Thực trạng áp dụng công nghệ 4.0 trong công tác kế toán nhà nước tại Việt Nam

Những kết quả đạt được

Trong thời gian qua, việc xây dựng và áp dụng hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán nhà nước đã có những kết quả đáng ghi nhận:

- Tại khâu thu thập và ghi nhận dữ liệu: Các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin trong đơn vị kế toán nhà nước bước đầu áp dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo để nhận diện và phân loại thông tin đầu vào. Chứng từ tại các đơn vị kế toán nhà nước được chuyển từ hình thức chứng từ giấy sang chứng từ điện tử kết hợp chữ ký số. Các yêu cầu thanh toán được các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước (NSNN) thực hiện qua công dịch vụ công trực tuyến của Kho bạc Nhà nước (KBNN). Toàn bộ chứng từ kế toán được rà soát, sửa đổi theo hướng đơn giản, thuận tiện đáp ứng yêu cầu thống nhất đầu mối kiểm soát chi ngân sách qua KBNN tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng giao dịch. Các tờ khai thuế, tờ khai hải quan đều là các tờ khai điện tử được chuyển đến hệ thống lõi thông qua các công cụ kê khai thuế, hệ thống thông quan tự động (VNACCS). Ngoài ra, cơ quan Thuế và cơ quan Hải quan đã triển khai việc tích hợp các thông tin của một số tờ khai dưới dạng mã vạch để phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát và quyết toán. Việc áp dụng mã vạch đã mang lại nhiều lợi ích cho cơ quan thu và người nộp thuế nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm thời gian thông quan, quyết toán thuế.

- Tại khâu xử lý và đối chiếu dữ liệu: Xây dựng và áp dụng tổ hợp tài khoản - kế toán đồ trong kế toán nhà nước (COA) để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh giúp phản ánh và chiết xuất thông tin đa chiều, phục vụ kiểm soát và quản lý quỹ NSNN. Các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán nhà nước tự động thực hiện xử lý và đối chiếu dữ liệu giữa các ứng dụng, phân hệ trên cơ sở áp dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo, điện toán đám mây và Blockchain. Hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán nhà nước được xây dựng trên nền tảng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực (ERP), mọi thao tác của người dùng đều được hệ thống tự động lưu lại, kể cả các bút toán sai đã được điều chỉnh, điều này giúp người quản lý theo dõi được nguyên nhân gây ra việc thay đổi số liệu kế toán.

- Tại khâu cung cấp thông tin: Hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin trong các đơn vị kế toán nhà nước tự động kết xuất kịp thời các báo cáo theo nhu cầu thông tin người sử dụng trên nền tảng của công nghệ trí tuệ nhân tạo và điện toán đám mây. Việc áp dụng công nghệ này đã giúp cho thông tin kế toán được cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác, đáp ứng được yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin: Từ cơ sở dữ liệu (CSDL) được lưu trên các “đám mây”, cuối kỳ kế toán hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin tự động khóa sổ kế toán và sinh các báo cáo kế toán. Hệ thống đặt lịch tự động cập nhật sổ và báo cáo theo từng mốc thời gian. Các hệ thống chỉ cho phép đóng kỳ kế toán sau khi đã đảm bảo mọi chứng từ kế toán phát sinh được hạch toán đầy đủ, chính xác trong kỳ kế toán.

- Về mức độ tích hợp và liên thông dữ liệu: Việc tích hợp và trao đổi dữ liệu hệ thống lõi (TABMIS, TMS, KTTT) với hệ thống hỗ trợ trong nội bộ đơn vị được đánh giá là hoạt động tương đối tốt và ổn định. Các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán nhà nước có sự tích hợp và liên thông chia sẻ và trao đổi dữ liệu với hệ thống ứng dụng của đơn vị trong ngành Tài chính thông qua sử dụng CSDL danh mục dùng chung, trục tích hợp vùng trong và trục trao đổi văn bản.

- Về tính bảo mật, phân quyền: Cơ chế phân quyền của hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin tại các đơn vị kế toán nhà nước được thực hiện với 3 lớp. Việc phân quyền sử dụng cho người dùng theo phạm vi công việc, chức năng, nhiệm vụ của hệ thống không làm ảnh hưởng đến số liệu chung của cả Ngành, đơn vị. Dữ liệu kế toán được lưu trữ tại các “đám mây” sẽ tự động sao lưu đề phòng rủi ro trong quá trình sử dụng như hư hỏng hoặc mất các thiết bị lưu trữ. Việc bảo mật và an toàn thông tin đã được các đơn vị chú trọng hơn thông qua việc thành lập các trung tâm lưu trữ dữ liệu nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu, chống phá hoại, kịp thời khôi phục dữ liệu.

Tồn tại, hạn chế

- Về tính hiệu quả của hệ thống ứng dụng: Hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin chưa đáp ứng kịp tốc độ thay đổi nhanh về chính sách. Nhìn chung, hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin của các đơn vị kế toán Nhà nước là hệ thống kế thừa, được xây dựng lâu năm nên đã sử dụng công nghệ cũ, dẫn tới hệ luỵ là để đáp yêu cầu cơ chế hay chính sách mới thì công tác bảo trì, chỉnh sửa hay bổ sung chức năng thực hiện khó khăn và trong một số trường hợp gần như không thực hiện được. Mặc dù các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay tại các đơn vị kế toán nhà nước đã ứng dụng Hệ thống ERP, song các hệ thống này thường mới tập trung cho các quy trình nghiệp vụ nội bộ của đơn vị. Việc xử lý tự động các quy trình nghiệp vụ liên thông giữa nhiều đơn vị, tổ chức khác nhau trong ERP còn hạn chế.

- Tại khâu thu thập và ghi nhận dữ liệu ban đầu: Trường thông tin tại các chứng từ điện tử bị giới hạn ký tự dẫn đến việc không thể hiện hết nội dung nghiệp vụ kinh tế theo yêu cầu. Việc thu thập và ghi nhận dữ liệu ban đầu tại một số đơn vị chưa được tự động hoá hoàn toàn. Bên cạnh phần lớn các chứng từ đã được điện tử hóa, vẫn còn tồn tại một số chứng từ nghiệp vụ vẫn là chứng từ giấy.

- Tại khâu xử lý và đối chiếu dữ liệu: Cấu trúc của kế toán đồ (COA) hiện tại chưa đáp ứng yêu cầu phân loại, hệ thống các nghiệp vụ của toàn bộ lĩnh vực kế toán nhà nước làm cơ sở lập báo cáo tài chính nhà nước và báo cáo quyết toán NSNN. Cấu trúc hiện tại của COA mới chỉ gói gọn trong phạm vi kế toán và xử lý giao dịch của quỹ NSNN, còn các quỹ TCNN khác chưa được phản ánh trong COA hiện tại.

- Tại khâu cung cấp thông tin: Báo cáo Quyết toán NSNN được tổng hợp chủ yếu theo phương pháp thủ công, chưa thực hiện đồng bộ dữ liệu với hệ thống TABMIS; Hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ lập Báo cáo tài chính nhà nước mới đang được KBNN triển khai xây dựng, là hệ thống riêng biệt chưa tích hợp với hệ thống ứng dụng thông tin hiện có như TABMIS. Việc tổng hợp các báo cáo ngân sách đột xuất, chỉ tiêu riêng tại các địa phương đặc thù phục vụ điều hành, quản lý chấp hành ngân sách tại các địa phương đặc thù vẫn còn lập bằng thủ công, bằng bảng biểu excel.

- Về mức độ tích hợp và liên thông dữ liệu: Mặc dù việc áp dụng công nghệ thông tin đã có bước tiến vượt bậc so với trước đây, nhưng mức độ liên thông các ứng dụng công nghệ thông tin của KBNN chưa cao. Về cơ bản, vẫn còn chắp vá, chưa tích hợp giữa các hệ thống, các ứng dụng cũng như quy trình xử lý nghiệp vụ.

- Về phân quyền và bảo mật: Hiện vẫn còn tình trạng một số đơn vị kế toán như tại các Cục Thuế chưa có nội quy ra/vào phòng máy chủ, chưa phù hợp cho các tài khoản với thông tin đăng ký trên phiếu đề nghị, có tài khoản trên 3 tháng chưa đăng nhập nhưng chưa bị khoá tài khoản theo quy định.

Đề xuất giải pháp

Nhằm tăng cường áp dụng công nghệ 4.0 trong triển khai công tác kế toán nhà nước, trong thời gian tới cần triển khai đồng bộ các giải pháp sau:

Thứ nhất, hoàn thiện khung pháp lý về tài chính – kế toán và công nghệ thông tin.

Trong bối cảnh thời đại CMCN 4.0 như hiện nay, việc hoàn thiện và tạo lập đầy đủ khuôn khổ pháp lý về tài chính – kế toán là cơ sở vô cùng quan trọng nhằm tăng cường triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực kế toán nhà nước. Bên cạnh hệ thống văn bản pháp lý về tài chính – kế toán, nhằm tạo hành lang pháp lý hoàn thiện về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực kế toán nhà nước, Chính phủ và Bộ Thông tin và Truyền thông cần khẩn trương ban hành quy định về việc quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số trong phạm vi cả nước; Bộ Tài chính nghiên cứu, xây dựng, ban hành quy định cụ thể trong lĩnh vực tài chính - kế toán nói chung, khu vực nhà nước nói riêng.

Trong những năm qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống kế toán nhà nước đã có những bước thành công nhất định và mang lại hiệu quả đáng ghi nhận. Đặc biết, việc xây dựng hệ thống kế toán nhà nước dựa trên ứng dụng hệ thông thông tin hoạch định nguồn lực (ERP) đã hình thành được một chuỗi hệ thống phụ trợ, bổ sung chức năng hỗ trợ cho các hệ thống kế toán nhà nước, đáp ứng nhu cầu tác nghiệp cấp bách của các đơn vị trong hệ thống Kho bạc Nhà nước, Thuế, Hải quan và các đơn vị liên quan trong ngành Tài chính.

Thứ hai, hoàn thiện quy trình nghiệp vụ kế toán

Quy trình kế toán là quá trình xác định, ghi chép, tổng hợp và báo cáo các thông tin kinh tế cho những người ra quyết định. Hiện nay, quy trình nghiệp vụ của công tác kế toán tại Việt Nam thông thường gồm các bước thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động cho nhà quản trị. Cuộc CMCN 4.0 làm thay đổi hoàn toàn các quy trình và phương pháp kế toán, phương thức trình bày báo cáo, cung cấp thông tin, kiểm tra đánh giá độ tin cậy của các thông tin kế toán. Chính vì vậy, các đơn vị cần thay đổi nhận thức, đánh giá những tác động của đổi mới và thiết lập lại các quy trình kế toán từ thu thập, ghi nhận thông tin ban đầu (chứng từ điện tử), xử lý và kết xuất thông tin, phân tích đánh giá, lưu trữ thông tin. Đổi mới quy trình kế toán góp phần nâng cao tính hữu ích của thông tin kế toán thông qua việc áp dụng công nghệ thông tin trong việc phân tích, đánh giá thông tin kế toán, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán viên khai thác và sử dụng nguồn dữ liệu kế toán một cách nhanh chóng và có hiệu quả.

Thứ ba, áp dụng công nghệ 4.0 trong khâu thu thập và ghi nhận dữ liệu ban đầu.

Các thông tin xuất phát từ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào thì được số hóa ngay từ đó và được chia sẻ cho các bên cần sử dụng để giảm thiểu việc yêu cầu đơn vị có giao dịch với KBNN phải cung cấp lại bằng bản giấy hoặc bản quét scan. Ví dụ: Kế hoạch đầu tư công trung hạn, kế hoạch vốn đầu tư hàng năm, hợp đồng điện tử... được số hóa trên hệ thống công nghệ thông tin của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và chia sẻ để phục vụ công tác kiểm soát chi của KBNN; hóa đơn điện tử cung cấp hàng hóa cho khu vực công được số hóa bởi doanh nghiệp và kết nối với hệ thống cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cần được chia sẻ để phục vụ công tác kiểm soát chi của KBNN. Xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử để quản lý số lượng hồ sơ điện tử dự kiến sẽ gia tăng đáng kể. Để tiết kiệm chi phí số hoá và chi phí lưu trữ thủ công, đồng thời tạo thuận tiện cho cán bộ xử lý và kiểm tra hồ sơ thì bên cạnh giới hạn tiếp nhận hồ sơ giấy và khuyến khích các đơn vị sử dụng ngân sách cung cấp hồ sơ điện tử thay vì hồ sơ giấy cần xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử.

Thứ tư, áp dụng công nghệ 4.0 trong khâu xử lý, đối chiếu dữ liệu.

Phát triển lược đồ cải thiện kế toán đồ (COA) và thực hiện tinh chỉnh kế toán đồ (COA) để đáp ứng các yêu cầu về thông tin. Trước hết cần đánh giá và cập nhật kế toán đồ để có thể đảm bảo hỗ trợ đầy đủ việc đáp ứng các nhu cầu hiện nay cũng như tương lai về báo cáo, thông tin tài chính trên toàn hệ thống quản lý tài chính công ở Việt Nam. Tiếp sau đó thực hiện điều chỉnh và phát triển các phần để đáp ứng các yêu cầu về thông tin. Các cơ quan, tổ chức có các thông tin cần liên thông với nhau cần có quy định để sử dụng các giá trị mã thống nhất thì mới đảm bảo tính liên thông được với nhau. Ví dụ như hệ thống tài khoản kế toán của lĩnh vực kế toán nhà nước cần có đánh mã kế toán đồ thống nhất thì mới đủ điều kiện để thực hiện tổng hợp, phân tích thông tin trong khối kế toán nhà nước; mã dự án đầu tư cần thống nhất giữa công tác lập - giao kế hoạch trung hạn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư với mảng kiểm soát chi của KBNN.

Thứ năm, áp dụng công nghệ 4.0 trong cung cấp thông tin và lập báo cáo kế toán nhà nước.

Phát triển Kho dữ liệu KBNN và nghiệp vụ KBNN để lập các báo cáo tài chính nhà nước, báo cáo quyết toán NSNN và các báo cáo ngân sách định kỳ, cung cấp dịch vụ báo cáo và dữ liệu mở. Triển khai mô hình hệ thống quản lý tài chính công tích hợp (IFMIS) tại Việt Nam giúp Chính phủ tuân thủ các chuẩn mực báo cáo, các quy định quản lý tài chính trong nước và quốc tế và hỗ trợ các hoạt động phân cấp qua các giải pháp tập trung trên nền web nhằm đem lại khả năng tiếp cận cho một số lượng lớn người sử dụng ngân sách có thẩm quyền ở tất cả các cấp. Thực hiện cải cách nghiệp vụ với các hệ thống thông tin ngoài KBNN có liên quan. Do yêu cầu thực hiện liên thông dữ liệu ở mức độ cao nên phụ thuộc vào tiến độ cải cách nghiệp vụ và xây dựng triển khai bài toán của các ngành có liên thông với KBNN.

Thứ sáu, áp dụng công nghệ 4.0 trong việc tích hợp và liên thông dữ liệu.

Các hệ thống thông tin cần được thiết kế, kết nối đồng bộ, linh hoạt giữa các cơ quan quản lý Bộ Tài chính cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống CSDL danh mục dùng chung kết nối với tất cả các đơn vị thuộc ngành Tài chính, tạo thuận tiện trong việc thống kê, báo cáo và quản lý dữ liệu ngành Tài chính cũng như xây dựng các ứng dụng phục vụ trao đổi dữ liệu với các đơn vị ngoài ngành Tài chính. Bên cạnh đó, thực hiện rà soát, nâng cấp sự thống nhất giữa các ứng dụng hỗ trợ với hệ thống lõi; Tăng cường sử dụng chung các hệ thống Bộ Tài chính triển khai cho cơ quan tài chính địa phương.

Thứ bảy, quản lý hạ tầng kỹ thuật và an toàn bảo mật thông tin tại các đơn vị kế toán nhà nước.

Triển khai hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đáp ứng các yêu cầu triển khai các ứng dụng tập trung. Tiếp tục đảm bảo trang bị Hệ thống máy chủ, lưu trữ, sao lưu dự phòng tại Trung tâm dữ liệu ở Trung ương và các Trung tâm dữ liệu tại địa phương được quy hoạch, trang bị đồng bộ, vận hành ổn định liên tục 24/7. Triển khai thay thế trang thiết bị, dịch vụ công nghệ thông tin thời gian tới và triển khai hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu triển khai ứng dụng nghiệp vụ.

Bên cạnh đó, vấn đề an toàn thông tin cũng đóng vai trò hết sức quan trọng. Do đó, ngoài các tiêu chuẩn đảm bảo nội dung thông tin kế toán nhà nước được chính xác, đầy đủ thì tiêu chuẩn chất lượng thông tin còn thể hiện tập trung ở tiêu chuẩn đảm bảo sự an toàn, bảo mật và sẵn sàng sử dụng của thông tin đối với người sử dụng. Tiêu chuẩn an toàn thông tin của hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin cần đảm bảo theo tiêu chuẩn quốc tế (ISO) về an toàn thông tin. Việc đảm bảo an ninh, an toàn cho Hệ thống công nghệ thông tin có một vai trò và ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong bối cảnh đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và thực hiện mô hình xử lý thông tin tập trung. Do vậy, trong thời gian tới, các đơn vị kế toán nhà nước nghiên cứu triển khai đồng bộ theo tiêu chuẩn Hệ thống quản lý an toàn thông tin theo tiêu chuẩn ISO 27001.

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13;
2. Quốc hội (2019), Luật Quản lý Thuế số 38/2019/QH14;
3. Bộ Tài chính (2018), Tài liệu Hội thảo “Cách mạng công nghệ 4.0 thời cơ và thách thức với kế toán - kiểm toán”;
4. Bộ Tài chính (2017), Thông tư số 77/2017/TT-BTC Hướng dẫn Chế độ kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước;
5. Bộ Tài chính (2017), Thông tư số 107/2017/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp;
6. Bộ Tài chính (2018), Quyết định số 1233/QĐ-BTC về việc ban hành Quy chế truyền nhận thông tin thu nộp, hoàn trả Ngân sách Nhà nước điện tử giữa cơ quan Thuế, Hải quan, Tài chính và Kho bạc Nhà nước;
7. Bộ Tài chính (2018), Thông tư số 112/2018/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều tại Thông tư 174/2015/TT-BTC hướng dẫn kế toán thuế và thu khác đối với hàng hóa xuất, nhập khẩu áp dụng với các đơn vị hải quan;
8. Bộ Tài chính (2018), Thông tư số 74/2018/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán đối với các khoản vay, trả nợ của Chính phủ, chính quyền địa phương;
9. Bộ Tài chính (2018), Thông tư số 108/2018/TT-BTC Hướng dẫn kế toán dự trữ quốc gia;
10. Bộ Tài chính (2019), Thông tư số 76/2019/TT-BTC Hướng dẫn kế toán tài sản kết cấu hạ tầng giao thông, thủy lợi;
11. Bộ Tài chính (2019), Thông tư 79/2019/TT-BTC ngày 14/11/2019, Hướng dẫn Chế độ kế toán áp dụng cho ban quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công;
12. Đại học Lao động – Xã hội (2019), Kỷ yếu Hội thảo khoa học Quốc gia “Đào tạo kế toán – kiểm toán đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế và cuộc CMCN 4.0”;
13. Đại học Thương Mại (2019), Kỷ yếu Hội thảo khoa học Quốc gia “Kế toán – Kiểm toán Việt Nam trong bối cảnh CMCN 4.0 cơ hội và thách thức”;
14. Học viện Tài chính (2019), Kỷ yếu Hội thảo khoa học Quốc tế “Finance anh Accounting in the fourth industrial revolution”.