KPI có nghĩa là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả công việc có thể định lượng được để theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu hoặc đối tượng cụ thể. Chỉ số này cho biết các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào trong việc đáp ứng các mục tiêu của họ, xác định xem có đang đi đúng hướng đi đạt được kết quả mong muốn hay không.

KPI có thể bao gồm lợi nhuận, số lượng bán hàng, doanh thu, chi phí trung bình hàng năm... Việc phân tích KPI thường xuyên giúp cung cấp một cái nhìn tổng quan chắc chắn về hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp, nhằm có những điều chỉnh cần thiết.

Để hoàn thiện công tác triển khai KPI cần qua 4 bước: Đo lường, phân tích, giải pháp và điều chỉnh/cải tiến.

Đo lường: Nếu có thể, bộ phận thực hiện đo lường nên được thực hiện độc lập để số liệu có tính khách quan, chính xác. Chẳng hạn việc đo lường tỷ lệ lỗi của sản phẩm cần được thực hiện bởi đơn vị độc lập với bộ phận sản xuất, ví dụ như bởi Phòng Kiểm định (nhiều nơi gọi là Phòng KCS).

Mục tiêu đưa ra có thể định lượng, đo lường được chính xác bằng con số, diễn ra thường xuyên. Nói cách khác, việc đo lường có tần suất, ví dụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng; luôn gắn với một nhân viên hoặc bộ phận cụ thể và thể hiện sự thành công có ý nghĩa then chốt của chủ thể.

Phân tích kết quả: Sau khi có kết quả KPI, các chỉ số phàn nàn của khách hàng, cần xác minh được chính xác nguồn gốc của những lỗi đó. Những lỗi này do những phòng ban nào liên quan, nguồn gốc xuất phát từ những lỗi này.

Giải pháp: Người đứng đầu của mỗi tổ chức có trách nhiệm giám sát việc thực hiện theo dõi KPI, cùng nhân viên đánh giá và đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả ứng với từng KPI. Cụ thể là thời gian để thực hiện những giải pháp đó, ai chịu trách nhiệm thực hiện cho từng phần công việc.

Điều chỉnh/cải tiến: Các nhà quản lý có trách nhiệm giám sát, đánh giá lại và cải tiến các tiêu chuẩn được đề ra và đề xuất các yêu cầu về nguồn nhân lực, tài chính, công cụ và trang thiết bị cần thiết để làm cho các nhiệm vụ hiệu quả hơn.

Theo một số chuyên gia quản trị doanh nghiệp, việc áp dụng KPI trong doanh nghiệp là rất cần thiết, đặc biệt là những công ty có chủ trương quản lý theo mục tiêu và định hướng quản lý theo hiệu quả công việc.

Tuy nhiên, để ứng dụng thành công KPI, kinh nghiệm triển khai KPI cho thấy cần chú ý một số yếu tố chủ chốt gồm: Đảm bảo thống nhất cao từ ban lãnh đạo đến các bộ phận, nhân viên, trong đó lãnh đạo là quan trọng nhất.

Xác định rõ ràng các mục tiêu chiến lược và các nhân tố then chốt để thành công trong khoảng 3 - 5 năm tới. Từ đó xác định các khu vực cần có chỉ số đo lường KPI, mục tiêu của các chỉ số đo lường.

Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả, phân bổ trách nhiệm, nguồn lực, hạn định thời gian hoàn thành; truyền thông nội bộ để tất cả các thành viên thấu hiểu và áp dụng tự nguyện, chủ động cho từng mục tiêu của mình.