Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí, thúc đẩy phát triển thương mại điện tử, đồng thời giúp cơ quan thuế, hải quan dễ dàng quản lý, truy xuất các số liệu thống kê báo cáo, phát hiện hành vi vi phạm gian lận về thuế, hải quan. Ngoài ra, hóa đơn điện tử giúp Chính phủ đánh giá được sự phát triển của các ngành nghề kinh doanh, các loại hình kinh tế, từ đó có các chính sách thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Bài viết này nghiên cứu kinh nghiệm các nước về hóa đơn điện tử, xem xét trường hợp của Việt Nam và đề xuất giải pháp áp dụng hóa đơn điện tử hiệu quả.

Thực tiễn áp dụng hóa đơn điện tử ở các quốc gia

Hoá đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.

HĐĐT đã được áp dụng bắt buộc tại nhiều quốc gia và đang có xu hướng ngày càng mở rộng. Áo bắt buộc áp dụng HĐĐT B2G (giao dịch giữa DN và chính phủ) từ năm 2014, Brazil áp dụng bắt buộc HĐĐT B2G và B2B (giao dịch giữa DN và DN) từ năm 2010, Đan Mạch áp dụng bắt buộc HĐĐT từ năm 2005, Phần Lan áp dụng bắt buộc từ năm 2010, Hy Lạp từ năm 2012, Italia từ năm 2008 đối với các hóa đơn nộp cho các tổ chức chính phủ và từ 1/1/2019 đối với hóa đơn B2B. Kazakhstan áp dụng bắt buộc HĐĐT từ năm 2012, Singapore bắt buộc từ 2008, Tây Ban Nha bắt buộc từ 2007. Bên cạnh đó, vẫn có một vài quốc gia phát triển hiện chưa áp dụng bắt buộc HĐĐT như Canada và Australia.

Về phạm vi và phương thức áp dụng: Nhiều quốc gia (Mỹ, Anh, Pháp, Thụy Điển, Trung Quốc, Singapore…) thực hiện triển khai HĐĐT trong cả khu vực công và khu vực tư. Thời điểm HĐĐT được lập là khi người bán cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho người mua.

HĐĐT được áp dụng theo 3 phương thức chính: (i) HĐĐT được lập, phát hành theo hệ thống tự thiết lập hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ điện tử trung gian giữa người bán và người mua mà không có sự tham gia của cơ quan thuế; (ii) HĐĐT được lập, phát hành giữa người bán và người mua và có chuyển toàn bộ dữ liệu hoặc một phần dữ liệu của HĐĐT đến cơ quan thuế; (iii) HĐĐT được lập, phát hành giữa người bán và người mua và có chuyển toàn bộ dữ liệu hoặc một phần dữ liệu của HĐĐT đến cơ quan thuế để được cấp mã xác thực của cơ quan thuế. Theo hình thức này thì thường có sự tham gia cung cấp giải pháp hỗ trợ của tổ chức cung cấp dịch vụ điện tử trung gian hoặc/và cơ quan thuế.

Về đối tượng và điều kiện áp dụng: Đối tượng áp dụng HĐĐT là các DN, người bán hàng hóa, các nhà cung cấp dịch vụ. Việc lập HĐĐT được áp dụng cho các giao dịch B2G, B2B và B2C (giao dịch giữa DN và cá nhân).

Mặc dù được áp dụng rộng rãi nhưng cách thức và phương thức áp dụng HĐĐT của các nước trên thế giới cũng rất khác nhau. Có quốc gia áp dụng theo hình thức bắt buộc đối với tất cả các DN (Hàn Quốc, Indonesia…); có quốc gia chỉ yêu cầu áp dụng HĐĐT đối với một số nhóm DN nhất định và thường áp dụng đối với các DN có doanh thu trên ngưỡng quy định (Mexico hay Chi Lê); thậm chí có quốc gia chỉ yêu cầu bắt buộc đối với một số loại hình giao dịch, chẳng hạn như các hoạt động cung ứng hàng hóa cho khu vực công (Đan Mạch trước đây). Bên cạnh đó, để thúc đẩy việc sử dụng HĐĐT, cũng có quốc gia áp dụng các cơ chế khuyến khích, như cho phép giảm trừ vào nghĩa vụ thuế một số tiền nhất định cho mỗi HĐĐT sử dụng (Hàn Quốc). Những quốc gia yêu cầu áp dụng bắt buộc HĐĐT đều có quy định chế tài xử phạt đối với trường hợp không tuân thủ.

Lộ trình áp dụng HĐĐT ở một số quốc gia: Việc áp dụng HĐĐT là khác nhau giữa các quốc gia tùy thuộc vào mục tiêu cải cách thuế, bối cảnh và thực tế quản lý thuế của quốc gia đó. Lộ trình áp dụng HĐĐT ở các quốc gia nhìn chung đều đi theo từng bước để thúc đẩy dần sự chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT, cải thiện dịch vụ đối với người nộp thuế và giải quyết vấn đề gian lận thuế.

Ở giai đoạn đầu áp dụng HĐĐT ở các quốc gia, các quốc gia thực hiện lộ trình trên cơ sở tùy chọn, đây được coi là cách tiếp cận thân thiện với DN, thể hiện sự tôn trọng quá trình chuyển đổi tự nguyện của khu vực tư nhân từ lập hóa đơn giấy sang lập HĐĐT. Tuy nhiên, quá trình này thường tốn nhiều thời gian vì các DN có thể vẫn muốn lập hóa đơn bằng giấy để phù hợp với yêu cầu của các đối tác kinh doanh. Ở giai đoạn sau, các quốc gia thực hiện áp dụng bắt buộc HĐĐT đối với từng nhóm đối tượng DN và hình thức giao dịch theo lộ trình nhất định để hạn chế các vấn đề gian lận thuế (ngăn chặn người nộp thuế khai sai thông tin thuế hoặc doanh thu bán hàng do cơ quan thuế có quyền truy cập vào thông tin giao dịch ở gần hoặc tại điểm giao dịch).

Tính đến năm 2019, trên toàn cầu, số lượng hóa đơn B2C/G2C (chính phủ với cá nhân) đạt khoảng 270 tỷ hóa đơn, số lượng hóa đơn B2B/B2G/G2B đạt khoảng 280 tỷ hóa đơn. Giá trị HĐĐT toàn cầu năm 2019 đạt khoảng 4,9 tỷ USD và ước tính đến năm 2025 đạt khoảng 20,5 tỷ USD. Tại Đan Mạch, chi phí xã hội đã giảm được 100 triệu Euro chỉ sau đợt áp dụng HĐĐT năm 2005. Tại Slovenia, HĐĐT áp dụng bắt buộc từ 1/1/2015 đối với khu vực công, sau 02 tháng đầu áp dụng thì đã có 609.000 hóa đơn được trao đổi qua Cổng thông tin điện tử PPA, 13.117 tổ chức phát hành HĐĐT đăng ký thông qua PPA. Tại vùng Flanders (Bỉ), gần 80% hóa đơn mà chính quyền Flanders nhận được là HĐĐT hoàn chỉnh; Tỷ lệ HĐĐT đã tăng từ 8% đầu năm 2017 lên 78% vào tháng 3/2021.Tại Hoa Kỳ, khoảng 40-45% các hoá đơn của Chính phủ là HĐĐT.

Hạn chế, vướng mắc và phương án khắc phục ở các quốc gia

Khi áp dụng HĐĐT, ngoài những điều kiện thuận lợi thúc đẩy sử dụng HĐĐT như ban hành các quy định pháp lý khá đầy đủ, cơ sở hạ tầng kỹ thuật về công nghệ thông tin được trang bị tốt… thì một số quốc gia vẫn phải đối mặt với những hạn chế trong suốt quá trình áp dụng HĐĐT, cụ thể:

Thứ nhất, thiếu định nghĩa thống nhất và rõ ràng về HĐĐT (ví dụ như Hoa Kỳ) dẫn đến các công ty có thể hiểu nhầm việc thực hiện mua bán trao đổi qua các giấy tờ bằng email và không sử dụng giấy in khi kinh doanh hàng hoá dịch vụ là HĐĐT. Từ đó, dẫn đến việc áp dụng không đúng, giảm hiệu quả của việc sử dụng HĐĐT.

Thứ hai, thiếu định dạng thống nhất về HĐĐT dẫn tới các công ty sử dụng nhiều định dạng HĐĐT khác nhau và khiến cho thực tiễn áp dụng HĐĐT khá phức tạp.

Thứ ba, luật pháp của nhiều quốc gia vẫn chưa có chế tài xử lý nghiêm ngặt đối với những công ty không chuyển sang sử dụng HĐĐT khi được yêu cầu (Hoa Kỳ).

Thứ tư, các DN gặp khá nhiều khó khăn khi thực hiện việc lưu trữ, hủy và sửa đổi HĐĐT.

Thứ năm, tỷ lệ HĐĐT B2B quá hạn ở một số khu vực tăng lên đáng kể. Ở Tây Âu tăng từ 41% năm 2017 lên 42% năm 2018, ở khu vực châu Mỹ tăng từ 48,8% năm 2017 lên 50% năm 2018 do: (i) nội dung hóa đơn không chính xác; (ii) khó khăn tài chính của khách hàng (không có đủ vốn, mất khả năng thanh toán); (iii) các lý do khác (không muốn thanh toán sớm hơn, tranh chấp, thủ tục và phương thức thanh toán không phù hợp, hệ thống ngân hàng kém hiệu quả).

Thứ sáu, HĐĐT chưa được áp dụng rộng rãi ở một vài quốc gia do không bị bắt buộc áp dụng mà vẫn trên cơ sở tùy chọn.

Để khắc phục những hạn chế nêu trên, các quốc gia áp dụng các biện pháp gồm:

Một là, đưa ra định nghĩa thống nhất, rõ ràng về HĐĐT và định dạng HĐĐT để các DN, tổ chức có thể dễ dàng hiểu và áp dụng HĐĐT trên thực tế.

Hai là, thực hiện chế tài xử phạt đối với các DN chưa áp dụng việc thực hiện HĐĐT khi đến hạn bắt buộc phải dùng HĐĐT theo quy định pháp luật.

Ba là, áp dụng HĐĐT theo lộ trình.

Bốn là, xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật để đảm bảo HĐĐT được đưa vào sử dụng.

Năm là, áp dụng cơ chế khuyến khích thông qua các biện pháp ưu đãi cho đối tượng sử dụng để thúc đẩy việc sử dụng HĐĐT như cho phép giảm trừ vào nghĩa vụ thuế một số tiền nhất định cho mỗi HĐĐT sử dụng.

Sáu là, để giảm số lượng HĐĐT quá hạn do sai sót không chính xác thì phương án giải quyết mà các quốc gia hướng tới là quản lý bằng dữ liệu tổng thể nghiêm ngặt, xác thực dữ liệu, đối sánh và tự động hóa cùng với việc khuyến khích thanh toán nhanh hơn thông qua công cụ kiểm đếm và chuỗi cung ứng tài chính (SCF).

Quá trình áp dụng hóa đơn điện tử ở Việt Nam và những vấn đề đặt ra

Ở Việt Nam khuôn khổ pháp lý về HĐĐT ngày càng hoàn thiện thông qua việc ban hành Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Luật Kế toán năm 2003 (được sửa đổi, bổ sung năm 2015); Nghị định số 51/2010/ NĐ-CP ngày 14/5/2010; Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011; Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 thí điểm sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế đối với một số DN trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh và Tp. Hà Nội, sau đó tiếp tục mở rộng thí điểm tại Đà Nẵng. Việc thực hiện thí điểm HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế được đánh giá là đạt nhiều kết quả tích cực góp phần ngăn chặn tình trạng in, phát hành, mua bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, đồng thời cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho người nộp thuế.

Tiếp đó, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 và sau khi có Luật Quản lý thuế số 38/2020/QH14 ngày 15/07/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2020/ NĐ-CP ngày 19/10/2020, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và phê duyệt lộ trình triển khai theo 2 giai đoạn: Giai đoạn 1, từ tháng 11/2021-3/2022 triển khai tại 6 tỉnh, thành: Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ và Bình Định; giai đoạn 2, từ tháng 4/2022 đến tháng 7/2022 triển khai cho 57 tỉnh, thành còn lại.

Một số kết quả đạt được

Sau hơn 10 năm kể từ khi Nghị định số 51/2010/ NĐ-CP có hiệu lực thi hành, tình hình triển khai sử dụng HĐĐT đã đạt được những kết quả tích cực. Theo thống kê từ Tổng cục Thuế, số lượng DN sử dụng HĐĐT đã tăng khá trong những năm vừa qua (từ 30 DN năm 2011 tăng lên 3.000 DN năm 2017 và 550.000 DN năm 2021). Các DN lớn như Tổng công ty Điện lực Việt Nam (EVN), Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT), Tập đoàn Viettel, Vietnam Airlines và Công ty Vận tải Đường sắt Hà Nội - Sài Gòn là những DN tiên phong trong việc chuyển đổi sử dụng HĐĐT. Số lượng HĐĐT trong năm 2020 là 2,3 tỷ hóa đơn. Tỷ trọng HĐĐT trong tổng số hóa đơn được sử dụng trong giai đoạn 2012-2020 cũng tăng dần qua các năm, từ mức 0,003% năm 2012 lên 50% năm 2020.

Một số thành phố lớn như: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng đã triển khai thực hiện thí điểm HĐĐT, HĐĐT có mã xác thực và đạt nhiều kết quả tích cực. Tính đến ngày 20/8/2021, riêng trên địa bàn TP. Hà Nội đã có 151.722 DN, tổ chức thông báo phát hành HĐĐT, đạt tỷ lệ gần 100%; trong đó 98.512 DN, tổ chức đã sử dụng HĐĐT, đạt tỷ lệ 64,93%. Tại TP. Hồ Chí Minh, tính đến ngày 20/9/2021 có 173.349 DN sử dụng HĐĐT có phát sinh doanh thu, chiếm 70% số DN đang quản lý, chiếm 64% số DN phát sinh doanh thu; còn lại 14.050 DN đã đăng ký nhưng chưa phát hành HĐĐT. Tại Hải Phòng, năm 2016 mới triển khai chỉ có 24 DN sử dụng HĐĐT, chủ yếu là các DN điện, nước, viễn thông, ngân hàng, đến 31/8/2021 có 13.038 DN áp dụng, đạt 71,12% số DN đang sử dụng hóa đơn. Tại Quảng Ninh, đến hết tháng 8/2021 có 8.500 tổ chức, DN đăng ký sử dụng HĐĐT, đạt tỷ lệ 93% tổng số tổ chức, DN đang sử dụng hóa đơn đặt in, tự in. Tại Bình Định, hiện đã có 6.727 DN đăng ký sử dụng HĐĐT, chiếm 85% tổng số DN đang sử dụng hóa đơn.

Vấn đề đặt ra trong áp dụng hóa đơn điện tử ở Việt Nam

Quá trình áp dụng HĐĐT đã bước đầu đạt được những kết quả đáng ghi nhận, mang lại hiệu quả lớn cho khối DN, tổ chức kinh tế và cả cơ quan thuế. Tuy nhiên, việc áp dụng HĐĐT còn gặp một số vướng mắc nhất định.

Thứ nhất, còn tồn tại tình trạng lợi dụng hạn chuyển tiếp hóa đơn giấy sang HĐĐT nhằm trục lợi, sử dụng hóa đơn trái phép, hóa đơn khống, hóa đơn lòng vòng để khấu trừ, hoàn thuế GTGT khống hay thậm chí là trốn thuế, gây tổn hại lớn tới ngân sách nhà nước. Nguyên nhân là do Nghị định số 51/2010/ NĐ-CP còn hiệu lực thi hành khiến DN còn chần chừ chưa áp dụng HĐĐT của cơ quan thuế.

Thứ hai, việc chuyển đổi sang HĐĐT gặp khó khăn tại các địa phương không phải là thành phố lớn do thiếu các tổ chức cung cấp dịch vụ và phần mềm HĐĐT.

Thứ ba, quá trình phủ sóng HĐĐT chưa thực sự hiệu quả do chưa có nhiều chính sách thúc đẩy, khuyến khích các DN chuyển đổi sang HĐĐT.

Thứ tư, để triển khai HĐĐT, các DN cần phải đầu tư hạ tầng công nghệ tốt bao gồm hệ thống quy trình từ khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, sửa đổi và quản lý tự động trên môi trường Internet thay thế cho quy trình tạo, xuất hóa đơn giấy trước đây. Trên thực tế, nhiều DN không có đủ tiềm lực và khả năng về kỹ thuật trong áp dụng HĐĐT dẫn đến một số vấn đề như hóa đơn di chuyển không đúng địa chỉ, hệ thống cấp hóa đơn bị lỗi… Bên cạnh đó, các giải pháp phần mềm hiện nay được đánh giá là chưa tối ưu, chưa đảm bảo khả năng lưu trữ, an toàn thông tin…

Thứ năm, đối với nhiều DN, việc áp dụng HĐĐT còn chưa có tiền lệ và tâm lý ngại thay đổi dẫn đến hệ quả là chậm tiếp cận công nghệ, đặc biệt là các DN ở khu vực nông thôn khi hoạt động thương mại vẫn sử dụng hóa đơn giấy là phổ biến.

Thứ sáu, trong quá trình triển khai sử dụng HĐĐT nhiều trường hợp DN vẫn phải in hoá đơn để kiểm tra hàng hoá, trong khi HĐĐT hạn chế in ấn, gây tốn kém chi phí xác nhận, photo các hóa đơn chứng từ khi đối tác yêu cầu hóa đơn…

Thứ bảy, nguồn nhân lực của các DNNVV chưa đảm bảo yêu cầu về trình độ chuyên môn để hiểu và vận hành HĐĐT.

Thứ tám, công tác tuyên truyền về HĐĐT vẫn cần phải cải thiện hơn nữa.

Giải pháp đẩy mạnh áp dụng hóa đơn điện tử ở Việt Nam

Áp dụng HĐĐT là một xu hướng tất yếu hiện nay của các quốc gia. Cùng với việc phát triển mạnh mẽ công nghệ số, Việt Nam cần đẩy mạnh việc áp dụng HĐĐT để góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý Nhà nước và quản lý DN. Theo đó, các giải pháp cần thực hiện để đẩy mạnh áp dụng HĐĐT ở Việt Nam gồm:

Một là, tích cực tuyên truyền lợi ích của việc áp dụng HĐĐT thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. Đồng thời, tuyên truyền về tính pháp lý và các nội dung quản lý, sử dụng HĐĐT nhằm nâng cao nhận thức, thay đổi tư duy, thói quen của người dân, DN về HĐĐT.

Hai là, nghiên cứu đưa ra các giải pháp hỗ trợ trong một thời gian nhất định nhằm khuyến khích các DN, tổ chức áp dụng HĐĐT như giảm thủ tục hành chính khi sử dụng HĐĐT, thực hiện khấu trừ trực tiếp thuế thu nhập, ưu tiên hoàn thuế GTGT cho các DN tích cực áp dụng HĐĐT và hỗ trợ chi phí phát hành HĐĐT.

Ba là, có chế tài xử phạt đối với những trường hợp không chấp hành áp dụng HĐĐT theo quy định.

Bốn là, để đảm bảo hạ tầng kỹ thuật cho việc triển khai HĐĐT diễn ra thuận lợi, các DN nên lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu triển khai, vận hành việc sử dụng HĐĐT.

Năm là, các cơ quan quản lý thuế và DN cần có kế hoạch triển khai đào tạo con người/nguồn nhân lực đáp ứng điều kiện, yêu cầu trong quản lý HĐĐT trong bối cảnh kinh tế số. Đồng thời, các cơ quan quản lý thuế cần phối hợp với các đơn vị cung ứng giải pháp công nghệ thông tin tổ chức các buổi tập huấn, đào tạo để giúp DN, tổ chức, hộ kinh doanh làm quen với việc sử dụng phần mềm HĐĐT.

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội, Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Luật Kế toán năm 2003 (sửa đổi, bổ sung năm 2015); Luật Quản lý thuế số 38/2020/QH14;

2. Chính phủ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; Nghị định số 123/2020/ NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ;

3. Bộ Tài chính, Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/ NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hoá đơn, chứng từ.

4. OECD (2017), “Tax Administration 2017: Comparative information on OECD and other advanced and emerging economies”;

5. A Groznik (2015), “E-invoicing and e-government – impact on business processes”;

6. EU, Chỉ thị 2014/55/EU hướng dẫn các cơ quan hành chính công chấp nhận hóa đơn điện tử vào năm 2018.

(*) TS. Nguyễn Như Quỳnh - Phó Viện trưởng phụ trách, Viện Chiến lược và Chính sách tài chính

(**) Bài đăng Tạp chí Tài chính kỳ 1 tháng 10/2021