Sau khi khảo sát, nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp (DN) nói chung, doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) trong lĩnh vực logistics nói riêng, để việc vận dụng kế toán quản trị (KTQT) cho các (DNNVV) được thuận lợi và hiệu quả, nhóm tác giả xây dựng nội dung tổ chức công tác KTQT trong các DNNVV thông qua các bước sau:

Thiết kế bộ máy kế toán doanh nghiệp

Nguyên tắc chung tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp

Thông thường, quy trình xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán DN cần tập trung giải quyết 3 nội dung cơ bản sau:

- Tổ chức công tác kế toán trong DN: Đây là công việc bao gồm nhiều nội dung khác nhau, liên quan chặt chẽ với nhau như xác định các phần hành kế toán, phân công phân nhiệm các thành viên kế toán. Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy chất lượng, hiệu quả công việc làm thước đo, sao cho thu thập thông tin vừa đầy đủ, kịp thời, vừa tiết kiệm chi phí trên nguyên tắc bộ máy gọn nhẹ, phù hợp với khả năng và trình độ quản lý của DN.

- Mối liên hệ thông tin trong nội bộ kế toán: Mối liên hệ thông tin giữa các thành viên trong nội bộ nhằm cung cấp các dữ liệu cần thiết cho nhau để tập hợp và xử lý thông tin. Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận với nhu cầu thông tin trên các báo cáo kế toán, cần có sự sắp xếp phù hợp, sao cho thông tin được xuyên suốt.

- Mối liên hệ thông tin kế toán với các bộ phận khác: DN cần phải xác lập các kênh thông tin cần thiết giữa các phòng ban, phân xưởng, cửa hàng, kho hàng, để thỏa mãn việc cung và cầu thông tin trong nội bộ của DN, sao cho thông tin hữu ích đến tay người sử dụng, nhanh chóng và kịp thời. Yêu cầu đối với thông tin trong các báo cáo quản trị là phải được thiết kế gọn gàng, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu.

Xây dựng mô hình bộ máy kế toán

Hiện nay, trên thế giới việc xây dựng bộ máy kế toán phổ biến có 3 mô hình sau: Mô hình kết hợp; Mô hình tách rời; Mô hình hỗn hợp. Mỗi mô hình tổ chức kế toán nói trên đều có ưu, nhược điểm riêng. Việc lựa chọn áp dụng mô hình tổ chức kế toán cần dựa vào điều kiện thực tiễn, cũng như đặc điểm của DN trên cơ sở so sánh lợi ích và chi phí của việc vận hành từng mô hình tổ chức đó.

Đối với các DNNVV, việc áp dụng mô hình tách rời hay hỗn hợp sẽ tốn kém nhiều chi phí, xu hướng là nên đi theo mô hình tổ chức bộ máy KTQT kết hợp sẽ hiệu quả hơn. Theo mô hình này, KTQT không sử dụng chế độ kế toán riêng, tách rời với kế toán tài chính (KTTC) mà sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết, hệ thống sổ kế toán và báo cáo KTQT kết hợp chung trong một hệ thống kế toán thống nhất với KTTC. KTTC sử dụng các tài khoản kế toán tổng hợp còn KTQT sử dụng các tài khoản chi tiết, sổ kế toán chi tiết phù hợp, báo cáo kế toán nội bộ và còn sử dụng thêm các phương pháp khác như phương pháp thống kê, phương pháp toán... để hệ thống hóa và xử lý thông tin.

Phân công phân nhiệm các thành viên trong bộ máy kế toán

Việc phân công chức năng, nhiệm vụ của các thành viên trong bộ máy kế toán do trưởng phòng kế toán hoặc kế toán trưởng đảm nhiệm. Đây là khâu rất quan trọng, quyết định phần lớn chất lượng và hiệu quả hoạt động của bộ máy. Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán phải dựa trên cơ sở tinh gọn, tránh chồng chéo lẫn nhau trong nghiệp vụ gây ách tắc công việc, làm giảm hiệu lực quản lý của bộ máy.

Có thể phân công một thành viên kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán trên cơ sở đảm bảo những nguyên tắc về quản lý tài chính. Nếu có điều kiện, nên bố trí nhân viên của bộ phận KTQT kiêm nhiệm một số phần việc của bộ phận KTQT. Cụ thể, nhân viên kế toán chi phí, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh có thể kiêm nhiệm phần hành của kế toán phân tích kinh doanh...

Điều này không những tiết kiệm được nhân sự mà còn tạo thuận lợi cho công việc được nhanh chóng, giảm bớt khâu lưu chuyển chứng từ... Sau khi hoàn tất việc phân công nhân sự trong phòng kế toán, cán bộ phụ trách kế toán ở mỗi bộ phận cần tiến hành ngay việc quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ của từng người theo nhiệm vụ đã được phân công.

Xây dựng mối liên hệ thông tin cung cấp giữa các bên

Để thực hiện tốt chức năng đã đề ra, bộ phận KTQT phải nhận được thông tin của các bộ phận khác cung cấp, bao gồm thông tin thu thập từ bộ phận KTTC trong nội bộ phòng kế toán và thông tin từ các phòng ban khác có liên quan. Ngược lại, bộ phận KTQT cũng phải cung cấp các thông tin cho các phòng ban khác thông qua các báo cáo cho các cấp độ quản trị, thông qua các tín hiệu thông tin trên các báo cáo để đánh giá và ra quyết định kinh doanh.

Chọn lựa các nội dung kế toán quản trị cần vận dụng

Nội dung KTQT rất rộng và bao quát nên DN cần có kế hoạch xây dựng, sắp xếp, chọn lọc các nội dung KTQT cần vận dụng phù hợp với tình hình hoạt động của DN. Xuất phát từ yêu cầu và mục đích của của KTQT trong lĩnh vực logistics, nội dung KTQT có thể xây dựng thành các phần cơ bản như sau:

- Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí: Việc làm này đáp ứng yêu cầu lập kế hoạch, kiểm soát và điều hành chi phí của nhà quản trị DN. Theo cách phân loại này của chi phí cho phép nhà quản trị biết được khoản phí nào sẽ biến động và mức độ biến động ra sao khi mức độ hoạt động tăng, giảm để ứng xử và ra quyết định kịp thời.

- KTQT khâu mua hàng: Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của DN nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng. Mục tiêu của KTQT khâu mua hàng là: Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số lượng và cơ cấu, tránh tình trạng thừa hay thiếu, dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá; Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán; KTQT mua hàng...

- KTQT dự trữ: Dự trữ hàng hoá là khâu quan trọng giúp tăng cường sức cạnh tranh của DN. Nếu dự trữ được duy trì hợp lý có thể tăng nhanh vòng quay hàng hoá, sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh, tiết kiệm chi phí khấu hao, chi phí bảo vệ và duy trì hàng hoá nâng cao hiệu quả kinh doanh…

- KTQT bán hàng: Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn và có tích lũy để mở rộng sản xuất, kinh doanh. Quản trị bán hàng, theo cách tiếp cận chức năng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát hoạt động bán hàng nhằm thực hiện mục tiêu đã xác định của DN. Các mục tiêu cơ bản của KTQT hoạt động bán hàng bao gồm: Nâng cao mức thoả mãn nhu cầu của các khách hàng mục tiêu; Giảm chi phí bán; Tăng doanh thu, lợi nhuận và thị phần của DN; Tăng khả năng cạnh tranh của DN trên thị trường.

- Phân bổ chi phí bộ phận phục vụ: Mặc dù, các bộ phận không gắn trực tiếp với hoạt động chức năng của DN, nhưng hoạt động của chúng phục vụ cho hoạt động chức năng, cho nên chi phí của chúng phải được tính vào chi phí sản phẩm hoặc lao vụ. Nếu phân bổ bất hợp lý sẽ ảnh hưởng đến việc đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận này, làm cho kết quả của chúng bị phản ánh sai lệch. Cụ thể, nếu không phân bổ đủ chi phí làm tăng kết quả giả tạo; ngược lại, tính phân bổ lố chi phí, làm giảm kết quả, cả 2 đều không có tác dụng kích thích những bộ phận này hoạt động…

Xây dựng các phương pháp kế toán trong kế toán quản trị

Quá trình sản xuất kinh doanh của DN phụ thuộc vào đặc điểm công nghệ, quy trình ở các bộ phận hoặc phân xưởng khác nhau. Các thông tin, dữ liệu để xử lý, lập ra các báo cáo KTQT nhằm cung cấp cho các cấp độ quản trị khác nhau, có đặc điểm riêng biệt, do vậy các phương pháp kế toán trong KTQT cũng có những nét đặc thù riêng.

Để tiến hành xử lý thông tin KTQT kịp thời và đảm bảo độ tin cậy phục vụ cho quá trình ra quyết định, bộ phận kế toán cần xây dựng các phương pháp KTQT áp dụng trong DN gồm: Phương pháp chứng từ kế toán; Phương pháp sổ sách kế toán; Phương pháp tài khoản kế toán; Phương pháp tính giá; Phương pháp tổng hợp cân đối.

- Các chi phí xử lý trên chứng từ sổ sách dùng để lập báo cáo: Để vận dụng các tài khoản chi phí trên chứng từ KTTC, bộ phận KTQT có thể chi tiết hóa cho từng lại hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ hay từng cửa hàng, phân xưởng hoặc kết hợp cả 2 để hình thành nên tài khoản chi tiết phục vụ cho KTQT. Đặc biệt, DN cần quan tâm kiểm soát yếu tố chi phí sản xuất chung, do chi phí sản xuất chung có một số đặc điểm khác với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp.

Tốt nhất DN nên phân bổ dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau, tùy theo tính chất phát sinh của chi phí, chẳng hạn như: Đối với vật liệu gián tiếp dựa vào số giờ máy hoạt động làm căn cứ phân bổ; Đối với chi phí nhân công gián tiếp, phân bổ theo tiêu thức số giờ làm việc của công nhân trực tiếp; Đối với chi phí dự trữ nguyên vật liệu, phân bổ căn cứ theo lượng nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng...

- Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị: Đối với các DNNVV, có thể sử dụng một số báo cáo sau để cung cấp cho các nhà quản trị trong việc kiểm soát, đánh giá và ra quyết định: Báo cáo bán hàng; Báo cáo chi phí sản xuất; Báo cáo tình hình thực hiện dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý; Báo cáo tình hình thực hiện định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp; định mức chi phí biến phí sản xuất chung, định mức định phí phí sản xuất chung; Báo cáo giá thành sản phẩm; Báo cáo bộ phận; Báo cáo trung tâm trách nhiệm; Báo cáo phản ánh các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định.

Tổ chức cung cấp thông tin cho các cấp độ quản trị

Báo cáo KTQT cần được cung cấp cho người sử dụng theo đúng mục đích và đối tượng. Trong các DNNVV, đối tượng sử dụng thông tin KTQT thường là giám đốc (hay tổng giám đốc), phó giám đốc phụ trách sản xuất, kinh doanh, cửa hàng trưởng… Khi lựa chọn thông tin trên các báo cáo, các nhà quản trị thường hướng sự chú ý đầu tiên vào việc nhận diện các yếu tố thành công chủ yếu của DN, kế đến là phản ảnh tình hình thực hiện kế hoạch và kiểm tra các kết quả cuối kỳ về tình hình hoạt động và quản lý DN.

Các bộ phận thừa hành thường đánh giá từng phần trong phạm vi kiểm soát, các thông tin cần thiết chủ yếu là kiểm soát và cải tiến các hoạt động. Thông tin đó mang tính thường xuyên và không khái quát. Ở các nhà quản trị cấp cao hơn thường không tham gia trực tiếp vào quá trình hoạt động thường ngày mà đánh giá dựa vào các báo cáo thực hiện của từng bộ phận thừa hành do KTQT cung cấp.

Tóm lại, tổ chức công tác KTQT trong các DN nói chung và các DN DNNVV nói riêng đòi hỏi vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật, do vậy người làm công tác KTQT ngoài nghiệp vụ chuyên môn còn cần có nhiệt huyết và tư duy sáng tạo. Trên cơ sở đánh giá khái quát thực trạng vận dụng KTQT trong lĩnh vực logistics cho các DNNVV tại TP. Hồ Chí Minh và các quan điểm đã được trình bày, bài viết xây dựng các bước tổ chức KTQT trong các DNNVV khá cụ thể. Nếu được vận dụng thích hợp và linh hoạt sẽ giúp DN tăng cường tính hiệu quả trong công tác quản trị, góp phần giúp các DN ổn định và phát triển trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, hội nhập kinh tế khu vực và thế giới.    

Tài liệu tham khảo:

1. Phạm Xuân Thành, Luận án Tiến sỹ, Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh – 2000;

2. Phạm Ngọc Toàn (2010), Vận dụng hiệu quả các mô hình đánh giá kết quả hoạt động trong các doanh nghiệp Việt Nam, Tạp chí Kế toán số 84;

3. Hội Doanh nhân trẻ TP. Hồ Chí Minh, Hội thảo khoa học, “Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa vượt qua khủng hoảng” vào ngày 16/06/2012 tại TP. Hồ Chí Minh;

4. http://baodientu.chinhphu.vn/Home/TP-Ho-Chi-Minh-Nhieu-doanh-nghiep-nho-va-vua-da-phuc-hoi/2013/164917.vgp.