Theo các nhà nghiên cứu, có hai cách tiếp cận để nâng cao năng suất trong các công ty đó là tiếp cận từng bước – Kaizen và tiếp cận mang tính đột phá – đổi mới. Ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như công nhân. Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài.

Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý. Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới. Kaizen không chỉ nâng cao chất lượng công việc mà còn ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.

Để thực hiện Kaizen, doanh nghiệp chỉ cần các kỹ thuật thông thường, đơn giản như bẩy công cụ kiểm soát chất lượng (biểu đồ Pareto, nhân quả, tổ chức, kiểm soát, phân tán, các đồ thị và phiếu kiểm tra). Thông thường cần phải biết kết hợp sử dụng bảy công cụ nói trên. Kaizen giống như một vườn ươm nuôi dưỡng những chồi non là những thay đổi nhỏ, còn Đổi mới thì như nham thạch xuất hiện mỗi khi núi lửa phun.

Đối tượng cải tiến của Kaizen bao gồm: phương pháp làm việc; quan hệ công việc; môi trường làm việc; điều kiện làm việc ở mọi nơi. Các hoạt động Kaizen có thể được khởi xướng bởi lãnh đạo; một bộ phận (phòng, ban) của tổ chức; một nhóm làm việc; nhóm Kaizen; từng cá nhân.

Tiến bộ thực tế đạt được thông qua đổi mới nói chung sẽ giống như hình ảnh thể hiện trong bức tranh trên nếu như nó thiếu chiến lược Kaizen đi cùng. Điều này xảy ra do hệ thống được tạo dựng từ kết quả của sự đổi mới sẽ bị phá vỡ nếu không có sự cố gắng liên tục để duy trì và sau đó cải tiến nó.

Trong khi đó, khái niệm của 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng.

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SERI”, “SEITON", “SEISO”, “SEIKETSU” và “SHITKESU” được tạm dịch sang tiếng Việt là “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc”, và “Sẵn sàng”.

Cụ thể, SERI Là sàng lọc những cái không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng; SEITON là sắp xếp mọi thứ ngăn nắp trật tự đúng chỗ của nó để có thể tiện lợi khi sử dụng; EISO là vệ sinh mọi chỗ tại nơi làm việc để không còn rác trên nền nhà, máy móc và thiết bị; SEIKETSU là luôn săn sóc, giữ gìn về sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seri, Seiton và Seiso; SHITSUKE là tạo cho mọi người thói quen tự giác làm việc tốt và luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc.

Áp dụng 5S có nghĩa là doanh nghiệp đảm bảo sức khoẻ của cán bộ công nhân viên; dễ dàng, thuận lợi hơn khi làm việc; tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở; nâng cao chất lượng cuộc sống; nâng cao năng suất.

5S bắt nguồn từ truyền thống của Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó.

Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.

Ngày nay, 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác vì giúp nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn; mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận rõ kết quả; tăng cường phát huy sáng kiến; mọi người trở nên có kỷ luật hơn; chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn; cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình; kết quả tốt đẹp của công ty sẽ đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn. 5S Có thể áp dụng đối với mọi loại hình doanh nghiệp, ở bất kỳ ngành nào, mà không đòi hỏi phải hiểu biết các thuật ngữ khó.

Thực hiện tốt 5S sẽ góp phần nâng cao năng suất, chất lượng, giảm chi phí, giao hàng đúng hạn, đảm bảo an toàn, nâng cao tinh thần. Theo đánh giá, 5S là một chương trình của toàn công ty với sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty. Đây là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất.

Với ý nghĩa như vậy, trong thực tế đã có rất nhiều doanh nghiệp đã, đang coi Kaizen và 5S là một trong những ‘cách thức” vận hành môi trường làm việc. Theo đánh giá của Lãnh đạo Công ty Phát triển thủy điện Sê San, Kaizen-5S được xem như yếu tố tiên quyết để doanh nghiệp có thể cải tiến môi trường làm việc, loại bỏ lãng phí hiệu quả, nâng cao năng suất chất lượng công việc. Chính vì vậy, Công ty thường xuyên tổ chức các khóa học cho các cán bộ công nhân viên để có nhìn nhận rõ nét hơn về Kaizen – 5S.

Trong khi đó, với mục tiêu trở thành công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực gia công và sản xuất sản phẩm nhựa, Công ty Cổ phần CNCPS đóng tại Bình Dương (CNCPS) đã áp dụng và thực hiện tốt 5S cùng Chương trình hỗ trợ áp dụng thí điểm công cụ quản lý hiệu suất tổng thể (TPM) để tiết kiệm thời gian thay đổi mã hàng và thời gian di chuyển của công nhân tới 30 phút, tạo môi trường làm việc an toàn, ngăn nắp.

Nhờ đó, sau hơn 4 tháng triển khai, OEE (chỉ số hiệu suất thiết bị tổng thể) của CNCPS đã tăng từ 51% lên 78%, thời gian dừng máy do sự cố giảm từ 5.400 phút xuống còn 1.296 phút, sự cố dừng máy trong tháng giảm từ 27 lần xuống còn 18 lần, thời gian thay khuôn giảm từ 75 phút xuống còn 45 phút và tỷ lệ hàng đạt chất lượng tăng từ 90% lên 97%, chi phí bảo trì máy giảm được 3 triệu đồng/máy/năm.

Có thể nói, việc áp dụng các phương pháp quản lý tiên tiến để nâng cao hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm, trong đó, quản trị tinh gọn là một phương pháp rất hữu ích, giúp các doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, nâng cao năng lực cạnh tranh của mình.