Hiện nay, nhiều tổ chức đã áp dụng một hệ thống quản lý. Phần đông trong số đó áp dụng hệ thống nhằm giải quyết nhiều vấn đề về mặt tổ chức gặp phải ở một thời điểm. Đa phần doanh nghiệp không có khả năng tự cải tiến và chuẩn hóa công việc hàng ngày và dần xây dựng một hệ thống quản lý cho riêng mình.

Khi quy mô hoạt động lớn dần, cộng với lề lối làm việc tự phát thiên về giải quyết các sự vụ, thiếu một hệ thống quản lý bài bản sẽ dẫn tới mất kiểm soát. Sự mất kiểm soát có thể được thể hiện qua sản phẩm lỗi, khiếu nại khách hàng, không có sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận chức năng trong tổ chức, thay đổi thường xuyên các hoạt động...

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có nhu cầu áp dụng các tiêu chuẩn hệ thống quản lý, đa phần đây là những tiêu chuẩn đã được thử nghiệm trong thực tiễn và tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO ban hành.

Việc áp dụng và được chứng nhận của bên thứ 3 về các tiêu chuẩn này bước đầu đã giúp các doanh nghiệp củng cố lại và xây dựng được hệ thống một cách bài bản, góp phần vào việc cung cấp sản phẩm một cách ổn định về mặt chất lượng.

Thực tế, hoạt động cải tiến năng suất chất lượng đã được các doanh nghiệp áp dụng khá rộng rãi từ hệ thống quản lý đến các công cụ cải tiến năng suất chất lượng.

Tại Việt Nam, chưa có một nghiên cứu cũng như công bố liên quan đến việc áp dụng tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất chất lượng theo hướng áp dụng các công cụ năng suất để giải quyết các điều khoản hay một nhóm điều khoản mà chỉ ở mức độ áp dụng riêng lẻ các hệ thống quản lý hoặc công cụ cải tiến năng suất chất lượng (KPI, Kaizen, QCC, 7 QC Tool...).

Vì vậy, cần có phương án tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất chất lượng để hướng dẫn doanh nghiệp và các chuyên gia tư vấn thực hiện việc tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất chất lượng tại doanh nghiệp.

Một hệ thống quản lý tích hợp của hai hay nhiều tiêu chuẩn với công cụ năng suất chất lượng sẽ bao gồm các chính sách, mục tiêu, các nguồn lực và quá trình đào tạo, trao đổi thông tin, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo và áp dụng trong toàn bộ tổ chức.

Chính vì vậy, khi tích hợp, việc triển khai duy trì áp dụng tích hợp hệ thống quản lý với công cụ cải tiến năng suất chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, mang lại các lợi ích như: Tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng/môi trường/an toàn thực phẩm/an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp của bất kỳ tổ chức nào cũng là một chỉ báo quan trọng về năng lực quản lý sự thay đổi và bảo đảm một tương lai bền vững.

Cùng với đó, việc xây dựng hệ thống tích hợp giảm thiểu mâu thuẫn giữa các hệ thống quản lý đơn lẻ, tránh được sự cồng kềnh về hệ thống tài liệu, đồng thời rút ngắn thời gian từ 20-30% so với áp dụng hệ thống riêng lẻ; gúp quá trình đánh giá nội bộ, bên ngoài tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả; hạn chế sự trùng lặp, sắp xếp lại các mục tiêu của doanh nghiệp và nâng cao khả năng kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp.

Tích hợp hệ thống cũng giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát các quá trình chất lượng/môi trường/an toàn thực phẩm/an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp, hạn chế các rủi ro không đảm bảo về chất lượng, sự cố môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, rủi ro sản phẩm lỗi, rủi ro hỏng hóc máy móc, thiết bị sản xuất hay rủi ro tiến độ, rủi ro về an toàn, tai nạn lao động, sức khoẻ người lao động. Đồng thời, tiếp cận tốt hơn đối với kiểm soát các rủi ro trong kinh doanh, nâng cao khả năng đáp ứng và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Chính vì vậy, vai trò của công cụ cải tiến năng suất trở nên quan trọng. Các công cụ năng suất sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí dẫn đến đạt kết quả kinh doanh như mong muốn. Như vậy, việc áp dụng đồng thời hay nói cách khác là tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất là việc làm cần thiết.