Theo một số ước tính, ngày nay người ta thường phải bỏ ra tới 28% thời gian làm việc để đọc và trả lời email. Do đó, việc viết email thế nào cho đúng là rất quan trọng. Alyssa Gelbard, nhà sáng lập và là chủ tịch của dịch vụ tư vấn Resume Strategists, cho biết: “Lạm dụng một số từ ngữ dư thừa trong email có thể làm giảm ý nghĩa thông điệp của bạn, và tạo cảm giác là bạn thiếu sự quả quyết”.

Đã đến lúc bạn cần tránh sử dụng những cụm từ dưới đây khi sử dụng email nếu bạn muốn nhận được sự tin cậy trong công việc, cũng như muốn nhận được những câu trả lời có ý nghĩa.

1. “Chỉ…” / “Đơn giản là…”

Ví dụ: “Tôi chỉ muốn kiểm tra xem bạn có thông tin phản hồi nào về các bản thảo tôi đã gửi qua hay không.”

Tại sao? Kate Gremillion, CEO và người sáng lập Mavenly + Co, cho biết: “Từ này hạ thấp tầm quan trọng của công việc đang được thảo luận. Nó hàm ý rằng đây là việc không cần được ưu tiên, hoặc không đòi hỏi kỹ năng hay thời gian đáng kể.”

Hãy dùng: “Bạn có phản hồi nào về các bản thảo tôi đã gửi qua không? Tôi cần chúng vào cuối ngày”

2. “Có thể”

Ví dụ: “Có thể tôi sẽ gửi bản phân công nhiệm vụ vào buổi trưa.”

Tại sao? Từ này mang hàm ý không chắc chắn. Nếu bạn đang do dự về điều gì đó, hãy cung cấp thông tin thực tế hơn.

Hãy dùng: “Tôi không có khả năng gửi các bảng phân công nhiệm vụ vào trưa nay vì tôi cần phải hoàn thành một số công việc. Tôi sẽ gửi chúng vào cuối ngày hôm nay.”

3. “Thử…” / “Cố gắng…”

Ví dụ: “Tôi sẽ thử chỉnh sửa bài viết bạn đã gửi cho tôi.”

Tại sao? Từ này cho thấy bạn không tự tin vào khả năng của bản thân mình. Việc yêu cầu sự trợ giúp từ người khác chẳng có gì sai, nó cho thấy bạn thực sự quan tâm về kết quả công việc.

Hãy dùng: “Tôi sẽ sửa bài viết ngay bây giờ. Bạn có thể dành cho tôi 5 phút trước khi tôi bắt tay vào làm được không, vì tôi có một số thắc mắc?”

4. “Nghĩ rằng…” / “Theo quan điểm của tôi thì…” / “Tôi cảm thấy là…”

Ví dụ: “Tôi nghĩ rằng chúng ta nên kiểm tra số lượng bạch cầu của bệnh nhân.”

Tại sao? Cách nói này sẽ tạo điều kiện để người nghe bác bỏ ý kiến của bạn. Hãy tự tin vào ý kiến của bản thân mình.

Hãy dùng: “Hãy kiểm tra lượng bạch cầu của bệnh nhân”.

5. “Thứ gì đó”

Ví dụ: “Tôi đã thấy đơn khiếu nại của khách hàng. Tôi sẽ tặng họ phiếu giảm giá hoặc một thứ gì đó khác.”

Tại sao? Cụm từ này cho thấy bạn không quan tâm về độ chính xác của thông tin bạn cung cấp, gây tổn hại đến hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.

Hãy dùng: “Tôi đã thấy khiếu nại của khách hàng về việc giao hàng chậm trễ ngày hôm qua. Tôi sẽ tặng họ một phiếu giảm giá vào lần mua hàng tiếp theo.”

6. “Có lẽ…”

Ví dụ: “Có lẽ là chúng ta nên giải thích lý do chúng ta bắt tay vào công việc kinh doanh”, “Có lẽ là tôi sẽ dự hội nghị vào tháng Ba.”

Tại sao? Nó tạo cảm giác là bạn không có chính kiến rõ ràng, và đang có phần lo lắng

Hãy dùng: “Hãy viết một chương để nói về lý do chúng ta bắt tay vào công việc kinh doanh”, “Tôi có khả năng dự hội nghị vào tháng Ba.”

7. “Lấy làm tiếc là…”

Ví dụ: "Tôi rất lấy làm tiếc là có một cuộc họp vào lúc 1 giờ chiều, liệu chúng ta có thể làm việc lúc 2 giờ?”

Tại sao? Cách nói này hoàn toàn không cần thiết và làm giảm giá trị tiếng nói của bạn. Hãy nói thẳng ra yêu cầu của bản thân và những gì bạn muốn, không nhất thiết phải xin lỗi ngay từ đầu.

Hãy dùng: “Tôi có một cuộc họp vào lúc 1 giờ chiều. Bạn có rảnh vào lúc 2 giờ chiều không?”