Thẻ điểm cân bằng (BSC) là hệ thống xây dựng kế hoạch và quản trị chiến lược, được tổ chức kinh doanh, tổ chức phi lợi nhuận và chính phủ sử dụng nhằm định hướng hoạt động kinh doanh theo tầm nhìn và chiến lược của tổ chức; nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ và bên ngoài, theo dõi hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp so với mục tiêu đề ra.

Trong khi đó, KPI có nghĩa là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, có thể định lượng được để theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu hoặc đối tượng cụ thể. Chỉ số này cho biết các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào trong việc đáp ứng các mục tiêu của họ, xác định xem có đang đi đúng hướng đi đạt được kết quả mong muốn hay không.

Các chuyên gia năng suất, chất lượng chỉ ra 3 bài học kinh nghiệm quan trọng mà các doanh nghiệp Việt có thể tham khảo, học hỏi để áp dụng BSC và KPI thành công.

Thứ nhất, cần chuẩn bị cơ sở hạ tầng cho việc ứng dụng BSC và KPI

Nói đến việc chuẩn bị cơ sở hạ tầng dễ làm người ta nghĩ đến những công việc phức tạp đòi hỏi đầu tư công sức và thời gian. Tuy nhiên, thực tế, để chuẩn bị cho việc ứng dụng BSC và KPI thì lại có sự đòi hỏi khá đơn giản đối với mỗi doanh nghiệp.

Bản chất đây cũng là những chức năng, nhiệm vụ không thể thiếu được của doanh nghiệp nhưng có thể do thói quen, sự thiếu quan tâm của các cấp lãnh đạo mà những chức năng chưa được đặt đúng vai trò.

Cụ thể, cần phải kiện toàn bộ máy xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh; xây dựng hệ thống thu thập và thống kê thông tin trong doanh nghiệp.

Những bước chuẩn bị chính là yếu tố nhằm khắc phục những sai lầm cơ bản trong quá trình triển khai và ứng dụng BSC và KPI.

Thứ hai, xây dựng BSC và KPI tối ưu ngay từ lần thực hiện đầu tiên

BSCvà KPI là một công cụ khá phổ biến trong lĩnh vực quản trị trên thế giới nhưng vẫn còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Do đó, để áp dụng thành công đòi hỏi mỗi doanh nghiệp triển khai cần nghiên cứu kỹ lưỡng để có được một hệ thống tối ưu nhất ngay lần đầu tiên áp dụng.

Những yếu tố quan trọng cho bước triển khai xây dựng này là lựa chọn đội ngũ tham gia xây dựng BSC và KPI phù hợp.

BSC và KPI khi được áp dụng sẽ là công cụ nhằm định hướng hệ thống chiến lược và mục tiêu, quản lý hiệu suất của doanh nghiệp. Do đó, những đối tượng được lựa chọn để tham gia xây dựng hệ thống này chắc chắn phải là đội ngũ cán bộ chủ chốt có chuyên môn và kinh nghiệm nhất của doanh nghiệp, trong đó người đứng đầu doanh nghiệp sẽ nắm vai trò của định hướng và xác lập hệ thống những nguyên tắc cốt lõi của hệ thống.

Ngoài ra, tăng cường công tác truyền thông để BSC và KPI thành một nét trong văn hóa doanh nghiệp.

Cũng như bất cứ một hệ thống quản trị nào khác, BSC và KPI đòi hỏi mọi cá nhân trong doanh nghiệp đều chủ động tham gia một cách tích cực. Vì vậy, trong quá trình triển khai xây dựng, việc thường xuyên có các hoạt động truyền thông, phổ biến với nội dung phù hợp cho từng nhóm đối tượng trong doanh nghiệp về hệ thống này sẽ khiến quá trình triển khai xây dựng cũng như ứng dụng sau này được dễ dàng và trôi chảy hơn.

Thứ ba, sử dụng kết quả đánh giá KPI một cách có hiệu quả

Những giá trị mà BSC và KPI đem lại rất đa dạng, phong phú, đặc biệt là trong việc gia tăng và thúc đẩy hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

Đối với công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp, để phát huy giá trị của hệ thống BSC và KPI thì cần tạo ra mối liên kết cần thiết giữa hệ thống BSC và KPI với hệ thống các chính sách nhân sự khác của tổ chức.

Gắn kết quả đánh giá KPI với hệ thống lương thưởng, đãi ngộ và thăng tiến: Điều này cũng đồng nghĩa với việc gắn những nỗ lực cải thiện và gia tăng hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp với những phần thưởng xứng đáng. Tất nhiên, khi 2 yếu tố này cộng hưởng với nhau, doanh nghiệp sẽ có những bước tiến vượt trội trong khả năng phát triển hoạt động.