KPI là thước đo lượng hóa mà các công ty sử dụng để xác định làm cách nào đáp ứng được các mục tiêu hoạt động và chiến lược. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp khác nhau sẽ có những chỉ tiêu KPI khác nhau, phụ thuộc vào những tiêu chí hiệu suất riêng biệt hay những ưu tiên khác nhau, đồng thời các chỉ tiêu này thường theo tiêu chuẩn của ngành.

Có một sự khác biệt tinh tế giữa các chỉ số KPI và các thước đo quản lý (Management Metrics). Một điểm quan trọng cần chú ý, KPI là thước đo quản lý nhưng không phải tất cả các thước đo quản lý là KPI. Một doanh nghiệp phải biết xác định các thước đo quản lý nào được xem là các chỉ tiêu KPI của doanh nghiệp.

Những chỉ số KPI không nhất thiết là chỉ tiêu tài chính nhưng có ảnh hưởng quan trọng trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Không có những chỉ số cụ thể, doanh nghiệp gần như không thể đạt đầy đủ những mục tiêu đề ra.

Các doanh nghiệp nên thực hiện nhiều bước trước khi lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp nhất bao gồm: Thiết lập quy trình kinh doanh rõ ràng; xác lập các yêu cầu cho quy trình kinh doanh; xác định các thông số đo lường định lượng và chất lượng; xác định các sai số để điều chỉnh những mục tiêu KPI ngắn hạn.

Mặc dù có tiêu chuẩn cho từng ngành, nhưng không nhất thiết phải lựa chọn những KPI giống như những doanh nghiệp cùng ngành khác. Điều quan trọng là mối tương quan giữa chỉ số KPI với doanh nghiệp hoặc bộ phận.

Các chuyên gia năng suất, chất lượng đặc biệt lưu ý, doanh nghiệp không nên ngộ nhận, lạm dụng KPI. Nếu coi KPI là công cụ vạn năng, cho rằng sự hiện diện của KPI trong hệ thống (khác với việc ứng dụng KPI để hiệu quả) giải quyết được mọi vấn đề sẽ dẫn đến việc xây dựng chỉ tiêu KPI cho tất cả các vị trí.

Điều này khiến doanh nghiệp lãng phí thời gian, công sức của quản lý và nhân viên trong việc thiết kế và theo dõi những chỉ tiêu đó. Trong khi đối với nhiều vị trí nhân viên, không cần thiết phải có chỉ tiêu KPI, điều này dẫn đến lãng phí tài nguyên, đặc biệt khi số lượng nhân viên lớn. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng tuyệt đối tránh việc chỉ quan tâm tới KPI "hái quả" mà bỏ qua KPI dẫn dắt hay kỳ vọng KPI có thể vận hành tốt ngay từ đầu.

Trong nhiều trường hợp, có nhiều chỉ tiêu KPI cần những thông tin mà hệ thống thông tin hiện tại của doanh nghiệp chưa thể cung cấp, chẳng hạn như chỉ số hài lòng của khách hàng, mức độ nhận biết hoặc ưa thích của khách hàng đối với thương hiệu.

Điều này làm doanh nghiệp phải tổ chức lại hệ thống thông tin để thu thập các thông tin cần thiết, nhanh nhất phải cuối kỳ đó mới có thông tin về chỉ tiêu cần thu thập.

Chính vì số liệu chưa có trên hệ thống nên doanh nghiệp cũng chưa biết nên đặt chỉ tiêu này bằng bao nhiêu cho hợp lý, phải đến kỳ tiếp theo mới có số liệu quá khứ để làm căn cứ đặt mục tiêu cho kỳ đó.

Trong những trường hợp này, công ty nên lựa chọn đo lường các chỉ tiêu sơ cấp mà hệ thống có thể cung cấp được ngay, còn chỉ tiêu này sẽ được bổ sung vào kỳ tới để hoàn thiện hệ thống đo lường...