Hiệu quả từ thực tế

Nhận thức rõ tầm quan trọng của Tiêu chuẩn ISO 9001:2015, lãnh đạo Công ty TNHH một thành viên sản xuất – thương mại Hoàng Sơn Vĩnh Long đã áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng và công cụ cải tiến năng suất chất lượng; đồng thời, cung cấp những hướng dẫn rõ ràng làm căn cứ để nhân viên thực hiện nhằm kiểm soát và cải tiến hoạt động doanh nghiệp. 

Thời gian đầu, khi áp dụng các quy trình và biểu mẫu mới, Công ty đã gặp không ít khó khăn, tuy nhiên điều này đơn thuần là một “phản ứng tự nhiên” trước thay đổi của mô hình mới.

Trước những thách thức gặp phải, bằng việc trao đổi với nhân viên trong Công ty một cách rõ ràng về tầm quan trọng của tiêu chuẩn chất lượng ISO, các nhân viên đã hiểu và nhất trí với nhu cầu cần phải có một phương thức quản lý chặt chẽ hơn, nhằm đảm bảo chất lượng.

Bởi trong bối cảnh hội nhập và cạnh tranh gay gắt hiện nay, việc áp dụng các hệ thống quản lý, công cụ cải tiến nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, hàng hóa là một trong những giải pháp then chốt, giúp doanh nghiệp đứng vững và nâng cao vị thế trên thị trường.

Đến nay, Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 đã giúp Công ty Hoàng Sơn Vĩnh Long phát triển vượt bậc, đặc biệt kể từ khi Công ty áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng và công cụ cải tiến năng suất chất lượng đã cung cấp những hướng dẫn rõ ràng làm căn cứ để nhân viên thực hiện kiểm soát và cải tiến các hoạt động trong toàn công ty.

9 bước triển khai

ISO 9001:2015 được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) được sử dụng bởi trên 1 triệu tổ chức tại 183 quốc gia khác nhau trên thế giới. 

Ở Việt Nam, cũng có hàng ngàn doanh nghiệp đã và đang áp dụng hiệu quả tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Không chỉ các tập đoàn lớn hay các cơ quan nhà nước, cũng có không ít doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) hoạt động ở nhiều lĩnh vực với loại hình khác nhau cũng đã đạt được chứng nhận này.

Theo các chuyên gia, để triển khai áp dụng ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần nắm rõ 9 bước.

Cụ thể, bước 1 tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9001. Theo đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9001, các yêu cầu của tiêu chuẩn sau đó đối chiếu với thực tế doanh nghiệp mình.

Bước 2 đánh giá thực trạng doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn. Đối với doanh nghiệp đã có quá trình và thủ tục được thiết lập: Các quy trình đã được viết ra một cách đầy đủ, bước này có thể tiến hành đơn giản. Việc đánh giá quá trình và thủ tục sẽ do người có kiến thức về ISO thực hiện. Đây thực sự là bài toán khó cho doanh nghiệp. Do đó, nội dung này sẽ được thực hiện tốt nhất nếu có một đơn vị tư vấn ISO thực hiện. Việc đánh giá độc lập và đưa ra các khuyến nghị, kế hoạch để áp dụng thành công ISO.

Bước 3 thiết lập hệ thống tổ chức chỉ đạo cho việc áp dụng ISO 9001. Việc áp dụng ISO 9001 có thể xem như dự án lớn. Vì vậy các doanh nghiệp cần tổ chức thành dự án sao cho hiệu quả. Nói chung, nên có một ban chỉ đạo ISO 9001 hoặc nhân sự phụ trách có kiến thức về ISO tại doanh nghiệp. Việc có nhân sự như vậy sẽ giúp quá trình xây dựng hệ thống, áp dụng ISO trở nên hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Bước 4 thiết lập quy trình và xây dựng văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9001. Đây là một trong những bước quan trọng và tốn nhiều thời gian nhất trong quá trình áp dụng ISO. Tiêu chuẩn ISO 9001 đòi hỏi phải có hệ thống các tài liệu bắt buộc. Việc viết các tài liệu này sẽ tốn nhiều thời gian và công sức. Nhưng nó cũng trả lời được câu hỏi: “Tổ chức sẽ được gì sau khi áp dụng HTQLCL ISO 9001”? Sẽ có các mẫu sẵn có để doanh nghiệp tham khảo và dựa vào đó để viết theo sao cho phù hợp và đúng với điều kiện thực tế của tổ chức. Mỗi một hạng mục lại có nhiều mẫu để bạn tham khảo. Việc lựa chọn các mẫu này sao cho phù hợp cũng rất quan trọng. Nó phải đáp ứng được việc xây dựng và áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001.

Bước 5 triển khai áp dụng trên thực tế hệ thống chất lượng theo ISO 9001. Doanh nghiệp cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập. Các quy trình làm việc mới có thể làm phát sinh một số vấn đề. Những vấn đề đó phải được ghi chép lại thành hướng dẫn thực hiện chi tiết công việc. Việc này phải được chính những nhân viên trực tiếp làm công việc đó viết ra.

Bước 6 đánh giá nội bộ. ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải đánh giá nội bộ định kỳ hàng tháng. Đánh giá để biết được chất lượng công việc sau khi áp dụng HTQLCL ISO 9001. Đây là việc làm cần thiết và quan trọng trước khi được đánh giá chứng nhận ISO 9001.

Trong khi đó, Bước 7 chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận; Bước 8 tiến hành đánh giá chứng nhận; Bước 9: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận