Theo BHXH Việt Nam, trước đây đơn vị đã ban hành nhiều quyết định rà soát, quản lý việc cấp mã số BHXH. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, quản lý cơ sở dữ liệu này vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập như việc cập nhật, cấp mã vẫn còn chậm, bị trùng, sai sót ảnh hưởng đến chất lượng thông tin, tổ chức thực hiện chính sách BHXH, BHYT.

Khắc phục tình trạng này, BHXH Việt Nam đã lấy ý kiến BHXH các địa phương; giao Trung tâm công nghệ thông tin, Ban Thu cùng các đơn vị liên quan nghiên cứu, xây dựng 1 quy trình cấp, quản lý Mã số BHXH mới chặt chẽ hơn. 

Quyết định số 346/QĐ-BHXH được ban hành đã quy định cụ thể về quy trình cấp, quản lý mã số BHXH. Quy trình này có sự tham gia của UBND xã, cơ quan Bưu điện và cơ quan BHXH với sự chỉ đạo thống nhất từ Tổ kiểm soát cập nhật dữ liệu hộ gia đình tại cấp Trung ương, cấp tỉnh và cấp huyện.

Quy trình thực hiện chặt chẽ trong rà soát, đối chiếu thông tin trên nguồn dữ liệu tập trung toàn quốc đảm bảo cập nhật đầy đủ, chính xác biến động thành viên hộ gia đình vào cơ sở dữ liệu hộ gia đình. Mỗi một người tham gia chỉ được cấp duy nhất một mã số BHXH và mỗi mã số BHXH chỉ được cấp duy nhất cho một người tham gia.

Về quy trình cấp mã số BHXH cho người tham gia BHXH, BHYT được thực hiện theo ba bước, gồm: Tìm kiếm, cập nhập và kiểm duyệt. Điểm đáng chú ý, tại Quyết định, BHXH Việt Nam quy định không cấp mã số bảo hiểm xã hội cho người trùng bộ thông tin định danh trừ trường hợp xác minh là 02 người khác nhau. Cụ thế:

Bước 1, tìm kiếm người tham gia trong cùng hộ gia đình và khác hộ gia đình. Không cấp mã số cho người trùng bộ thông tin định danh và xác định là cùng một người, trong trường hợp không có sự trùng khớp bộ thông tin định danh và chưa đồng bộ thì tiến hành xác minh.

Bước 2, cập nhật thông tin. Trong trường hợp tìm thấy người trùng bộ thông tin định danh mà xác định là cùng 1 người thì không cấp mã số BHXH, trường hợp xác định là 02 người khác nhau thì chuyển thông tin về Trung tâm Công nghệ thông tin cấp mã số BHXH. 

Trường hợp tìm thấy và xác minh đúng người tham gia nhưng không trùng khớp thông tin thì tiến hành đồng bộ thông tin trên hệ thống hoặc trả hồ sơ cho Ủy ban nhân dân xã, đơn vị sử dụng người lao động để xác minh, điều chỉnh hồ sơ, và đề nghị hoàn thiện hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân của người tham gia; Trường hợp không tìm thấy, cán bộ nhập liệu cập nhật thông tin người tham gia chuyển đề nghị Tổ kiểm soát duyệt cấp mã số BHXH.

Bước 3, cán bộ kiểm soát xác minh, kiểm tra thông tin người tham gia BHXH và phê duyệt hoặc không phê duyệt.

Khi thực hiện các bước phê duyệt trên, cán bộ kiểm soát thực hiện xác minh, kiểm tra thông tin người tham gia đối với đề nghị của cán bộ nhập liệu. Trường hợp dữ liệu hợp lệ thì phê duyệt, trường hợp dữ liệu không hợp lệ thì không phê duyệt kèm lý do không phê duyệt.

Đối với bước tìm kiếm người tham gia khác hộ gia đình, quy chế quy định, cán bộ thực hiện tìm kiếm người tham gia trên toàn quốc lần lượt theo các bộ chỉ tiêu: tìm kiếm theo bộ thông tin định danh trên toàn quốc; tìm kiếm theo CMND/ hộ chiếu/thẻ căn cước công dân trên toàn quốc; tìm kiếm theo mã tỉnh khai sinh, họ và tên, năm sinh trên toàn quốc; tìm kiếm theo họ và tên, năm sinh trên mã tỉnh hộ khẩu/trên toàn quốc.

BHXH Việt Nam cũng nghiêm cấm các hành vi như: Sử dụng các ứng dụng hoặc các phương thức để truy cập vào cơ sở dữ liệu hộ gia đình mà chưa được phép của BHXH Việt Nam; Cấp tài khoản truy cập phần mềm HGD, phần mềm TST, cơ sở dữ liệu hộ gia đình cho người không phải là đối tượng được cấp tài khoản…

Ngoài ra, theo quy chế, cán bộ kiểm soát ghi Mã số BHXH của người tham gia được duyệt, cấp mới vào danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02- TS), danh sách người chỉ tham gia BHYT (Mẫu D03-TS), danh sách người tham gia BHXH tự nguyện (Mẫu D05-TS) ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH để thực hiện các nghiệp vụ phát sinh.