Theo khoản 3 Điều 26 Thông tư số 68/2019/ TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử (HDĐT), kể từ thời điểm trên, các doanh nghiệp (DN), tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng HĐĐT. Như vậy, từ ngày 01/11/2020, các DN có nghĩa vụ đăng ký áp dụng HĐĐT thay cho hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, đặt in hoặc đặt mua của cơ quan thuế).

Theo đánh giá của các chuyên gia kinh tế cũng như cộng đồng doanh nghiệp, việc sử dụng HĐĐT mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho các cơ quan quản lý và các doanh nghiệp.

Cụ thể, việc sử dụng HĐĐT giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các DN bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các DN, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển. Đồng thời, sử dụng HĐĐT góp phần bảo vệ môi trường; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn - lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

Với việc áp dụng HĐĐT, công tác quản lý của cơ quan thuế được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ HĐĐT, thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng HĐĐT còn giúp ngành Thuế xây dựng cơ sởdữ liệu về hóa đơn; từ đó có thể phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro DN, cá nhân kinh doanh. Bên cạnh đó, HĐĐT có thể giúp cơ quan hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế.

Đặc biệt, sử dụng HĐĐT sẽ giúp DN và các cơ quan quản lý tiết kiệm được nhiều thời gian. Các DN sẽ giảm được các bước quy trình phát hành và các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn được thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, tiết kiệm chi phí cho mỗi hóa đơn... Việc sử dụng HĐĐT giúp DN giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy như: Chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng và đặc biệt giảm chi phí lưu trữ hóa đơn…; đồng thời, giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn; tăng cường khả năng bảo mật; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy...

Khi DN sử dụng HĐĐT, cơ bản các thủ tục hành chính thuế của DN cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, DN chỉ cần thông báo qua mạng gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng HĐĐT và được sử dụng ngay sau khi thông báo được chấp nhận.

Các nghiệp vụ được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng, giảm thủ công, DN có thể tối ưu nguồn lực, không mất nhiều nhân sự cho các nghiệp vụ hóa đơn như trước. Cán bộ thuế và nhà cung cấp phần mềm HĐĐT cũng hỗ trợ DN nhiệt tình, kịp thời khi có những vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Hình thức này còn tạo được sự đồng bộ trong việc mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ giữa các DN với nhau, cũng như cắt giảm thời gian thực hiện thủ tục hành chính với cơ quan quản lý thuế của đơn vị.

Cùng với những lợi ích trên, việc áp dụng HĐĐT góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao trách nhiệm của cơ quan thuế trong công tác quản lý hóa đơn. Các DN sẽ không phải đăng ký mẫu HĐĐT, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế như trước đây. Việc sử dụng HĐĐT có mãxác thực giúp các DN cắt giảm thời gian đăng ký sử dụng hóa đơn từ 5 ngày xuống còn tối đa 3 ngày; bỏ được thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn; rút ngắn thời gian thực hiện thông báo phát hành. Điều này sẽ giúp DN không còn xảy ra tình trạng nộp chậm báo cáo và bị xử phạt vì nộp chậm.