TQM có một số đặc điểm nổi bật mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trong quá trình triển khai.

 Lấy khách hàng làm trọng tâm: Trong khuôn khổ TQM, mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ khâu thiết kế sản phẩm cho đến dịch vụ sau bán hàng, đều phải được định hướng nhằm đáp ứng và vượt qua kỳ vọng của khách hàng.

Quy trình rõ ràng: Một trong những nguyên tắc cốt lõi của TQM là khả năng xác định và khắc phục các điểm yếu trong quy trình làm việc, giúp đảm bảo rằng mọi công đoạn từ lúc chuẩn bị đến khi cung cấp dịch vụ đều đạt hiệu suất cao nhất. 

Để quy trình được diễn ra trơn tru và hiệu quả, mọi cá nhân tham gia đều cần được trang bị kiến thức và hiểu rõ nhiệm vụ của mình. Đồng thời, hỗ trợ trong việc liên tục theo dõi, phân tích và cải tiến các quy trình, nâng cao chất lượng và hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp.

Có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận: Sự hợp tác đồng bộ giữa các phòng ban như sản xuất, marketing và chăm sóc khách hàng đóng vai trò quyết định trong việc duy trì sự nhất quán về chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Khi các bộ phận này làm việc gắn kết với nhau giúp tránh tình trạng hoạt động rời rạc, tăng cường khả năng phát hiện và xử lý vấn đề một cách nhanh chóng. Điều này tạo nên một văn hóa doanh nghiệp nơi tất cả nhân viên đều nhận thức sâu sắc và đặt chất lượng lên hàng đầu, đồng thời hiểu rõ cách thức để đạt được điều đó.

Cách tiếp cận chiến lược:  Cách tiếp cận chiến lược của TQM bắt đầu bằng việc xác định rõ ràng các mục tiêu, sau đó tích hợp chặt chẽ các hoạt động cải tiến chất lượng vào chiến lược tổng thể. Sự liên kết này giúp đảm bảo rằng mọi nỗ lực cải tiến đều có đóng góp lâu dài vào sự phát triển bền vững của tổ chức.

Cải thiện không ngừng: Cải thiện không ngừng là một nguyên tắc cốt lõi trong TQM, tập trung vào việc liên tục tìm kiếm và thực hiện các cải tiến nhỏ trong mọi khía cạnh của hoạt động doanh nghiệp. Qua đó, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực.

Quyết định dựa trên dữ liệu: Trong TQM, mọi hoạt động đều được xây dựng trên nền tảng dữ liệu và bằng chứng rõ ràng, cho phép doanh nghiệp phân tích tình hình, đánh giá hiệu suất và nhận diện các cơ hội cải tiến một cách chính xác.

Việc thu thập, xử lý và ứng dụng dữ liệu có hệ thống không chỉ giúp phát hiện sớm các xu hướng và sự bất thường mà còn làm rõ các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Truyền thông hiệu quả: Truyền thông hiệu quả là nền tảng của mọi hoạt động cải tiến trong doanh nghiệp, đóng vai trò then chốt trong việc kết nối các phòng ban và cá nhân với nhau. Để đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng cả nhân viên và khách hàng đều được trang bị những công cụ và phương tiện phù hợp để duy trì sự kết nối thông tin liên tục.