụng quản lý thông tin doanh nghiệp; không nên “tham” nhiều chỉ tiêu; không vội vàng đòi hỏi hệ thống phải có kết quả ngay tức thì.

Đến nay, việc đánh giá hiệu qủa kinh doanh một cách toàn diện bằng công cụ KPI vẫn còn khá mới mẻ với doanh nghiệp trong nước. Đã có một số doanh nghiệp như Giấy Sài Gòn, Ngân hàng ACB, ICP, Kinh Đô, Searefico, Tân Hiệp Phát... đã ứng dụng KPI.

Kết quả bước đầu cho thấy, KPI phát huy tác dụng rõ rệt nhất ở các bộ phận - tiền sảnh - như tiếp thị, bán hàng, dịch vụ khách hàng... Nhờ có công cụ đánh giá hiệu quả của công việc KPI mà động lực làm việc của nhân viên được cải thiện đáng kể.

Tuy nhiên, chỉ số KPI đã được các doanh nghiệp Việt Nam áp dụng từ những năm 2000, nhưng đến nay, số lượng doanh nghiệp Việt sử dụng công cụ quản lý này vẫn còn rất hạn chế và không phải đơn vị nào cũng thành công.

Theo các chuyên gia, nguyên nhân là do các doanh nghiệp thường phạm một số sai lầm trong quá trình áp dụng như: thiếu tính liên kết khi triển khai KPI; các doanh nghiệp áp dụng KPI nhưng lại không quyết liệt trong việc cải tổ hệ thống giao việc và định biên; không mạnh dạn đổi mới; không điều chỉnh hoặc không kịp điều chỉnh hệ thống trả lương, thưởng theo nguyên tắc giá trị của vị trí và kết quả công việc…

Áp dụng KPI đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi từ tư duy, kỹ năng của đội ngũ quản lý đến văn hóa của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải mọi doanh nghiệp đều chịu sức ép bắt buộc hoặc tự thân làm việc này. Thường chỉ có doanh nghiệp có nguy cơ thua lỗ nặng và sức cạnh tranh giảm rõ rệt mới thực hiện các hoạt động nêu trên. Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp còn quyết liệt trong triển khai KPI.

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp khi ứng dụng KPI lại không chuẩn bị đầy đủ kết cấu hạ tầng thu thập thông tin, giám sát quá trình thực hiện và đánh giá mục tiêu của các bộ phận, cá nhân, dẫn đến việc đánh giá thiếu chính xác, làm cho KPI không phát huy được hết thế mạnh.

Thực tế cho thấy, ứng dụng thành công KPI là không dễ dàng, do đó, các doanh nghiệp cần phải có sự kiên nhẫn và đoàn kết, sự đồng lòng; trong đó, quyết tâm của người lãnh đạo cao nhất đơn vị đóng vai trò quyết định.