Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan.

Hệ thống KSNB bao gồm năm thành phần: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và trao đổi thông tin, hoạt động giám sát. Khi thiết kế và vận hành hệ thống KSNB, các doanh nghiệp (DN) cần chú ý đến các thành phần này, đồng thời cần quan tâm mức độ tác động của các thành phần đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB để có những biện pháp ưu tiên trong quá trình thiết kế nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.

KSNB cần được thiết lập hòa quyện vào các bước, các giai đoạn của quá trình thực hiện các hoạt động của tổ chức. KSNB không phải là hoạt động chính của một tổ chức. Hoạt động chính của tổ chức là các hoạt động được thực hiện trực tiếp tạo ra giá trị cho tổ chức.

Nếu không có rủi ro nào phát sinh đối với quá trình thực hiện hoạt động chính của tổ chức, KSNB không cần thiết phải được thiết lập. KSNB đóng vai trò như các biện pháp để hỗ trợ hoạt động chính được thực hiện hướng đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Nếu không có KSNB được thiết lập, khả năng các hoạt động của tổ chức có thể đạt được các mục tiêu sẽ bị giảm thấp, thậm chí, khả năng không đạt được các mục tiêu là cao. Tuy nhiên, việc thiết lập một hệ thống KSNB với mức hữu hiệu nhất định không chắc chắn giúp cho các hoạt động của tổ chức đạt được các mục tiêu. KSNB được thiết lập phù hợp chỉ đem lại một mức độ đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được các mục tiêu của các hoạt động của tổ chức.

Mặt khác, KSNB cũng cần được thiết lập phù hợp với mức độ rủi ro mà tổ chức có thể chấp nhận. Với mỗi mục tiêu hoạt động và mức rủi ro có thể chấp nhận đã được xác định, KSNB được thiết lập và thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động trong mức rủi ro mà tổ chức có thể chấp nhận.

Một vấn đề quan trọng, KSNB là không miễn phí, tổ chức phải bỏ ra các khoản chi phí để thực hiện các biện pháp KSNB. KSNB không phải là hoạt động chính – tạo ra giá trị cho tổ chức, lại còn tiêu hao các nguồn lực của tổ chức, trong khi nguồn lực của tổ chức là có hạn và cần phải ưu tiên cho các hoạt động tạo ra giá trị. Vì vậy, tổ chức cần thiết lập KSNB với chi phí bỏ ra là hợp lý nhất, cân bằng chi phí – lợi ích khi xem xét thiết lập và vận hành KSNB.

Đằng sau sự tồn tại và thành công của bất kỳ tổ chức nào cũng là một hệ thống KSNB hiệu quả và hợp lý. KSNB yếu kém có thể góp phần vào thua lỗ, thất bại và tổn hại đến danh tiếng của tổ chức. Có thể thấy, KSNB đóng một vai trò then chốt trong quản trị rủi ro của tổ chức. Một hệ thống KSNB hữu hiệu tạo điều kiện đảm bảo tính kinh tế, hiệu quả và hiệu suất các hoạt động, tính tin cậy của báo cáo nội bộ và báo cáo bên ngoài, và tăng cường tính tuân thủ với các luật và các quy định.

Hệ thống KSNB của các tổ chức khác nhau được vận hành với các mức độ hữu hiệu khác nhau. Tương tự, một hệ thống KSNB cụ thể của một tổ chức cũng sẽ vận hành với mức độ hữu hiệu khác nhau ở những thời điểm khác nhau. Một hệ thống KSNB hữu hiệu nếu hội đồng quản trị và nhà quản lý đảm bảo hợp lý đạt được ba mục tiêu sau đây:

Thứ nhất, mục tiêu hoạt động. Liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động của tổ chức, bao gồm các mục tiêu về hoạt động, tài chính, bảo vệ tài sản tránh mất mát. Do đó, tổ chức phải hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt ở mức độ nào.

Thứ hai, mục tiêu báo cáo. Liên quan đến báo cáo tài chính và báo cáo phi tài chính trong và ngoài nước cho các bên liên quan, bao gồm độ tin cậy, tính kịp thời, tính minh bạch hoặc các điều khoản, các tiêu chuẩn, các chính sách được thiết lập bởi các nhà quản lý.

          Thứ ba, mục tiêu tuân thủ. Liên quan đến pháp luật và các quy định hiện hành đang được tuân thủ. Như vậy, trong khi KSNB là một quá trình thì sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ lại là một trạng thái (tình trạng) của quá trình đó ở một thời điểm nhất định. Việc đánh giá hữu hiệu của kiểm soát nội bộ là mang tính xét đoán. Bên cạnh đó, để đánh giá KSNB hữu hiệu (nói chung), ngoài 3 tiêu chí trên, còn cần phải đánh giá thêm (chỉ tiêu thứ tư và thứ năm):.

Thứ tư, năm bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ có hiện hữu không?

Thứ năm, nếu có, chúng có hoạt động hữu hiệu không?

Có thể thấy, sự hữu hiệu của năm bộ phận cấu thành của một hệ thống KSNB cũng chính là tiêu chí để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB. Tuy nhiên, cần lưu ý, khi cho rằng 5 tiêu chí trên cần được thỏa mãn khi đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ thì điều này cũng không có nghĩa là mỗi bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ đều phải hoạt động y hệt như nhau hoặc cùng mức độ ở các bộ phận khác nhau.

Lý do là có sự bù trừ tự nhiên giữa các bộ phận của hệ thống KSNB. KSNB phục vụ cho nhiều mục tiêu vì vậy kiểm soát hữu hiệu ở bộ phận này có thể phục vụ cho mục tiêu kiểm soát ở bộ phận kia. Đồng thời, để đối phó với một rủi ro cụ thể, nhà quản lý có thể đề ra nhiều mức độ kiểm soát khác nhau ở các bộ phận khác nhau.

Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB và tiêu chí trên được áp dụng cho toàn bộ hệ thống KSNB hoặc cho một hoặc một số nhóm mục tiêu. Khi xem xét một trong ba nhóm mục tiêu, chẳng hạn KSNB với việc lập báo cáo tài chính nếu các tiêu chí trên đều được thỏa mãn sẽ giúp tổ chức nhận xét rằng KSNB đối với việc lập báo cáo tài chính là hữu hiệu.