KPI là thước đo lượng hóa mà các công ty sử dụng để xác định làm cách nào đáp ứng được các mục tiêu hoạt động và chiến lược.

Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp khác nhau sẽ có những chỉ tiêu KPI khác nhau phụ thuộc vào những tiêu chí hiệu suất riêng biệt hay những ưu tiên khác nhau, đồng thời các chỉ tiêu này thường theo tiêu chuẩn của ngành.

Một điểm quan trọng cần chú ý, KPI là thước đo quản lý nhưng không phải tất cả các thước đo quản lý là KPI. Một doanh nghiệp phải biết xác định các thước đo quản lý nào được xem là các chỉ tiêu KPI của doanh nghiệp.

Những chỉ số KPI không nhất thiết là chỉ tiêu tài chính nhưng có ảnh hưởng quan trọng trong công tác quản lý của doanh nghiệp. Không có những chỉ số cụ thể, doanh nghiệp gần như không thể đạt đầy đủ những mục tiêu đề ra.

Các doanh nghiệp nên thực hiện nhiều bước trước khi lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp nhất bao gồm: Thiết lập quy trình kinh doanh rõ ràng; xác lập các yêu cầu cho quy trình kinh doanh; xác định các thông số đo lường định lượng và chất lượng; xác định các sai số để điều chỉnh những mục tiêu KPI ngắn hạn.

Khi lựa chọn KPI, Công ty nên bắt đầu cân nhắc những yếu tố quản lý trong kinh doanh. Sau đó, phải xem xét và xác định những yếu tố nào giúp đánh giá thành quả đối chiếu với các chiến lược doanh nghiệp.

Mặc dù có tiêu chuẩn cho từng ngành, nhưng không nhất thiết phải lựa chọn những KPI giống như những doanh nghiệp cùng ngành khác. Điều quan trọng là mối tương quan giữa chỉ số KPI với doanh nghiệp hoặc bộ phận.

Chỉ tiêu KPI rất quan trọng cho mọi doanh nghiệp, bởi nó giúp doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu và đảm bảo các mục tiêu được liên kết xuyên suốt trong tổ chức.  Sự tập trung này giúp doanh nghiệp thực hiện công việc, dự án có ý nghĩa để tiến tới mục tiêu nhanh hơn.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, không nên coi KPI là công cụ vạn năng, cho rằng sự hiện diện của KPI trong hệ thống (khác với việc ứng dụng KPI để hiệu quả) giải quyết được mọi vấn đề, dẫn đến việc xây dựng chỉ tiêu KPI cho tất cả các vị trí.

Điều này khiến doanh nghiệp lãng phí thời gian, công sức của quản lý và nhân viên trong việc thiết kế và theo dõi những chỉ tiêu đó. Trong khi đối với nhiều vị trí nhân viên, không cần thiết phải có chỉ tiêu KPI. Ở một số vị trí sáng tạo, công việc, mục tiêu thay đổi liên tục, KPI không thể hoạt động hiệu quả...