Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp tư nhân

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp có vai trò hết sức quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Với chức năng thu nhận, xử lý, và cung cấp thông tin cũng như kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp, công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý ở một doanh nghiệp, trong đó có doanh nghiệp tư nhân. Trong khuôn khổ bài viết này, tác giả tập trung phân tích đặc điểm của doanh nghiệp tư nhân, để từ đó làm rõ nội dung tổ chức công tác kế toán tại loại hình doanh nghiệp này.

Ảnh minh họa: Nguồn internet
Ảnh minh họa: Nguồn internet

Khái quát về doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp (DN) tư nhân hay công ty tư nhân là một loại hình DN được quy định tại Luật DN 2020. Theo Điều 188 của Luật này thì DN tư nhân được hiểu như sau: DN tư nhân là DN do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của DN. Chủ sở hữu duy nhất của DN tư nhân là một cá nhân. DN tư nhân không có tư cách pháp nhân. DN tư nhân có các đặc điểm sau:

- Nguồn vốn ban đầu của DN tư nhân chủ yếu xuất phát từ tài sản cá nhân chủ DN. Nguồn vốn này chủ DN tư nhân sẽ tự đăng kí. Trong quá trình hoạt động chủ DN tư nhân có thể tăng giảm vốn đầu tư theo ý mình mà không phải khai báo với cơ quan đăng ký kinh doanh trừ trường hợp giảm vốn xuống dưới mức đã đăng ký ban đầu.

- Chủ DN tư nhân có toàn quyền quyết định đối với tất cả hoạt động kinh doanh của DN bao gồm cả việc sử dụng lợi nhuận sau khi đã nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.

- Chủ DN tư nhân là đại diện theo pháp luật của DN. Tuy nhiên cũng có thể thuê người khác làm giám đốc để quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trong trường hợp này chủ DN tư nhân vẫn phải chịu trách nhiệm trước mọi hoạt động của DN. Giới hạn về chịu trách nhiệm này giữa chủ DN tư nhân và người được thuê sẽ căn cứ vào hợp đồng đã giao kết. 

Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp tư nhân

Tổ chức công tác kế toán trong DN nói chung và tổ chức công tác kế toán tại các DN tư nhân nói riêng có thể hiểu là việc xây dựng, thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các đối tượng kế toán; phương pháp kế toán; bộ máy kế toán với những con người am hiểu nội dung, phương pháp kế toán, biểu hiện qua hình thức kế toán thích hợp trong mỗi DN cụ thể nhằm mục đích phát huy cao nhất tác dụng của kế toán trong công tác quản lý DN. Luật Kế toán 2015, có hiệu lực từ ngày 01/01/2017 quy định các nội dung cơ bản về tổ chức công tác kế toán bao gồm:

Thứ nhất, tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của một DN là tập thể các cán bộ, nhân viên kế toán tại DN cùng với các phương tiện thiết bị kỹ thuật để thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê và công tác tài chính tại DN.

Tổ chức bộ máy kế toán là công việc sắp xếp, phân công, bố trí công tác cho các kế toán viên trong bộ phận/đơn vị phù hợp với bộ máy hoạt động cùng với những yêu cầu được quản lý đưa ra. Đồng thời, cần đảm bảo chỉ đạo và thực hiện tập trung, thống nhất và toàn diện, chuyên môn hóa, hoàn thành công tác kế toán đơn vị. Hiện nay, DN tư nhân cũng tương đồng với các DN khác trong việc tổ chức bộ máy kế toán ở chỗ bộ máy kế toán có thể tiến hành theo một trong ba hình thức: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung; tổ chức bộ máy kế toán phân tán và tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán).

Theo quy định hiện hành, DN tư nhân phải bố trí người làm kế toán đảm bảo các quy định của Luật Kế toán, số lượng người làm kế toán tùy theo quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý, chức năng nhiệm vụ hoặc biên chế của đơn vị. DN có thể bố trí người làm kế toán kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế toán không nghiêm cấm.

Thứ hai, tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: là công việc tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ và giao dịch đó, đồng thời, tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học, hợp lý đảm bảo nguyên tắc thời gian luân chuyển ngắn nhất, không trùng lặp, không bỏ sót các chứng từ đã phát sinh. Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính quy định, DN tư nhân có thể tự thiết kế chứng từ kế toán nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố theo quy định để thu nhận và cung cấp thông tin kế toán.

Thứ ba, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản kế toán là phương tiện để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt. Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, DN tư nhân căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động cũng như đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình. Hiện nay, có ba hệ thống tài khoản để DN có thể lựa chọn bao gồm: Hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán DN; Hệ thống tài khoản ban hành kèm theo thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 về chế độ kế toán DN nhỏ và vừa; Hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Thông tư số 132/2018/TT-BTC ngày 28/12/2018 về chế độ kế toán DN siêu nhỏ.

Thứ tư, tổ chức hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế thể hiện toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của DN và phản ánh lên các báo cáo kế toán. Tổ chức hệ thống sổ kế toán là xác định số lượng sổ, kết cấu các loại sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ tại đơn vị kế toán.

DN tư nhân phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán được quy định tại Luật Kế toán về mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán; Sửa chữa sai sót; Khóa sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản sổ kế toán; Xử lý vi phạm liên quan đến sổ kế toán. DN phải khóa sổ kế toán cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật. Trường hợp DN thực hiện ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện quy định về sổ kế toán theo Luật Kế toán và chế độ kế toán hiện hành. Sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm.

Về hình thức kế toán, DN tư nhân có thể sử dụng 1 trong 4 hình thức: Hình thức kế toán nhật ký chứng từ, hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán nhật ký chung và hình thức kế toán Nhật ký sổ cái. Mỗi hình thức kế toán có ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh mà các DN tư nhân có thể lựa chọn hình thức kế toán phù hợp vơí đơn vị mình để từ đó cung cấp những thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, đáng tin cậy giúp cho việc quản lý và ra quyết định của giám đốc.

Thứ năm, tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán: Đây cũng là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác kế toán của DN tư nhân. Nhà nước có quy định thống nhất về nội dung, phương pháp, thời gian lập và gửi đối với các báo cáo tài chính để cung cấp thông tin cho các đối tượng quan tâm, phục vụ cho việc ra các quyết định phù hợp.

Phân tích báo cáo tài chính được hiểu là quá trình xử lý các số liệu, thông tin tài chính nhằm đánh giá về hệ thống về tài chính của DN, tìm hiểu nguyên nhân, xác định nhân tố ảnh hưởng và đưa ra các giải pháp phù hợp với quyết định của các đối tượng sử dụng. Tài liệu chủ yếu trong phân tích tài chính là hệ thống báo cáo tài chính DN, nói cách khác phân tích báo cáo tài chính là bộ phận cơ bản của phân tích tài chính. Thông qua phân tích tài chính nói chung và phân tích báo cáo tài chính nói riêng, các đối tượng sử dụng thông tin đánh giá được tình hình tài chính, thực trạng tài chính của DN, hiểu được bản chất vấn đề họ quan tâm và giúp họ đưa ra các quyết định phù hợp.

Thứ sáu, tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Tổ chức công tác kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán tại DN tư nhân. Bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh là nhiệm vụ quan trọng nhất của các DN nói chung và của các DN tư nhân nói riêng trong nền kinh tế thị trường. Để thực hiện tốt những nhiệm vụ đó thì công tác kiểm tra kế toán giữ vị trí quan trọng.

Kế toán có chức năng kiểm tra là do phương pháp và trình tự ghi chép, phản ánh của nó. Việc ghi sổ kế toán một cách toàn diện, đầy đủ theo trình tự thời gian kết hợp với theo hệ thống; việc cân đối, đối chiếu lẫn nhau giữa các khâu nghiệp vụ ghi chép, giữa các tài liệu tổng hợp và chi tiết, giữa chứng từ sổ sách và báo cáo kế toán, giữa các bộ phận, không những đã tạo nên sự kiểm soát chặt chẽ đối với các hoạt động kinh tế tài chính, mà còn đảm bảo sự kiểm soát tính chính xác của bản thân công tác kế toán.

Công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ DN tư nhân thường do giám đốc và kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo. Trong bộ máy kế toán của DN tư nhân, tùy quy mô, mà cơ cấu riêng bộ phận kiểm tra kế toán hoặc nhân viên chuyên trách kiểm tra kế toán.

Thứ bảy, tổ chức trang bị, ứng dụng công nghệ xử lý thông tin trong công tác kế toán: Trong kỷ nguyên kỹ thuật số ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã hỗ trợ rất nhiều hoạt động của bộ phận kế toán của DN nói chung và DN tư nhân nói riêng. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giảm bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác kế toán.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán tại DN tư nhân được biểu hiện cụ thể qua 3 mức sau:

- Mức xử lý bán thủ công: Được hiểu là dùng máy tính và các ứng dụng văn phòng như: Word, Excel… Mức độ áp dụng này cũng đem lại nhiều thành công cho các DN tư nhân quy mô nhỏ trong giai đoạn đầu áp dụng công nghệ thông tin.

- Mức tự động hóa công tác kế toán: Phần mềm kế toán là chương trình được thiết lập nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán. Với việc thiết kế là các menu liệt kê các danh mục các chức năng phần mềm cho phép người làm kế toán lựa chọn để máy tính thực hiện. Tùy theo mức độ phân quyền đến đâu người làm kế toán được phép truy cập để sửa dữ liệu kế toán.

- Mức tự động hóa công tác quản lý: Ngoài xử lý các công việc gói gọn ở bộ phận kế toán, công nghệ thông tin đã mở rộng triển khai ứng dụng trên góc độ toàn DN, đem lại thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của DN. Mô hình quản trị thường được áp dụng là ERP (hệ thống hoạch định nguồn nhân lực) với phân hệ kế toán làm trung tâm

Các DN tư nhân sẽ tùy thuộc vào quy mô cũng như đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để quyết định mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào đơn vị mình sao cho có hiệu quả nhất.

Tóm lại, tổ chức công tác kế toán tại các DN tư nhân có vai trò quyết định đến chất lượng của công tác kế toán cũng như công tác quản lý tại các đơn vị này. Do mỗi DN có một đặc thù riêng nên việc nghiên cứu các điểm đặc thù của từng DN để tổ chức công tác kế toán tại từng DN một cách khoa học và có hiệu quả đang là một nhu cầu cấp thiết.   

Tài liệu tham khảo

1.Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13;

2.Chính phủ (2016), Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán năm 2015;

3.Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán DN;

4.Bộ Tài chính (2016), Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 hướng dẫn chế độ kế toán DN nhỏ và vừa;

5.Đào Ngọc Hà (2018), Tổ chức công tác kế toán DN theo quy định của Luật Kế toán 2015.

(*) Trần Ngọc Diệp – Học viện Tài chính.

(**) Bài đăng trên Tạp chí Tài chính số kỳ 1 tháng 10/2021.