Hoạt động bán hàng thu tiền là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ xảy ra gian lận, sai sót. Việc xây dựng kiểm soát nội bộ hữu hiệu với chu trình bán hàng sẽ bảo đảm thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lượng tốt... từ đó, nâng cao uy tín, hình ảnh và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Khái quát chu trình bán hàng và thu tiền

Bán hàng thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng. Quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc việc thu tiền hoặc khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán.

Bán hàng có nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp bán lẻ, bán buôn, bán hàng qua đại lý, gửi hàng chờ chấp nhận…), thanh toán theo nhiều phương thức khác nhau (thu tiền ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bán chịu, trả góp…). Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú, đa dạng nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này rất đa dạng. Có thể nói, chu trình bán hàng - thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh. Chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt là các khoản mục phản ánh trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (DN).

Các bước công việc của chu trình bán hàng thu tiền

Thông thường, với một số DN, những biểu hiện cụ thể của mỗi chức năng và bộ phận đảm nhiệm các chức năng khác nhau, theo đó, chu trình bán hàng và thu tiền đều bao gồm các chức năng cụ thể sau: Xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng, xử lý và ghi số các khoản về doanh thu và về thu tiền, xóa số các khoản phải thu không thu được, lập dự phòng nợ khó đòi.

- Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đơn đặt hàng của khách hàng là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Đó là lời đề nghị mua hàng từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại. Đơn đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại... Dựa vào đơn đặt hàng, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng.

- Kiểm tra tính dụng và xét duyệt bán chịu: Việc bán chịu sẽ giúp DN gia tăng doanh số bán hàng nhưng cũng gặp nhiều rủi ro trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán. Vì thế việc bán chịu cần được xem xét thật chặt chẽ. Trước khi đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng cần phải xem xét từng đối tượng khách hàng, khả năng thu nợ tối đa của từng khách hàng để từ đó đi đến quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng. Tuy nhiên, quyết định này cần được tính toán trên sự cân đối lợi ích của cả 2 bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ về giá cả và thời gian thanh toán.

- Chuyển giao hàng hóa: Khi đã có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận xuất hàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên các thông tin trên mẫu đơn đặt hàng, đồng thời thực hiện việc xuất kho và chuyển giao hàng.

- Lập hóa đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ nghiệp vụ: Hóa đơn bán hàng là chứng từ trên đó có đầy đủ thông tin về hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số lượng...) và giá cả thanh toán. Tổng số tiền thanh toán sẽ bao gồm giá cả hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn sẽ được lập thành 3 liên, liên 2 giao cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi số và theo dõi việc thu tiền. Hóa đơn bán hàng vừa là phương thức thể hiện cho khách hàng thấy rõ về số tiền và thời hạn thanh toán; vừa là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các khoản thích hợp.

- Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền: Vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiểm soát được các khoản phải thu tránh tình trạng gian lận xảy ra khi khoản phải thu được vào sổ hoặc sau đó. Cần xem xét và đảm bảo rằng, tất cả số tiền thu được đã vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết. Tiền mặt thu được cần được gửi vào ngân hàng một lượng hợp lý.

- Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm từ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá nhận được và thường là do hàng gửi đi có khuyết tật sai với hợp đồng. Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó trên cơ sở thoả thuận được với bên mua. Trong trường hợp này, phải lập bảng tổng ghi nhớ hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các lô hàng trên đồng thời ghi chép đầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán.

- Thẩm định và xóa số khoản phải thu không thu được: Có nhiều nguyên nhân khiến các khoản phải thu của DN không thu được tiền, vì thế để tránh sai sót phải có bộ phận thẩm định tìm hiểu lý do không thu được tiền. Sau khi thẩm định, nếu xác định các khoản nợ trên khó hoặc không có khả năng thu do khách hàng bị phá sản hay vì một lý do bất khả kháng nào đó thì cần chuyển thành nợ khó đòi hoặc xóa sổ các khoản này.

- Lập dự phòng phải thu khó đòi: Trường hợp khách hàng không trả được nợ của công ty thì công ty cần phải có kế hoạch dự phòng nguồn để thay thế các khoản này. Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định của Bộ Tài chính và số tiền nợ quá hạn kế toán, công ty cũng phải lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn. Căn cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là: Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, DN đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được; Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.

Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền

Kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với chu trình bán hàng – thu tiền là để đảm bảo quá trình bán hàng hợp pháp, hợp lý các bước thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn kiểm tra sẽ được nhận biết và xử lý kịp thời: Các nghiệp vụ bán hàng được phê duyệt đúng đắn, được ghi sổ đầy đủ, được ghi đúng thời gian phát sinh; doanh thu ghi sổ được tính toán đúng và phản ánh chính xác... Đồng thời, KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền cũng để quản lý tín dụng khách hàng theo đúng quy định giảm thiểu rủi ro liên quan đến công nợ phải thu: Các loại tiền thu được ghi đúng thời gian và phân loại đúng đắn; các khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt.

Tại DN, nếu không xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu với chu trình bán hàng thu tiền thì việc xác định kết quả kinh doanh khó chính xác, việc thu hồi các khoản nợ phải thu của khách hàng là khó có thể tránh khỏi. Chu trình bán hàng thu tiền ở các đơn vị khác nhau, có thể có cơ cấu chức năng và chứng từ khác nhau song cũng cần phải có sự tách biệt các chức năng và giao cho cá nhân hay bộ phận cụ thể phụ trách.

Rủi ro gian lận phổ biến trongchu trình bán hàng thu tiền

Để hoàn thiện hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền, cần chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như: Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ mà DN không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp; Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán; Người không có nhiệm vụ lại nhận đặt hàng; Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng; Xuất hàng khi chưa cho phép; Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng; Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng; Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán; Ghi sai khách hàng thanh toán; Không nộp tiền thu được cho đơn vị. Để hạn chế và ngăn chặn những rủi ro trên, nhà quả lý cần thiết kế những thủ tục kiểm soát thích hợp, để hệ thống KSNB có thể thực hiện được những mục tiêu đề ra.

Quy tắc kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền

- Sự phân chia trách nhiệm: Trong thực tế, mỗi DN thường có một cơ cấu KSNB riêng về chu trình bán hàng. Tuy vậy, một hệ thống KSNB chuẩn và hữu hiệu về các khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách. Khi mức độ phân nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua sự kiểm tra tương hỗ giữa các phần hành hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận khác nhau và do đó sẽ giảm thiểu được các hành vi gian lận và sai sót. Đồng thời, mức độ phân nhiệm cùng hợp lý thì sẽ tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận và do đó các thủ tục kiểm soát được thiết lập càng trở nên có hiệu quả. Như vậy, việc phân chia trách nhiệm là công việc trọng yếu trong KSNB để ngăn ngừa gian lận và sai sót, đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm.

- Các thủ tục phê chuẩn: Phê chuẩn nghiệp vụ bán hàng là công việc KSNB thường thấy và tập trung vào 3 điểm chủ yếu sau: Việc bán chịu phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi quá trình tiêu thụ xảy ra. Hàng hóa chỉ được gửi đi sau khi được phê duyệt với đầy đủ chứng từ. Giá bán được duyệt bao gồm cả chi phí vận chuyển, giảm giá, chiết khấu.

Quá trình phê chuẩn giá nhằm đảm bảo giá trên hoá đơn là giá đã đề ra theo chính sách của công ty, tránh thất thu, kích thích tăng doanh thu và giải quyết hiệu quả các mối quan hệ lợi ích giữa các bên trong quan hệ mua bán.

- Kiểm soát chứng từ sổ sách: Sự đồng bộ của sổ sách: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể hiện trên chứng từ và trong sổ sách kế toán. Vì thế, chứng từ, sổ sách kế toán và bảng tổng hợp có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ. Mỗi DN có thể lựa chọn cho mình một hình thức kế toán thích hợp, tuy nhiên phải tuân thủ theo quy định của Bộ Tài chính.

Đánh số thứ tự chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự có tác dụng vừa để phòng bỏ sót, tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi số bán hàng. Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước chứng từ phải có mục đích rõ ràng và cần tổ chức hợp lý, kết hợp với việc kiểm tra đối chiếu để việc kiểm soát có hiệu quả.

Gửi báo cáo hàng tháng: Hàng tháng nên tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền và các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền. Do các bảng cân đối này có liên quan đến người mua nên cân gửi đến người mua để thông báo, đồng thời xác nhận quan hệ mua bán đã phát sinh trong tháng. Đây được xem là công việc KSNB hữu ích vì nó khuyến khích sự phản ứng lại của khách hàng khi số dư không được nêu đúng.

- An toàn tài sản: Ngoài ra, cần có những biện pháp kiểm soát thích hợp để bảo vệ an toàn tài sản. Tài sản ở đây ngoài máy móc thiết bị, tiền mặt còn phải kể đến sổ sách giấy tờ quan trọng của công ty. Tuỳ từng trường hợp mà sử dụng tủ hay két sắt, các thiết bị tinh vi chống trộm... hay kết hợp giữa các thiết bị này. Tiền là đối tượng dễ gặp rủi ro nhất như cháy hay trộm cắp. Để tránh những rủi ro, yêu cầu trong kinh doanh là phải mua bảo hiểm ở mức độ thích hợp, giữ tiền ở mức tối thiểu. Đồng thời, sổ sách của công ty ở các niên độ kế toán trước cần được bảo quản trong các két sắt có khả năng chống cháy.

Xây dựng hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền hữu hiệu giúp cho hoạt động tiêu thụ của DN đạt hiệu quả cao. Muốn vậy các nhà quản lý phải đề ra các chính sách, thủ tục thích hợp với DN, đồng thời, đề ra các biện pháp nhằm kiểm soát các nhân viên để họ thực hiện các chính sách, thủ tục đó một cách tốt nhất. Điều này sẽ phát huy hết tác dụng của hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng phát triển.

Tài liệu tham khảo:

1. Bài báo là sản phẩm của đề tài nghiên cứu khoa học mã số: SV2018 – AC - 08
2. Giáo trình Kiểm toán tài chính (2012), NXB Đại học Kinh tế Quốc dân;
3. Dương Thị Thanh Hiền (2012), Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty Thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh, Luận văn Thạc sĩ quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng;
4. Nguyễn Thị Mỹ Phương (2007), Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty Cổ phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng, Khóa luận tốt nghiệp, Đại học Đà Nẵng;
5. Nguyễn Thị Kim Anh (2018), Bàn về kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt động của các DN, Tạp chí Tài chính, tháng 3/2018.