Vai trò và lợi ích của phần mềm kế toán trực tuyến

Hiện nay, điện toán đám mây đã hiện hữu khắp nơi, từ những giải pháp lớn nhắm vào doanh nghiệp (DN) cho đến những ứng dụng, tiện ích dành cho người dùng cá nhân. Nói một cách dễ hiểu, người dùng đang dần chuyển các ứng dụng, dữ liệu của mình lên mạng internet.

Tuy nhiên, đối với DN, khi mà các ứng dụng phần mềm được coi là công cụ làm việc, dữ liệu là nguồn lực phục vụ cho kinh doanh thì việc đưa những tài sản này lên mạng internet là điều không đơn giản. Không phải tất cả DN đều chấp nhận và chạy theo xu hướng này, bởi không đơn thuần chỉ là việc thay đổi công nghệ, thay đổi sản phẩm - công cụ mà còn kéo theo nhiều câu chuyện phức tạp khác. Kế toán phải sẵn sàng để thích nghi với mô hình mới này.

Thực tế cho thấy, việc triển khai thành công giải pháp quản lý DN (ERP) thời gian qua đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho các DN. Nổi bật là cải thiện hiệu suất kinh doanh nhờ hệ thống tích hợp các bộ phận phòng ban, dữ liệu chung và truy xuất tức thời; kiểm soát tồn kho chính xác tại một thời điểm bất kỳ.

Các nghiệp vụ, quy trình quản lý đặc thù ngành được chuẩn hóa và áp dụng trên hệ thống phần mềm quản lý DN (SAP). Thông tin được cập nhật kịp thời và chính xác, giúp các cấp lãnh đạo kiểm soát được chi phí thực tế, chi phí kế hoạch, ngân sách tức thời.

Dự án quản lý tổng thể nguồn lực DN (SAP-ERP) tập trung vào những mảng lớn như: Tái cấu trúc và xây dựng hoạt động theo mô hình tập đoàn; Tối ưu nguồn lực tài chính và nguồn lực thương mại; Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ theo xu hướng tiến bộ và tối ưu nhất trên thế giới; Nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên; Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình thực hiện các bước quy trình; tăng cường khả năng kiểm soát; Tối ưu hóa quản lý chi phí; Nâng cao khả năng phục vụ khách hàng; Nâng cao hình ảnh và uy tín của DN, tập đoàn. Cụ thể như:

Góp phần quản lý dữ liệu tập trung: Mọi dữ liệu về tài chính kế toán của các chi nhánh được tập trung trên website, giúp việc tổng hợp báo cáo nhanh chóng và chính xác. Theo đó, người quản lý DN có thể bao quát được tình hình kế toán, tài chính của toàn bộ công ty, từ đó đưa ra những dự báo, quyết định về chiến lược tài chính, kinh doanh kịp thời và hiệu quả.

- Dễ dàng kết nối với các phần mềm khác: Phần mềm kế toán trực tuyến có thể kết nối với các phần mềm khác như: Phần mềm kết nối với phần mềm bán hàng để tiếp nhận các thông tin về đơn hàng, hợp đồng, khách hàng; cung cấp cho bộ phận kinh doanh về tình hình cấp hóa đơn, thu hồi công nợ, hàng tồn kho…

Khi kết nối với phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán online sẽ xử lý các yêu cầu như bảng tiền lương của nhân viên, thanh toán tiền lương, tạm ứng lương, tính toán doanh số bán hàng của nhân viên chính xác và dễ dàng.

- Khai thuế online tiện lợi: Ứng dụng thao tác các phần hành kế toán trực tuyến và kê khai thuế là một trong những ví dụ điển hình trong việc ứng dụng công nghệ khai thuế online. Hệ thống quản lý thực hành và quản lý các mối quan hệ của khách hàng cũng nằm trong số những gói quản lý của việc tích hợp hệ thống trực tuyến này.

- Phần mềm cho phép người dùng lập tờ khai, báo cáo thuế qua mạng bằng cách kết nối trực tiếp với phần mềm kê khai thuế qua mạng. Với tiện ích này, kế toán không mất thời gian và công sức làm báo cáo thuế, tránh được tình trạng nộp báo cáo quá hạn. Bên cạnh đó, tiện ích này cũng giúp DN giảm được thời gian, chi phí và nhân lực khi kê khai thuế.

- Quản lý quỹ tiền mặt, kho và công nợ hiệu quả: Phần mềm kế toán trực tuyến sẽ tự động kiểm tra, phát hiện chênh lệch giữa sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ và sổ quỹ của thủ quỹ; người dùng cũng có thể tra cứu số dư tiền mặt, số dư tài khoản ngân hàng bất cứ lúc nào. Ngoài ra, phần mềm còn giúp theo dõi tình hình xuất nhập hàng, quản lý hàng hóa dễ dàng theo mã vạch, số lô, chủng loại….

Không chỉ vậy, các ứng dụng xử lý văn bản đơn giản và bảng tính đang trở thành công cụ cộng tác để mọi người làm việc cùng nhau, cho dù không ở gần nhau. Giả sử: kế toán tiền gửi ngân hàng không chỉ lấy thông tin kế toán trực tiếp từ các nền tảng ngân hàng trực tuyến mà còn từ các nguồn khác - chẳng hạn như từ các bức ảnh chụp trên thiết bị di động, hoặc dữ liệu trực tiếp từ các hệ thống điểm bán hàng.

Ngoài giải pháp ERP, hiện nay còn có một số phần mềm kế toán trực tuyến cho phép người sử dụng tích hợp nhiều công cụ tài chính để phân tích dữ liệu. Từ đó, kế toán có thể sử dụng thông tin này để giúp giám đốc tài chính điều chỉnh chiến lược và nâng cao khả năng sinh lợi trong tương lai. Điển hình nhự: Phần mềm kế toán trực tuyến (Ecount ERP), giúp DN quản lý tài khoản phải thu, tài khoản phải trả, chi phí kế toán, lỗ lãi, dự toán dòng tiền…

Những vấn đề cần hoàn thiện thời gian tới

Trong thời điểm các loại hình phần mềm kế toán trực tuyến chưa thực sự hiện hữu và còn khá mơ hồ, chứa đầy rủi ro cùng với những chi phí ban đầu lớn. Câu hỏi đặt ra đối với DN là liệu đây có phải là sự đầu tư đúng đắn, trong khi bộ phận kế toán hiện có vẫn đang ổn định, làm việc hiệu quả cho công ty?

Vấn đề lớn nữa là đội ngũ kế toán hiện nay vẫn chưa theo kịp được xu hướng mới. Trong khi đó, để thực hiện được phần mềm kế toán trực tuyến đòi hỏi người sử dụng phải thành thạo máy vi tính hay các thiết bị di động, cập nhật phần mềm liên tục trong thời gian làm việc.

Sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến cũng là một vấn đề gai góc. Trước đây, khi dùng các phần mềm kế toán thông thường, nhân viên kế toán đã được huấn luyện, trang bị kiến thức tập trung vào lĩnh vực chuyên môn sâu về tài chính, kế toán.

Tuy nhiên, đối với một số phần mềm kế toán trực tuyến, sản phẩm được triển khai vào nhiều lĩnh vực quản trị, đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức rộng hơn về tài chính DN. Đây được xem là một thách thức lớn, bởi trải nghiệm về quản trị không phải dễ dàng có được; Thay đổi nền tảng công nghệ đã khó nhưng thay đổi mô hình còn khó hơn.

Một vấn đề nữa đặt ra là tính riêng tư của thông tin: Các thông tin người dùng và dữ liệu được chứa trên dịch vụ phần mềm kế toán trực  tuyến có đảm bảo được riêng tư và liệu các thông tin đó có bị sử dụng vì một mục đích nào khác? Liệu các dịch vụ đám mây có bị “treo” bất ngờ, khiến cho người dùng không thể truy cập các dịch vụ và dữ liệu của mình để bán hàng, xem báo cáo trong những khoảng thời gian nào đó khiến ảnh hưởng đến công việc bán hàng. Khả năng bị “treo” là do đường truyền internet hay do chính dịch vụ của nhà cung cấp?

Tóm lại, vấn đề tập trung dữ liệu trên các “đám mây” là cách thức hiệu quả để tăng cường bảo mật, nhưng cũng lại chính là mối lo của người sử dụng dịch vụ đám mây. Bởi một khi các đám mây bị tấn công hoặc đột nhập, toàn bộ dữ liệu sẽ bị chiếm dụng. Tuy nhiên, đây không thực sự là vấn đề của riêng “điện toán đám mây”, bởi hoạt động tấn công, đánh cắp dữ liệu là vấn đề thường xuyên diễn ra trên môi trường mạng, ngay cả trên các máy tính cá nhân.

Như vậy, để đưa ra quyết định, ngoài việc tham khảo các tài liệu, chủ DN và kế toán nên trao đổi trực tiếp với các nhà cung cấp phần mềm để nhận được những lời tư vấn xác thực nhất, vì họ là người có chuyên môn và là nhà cung cấp dịch vụ nên tường tận vấn đề. Điều này cho thấy, phần mềm là “chất keo” gắn kết nhà cung cấp với DN với nhau trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

Tài liệu tham khảo:

1. KS. Vũ Tuấn Sử, KS. Bùi Thị Lê Nga, KS. Nguyễn Thị Khánh Ly; Tìm hiểu về hệ thống hoạch định nguồn lực DN và khả năng áp dụng trong Tập đoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam (Năm 2015);

2. Lựa chọn phần mềm kế toán cho DN; ketoanvina.vn/lua-chon-phan-mem-ke-toan-cho-doanh-nghiep.html;

3. Các website: vacpa.org.vn; digistar.vn; tailieuso.udn.vn; ifrsvietnam.vn, https://www.digistar.vn/dien-toan-dam-may-thach-thuc-va-co-hoi/.