KPI là hệ thống chỉ số phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp, bộ phận hay cá nhân. Chỉ số này có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra.

Cụ thể, chỉ số KPI là công cụ triển khai và đo lường hiệu quả thực hiện các chiến lược; giúp nhà điều hành luôn được cập nhật tình trạng của doanh nghiệp. Chỉ số KPI đo lường hiệu suất của doanh nghiệp, bộ phận và cá nhân so với mục tiêu đề ra.

Chỉ số KPI hỗ trợ cấp quản lý đưa ra chế độ lương thưởng theo kết quả hợp lý; nhờ vậy có thể tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn. Chỉ số KPI giúp nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc; hiểu rõ các công việc quan trọng, ưu tiên làm trước để đạt mục tiêu. 

KPI là một công cụ hiện đại giúp cho các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực.

Ví dụ, đối với lĩnh vực nhân sự có thể gồm: Tuyển dụng, Đào tạo, Năng suất của nguồn nhân lực, An toàn lao động, Giờ làm việc, Lương, Đánh giá công việc, Hoạt động cải tiến, Lòng trung thành, Tài chính...

Do đó, KPI áp dụng cho nhiều mục đích quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, của cá nhân. Nói cách khác, KPI chính là mục tiêu công việc mà tổ chức, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân cần đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.

Một tổ chức, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều loại chỉ số KPI cho các lĩnh vực hoạt động khác nhau, tùy thuộc và mục tiêu chiến lược của mình. Có thể là các chỉ số liên quan đến hiệu quả tài chính, liên quan đến thị trường và cạnh tranh, hay quản lý nguồn nhân lực, chất lượng và môi trường...

Nhìn chung, lợi ích khi áp dụng KPI tại doanh nghiệp rất lớn. KPI giúp cho việc thiết lập và đạt đươc các mục tiêu chiến lược thông qua việc xây dựng các mục tiêu cụ thể ở cấp độ, thậm chí đến từng cá nhân.

Việc thiết lập mục tiêu, thông báo mục tiêu, đưa ra các biện pháp và nỗ lực đạt được mục tiêu sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh.

Cán bộ quản lý ở các cấp trong tổ chức, doanh nghiệp có thể theo dõi KPI để đánh giá xem các nhóm làm việc có đạt được mục tiêu kinh doanh không và hiệu quả tăng lên hay giảm sút. KPI có thể dùng để đánh giá hiệu quả giữa các nhóm khác nhau trong doanh nghiệp hoặc đối thủ cạnh tranh khác. 

Đặc biệt, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp cũng thiết lập các KPI, từ đó hỗ trợ đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Dữ liệu về mức độ hiệu quả của từng bộ phận có thể hình thành nên KPI của cả doanh nghiệp, phản ánh hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp...