Quy định chung về hóa đơn điện tử

Theo Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011, hoá đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hiện nay, HĐĐT được chia làm 4 loại gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT); hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác. Trong đó, hóa đơn GTGT được áp dụng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế gia tăng theo hình thức trừ khấu hao. Hóa đơn xuất khẩu dùng cho hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ qua bên nước ngoài. Hóa đơn bán hàng được áp dụng cho những người mua bán hàng hóa phải kê khai thuế GTGT theo hình thức trực tiếp. Các loại hóa đơn khác bao gồm: Vé điện tử, thẻ điện tử, tem điện tử, phiếu xuất kho, các chứng từ điện tử có cùng nội dung nhưng khác về mặt tên gọi như: Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Về nguyên tắc, để sử dụng HĐĐT cần đảm bảo phải xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất. Đối với hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là HĐĐT. HĐĐT có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

Thứ nhất, có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hoá đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT.

Thứ hai, tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.

Thứ ba, thông tin chứa trong HĐĐT có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Một HĐĐT hợp pháp thì phải đáp ứng được nội dung về: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn GTGT, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế GTGT, phải có dòng thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán; Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Điểm mới trong quy định về ủy nhiệm bên thứ ba lập hóa đơn điện tử

Việc ủy nhiệm cho bên thứ ba sử dụng hóa đơn để bán hàng đã có trước đây, gần nhất là quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC với hóa đơn giấy, Thông tư số 32/2011/TT-BTC áp dụng cho HĐĐT và Thông tư số 39/2014/TT-BTC áp dụng cho cả hóa đơn giấy và HĐĐT.

Quy định mới về ủy nhiệm lập hóa đơn, đối tượng được quyền ủy nhiệm hóa đơn đã có sự thay đổi. Thông tư số 153/2010/TT-BTC, Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Thông tư số 39/2014/TT-BTC trước đây quy định: “Người bán hàng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn” và “Người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ là tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ”. Quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (Khoản 7 Điều 4) thu hẹp hơn: “Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ”.

Như vậy, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không còn là người được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn. Tại Điều 3 Thông tư số 78/2021/TT-BTC đã quy định chi tiết hơn về bên thứ ba – bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn: “Bên thứ ba (là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng HĐĐT và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT) lập HĐĐT cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ”. Trong đó, bên có quan hệ liên kết với người bán có mối quan hệ về mặt tổ chức bộ máy, quan hệ về kinh tế được quy định tại Điều 5 Nghị định số 132/2020/NĐ-CP.

Theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC, HĐĐT ủy nhiệm phải thể hiện rõ ràng, đúng thực tế phát sinh về tên, địa chỉ, mã số thuế bên uỷ nhiệm và bên nhận ủy nhiệm. Đối với ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên và phải thể hiện đầy đủ các thông tin sau: Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số); Thông tin về HĐĐT ủy nhiệm (loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn); Mục đích ủy nhiệm; Thời hạn ủy nhiệm; Phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).

Bên cạnh đó, Thông tư nêu rõ, việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT, do đó bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sử dụng Mẫu số 01 ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập HĐĐT, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập HĐĐT theo thỏa thuận giữa các bên.

Bên ủy nhiệm điền thông tin của bên nhận ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm điền thông tin của bên ủy nhiệm như sau: Đối với bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả hai bên; Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” điền thông tin tên, tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế của bên ủy nhiệm.

Về trách nhiệm của bên ủy nhiệm và bên lập ủy nhiệm, khi thực hiện ủy nhiệm lập HĐĐT: Các bên phải niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua được biết. Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập HĐĐT theo thỏa thuận giữa các bên thì hai bên hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn. Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là HĐĐT không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm lập HĐĐT có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Trách nhiệm của bên ủy nhiệm được xác định cụ thể: Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cần lập văn bản pháp lý. Dùng xác nhận việc ủy nhiệm lập HĐĐT giữa hai bên. Bên ủy nhiệm cần gửi văn bản thông báo ủy nhiệm tới cơ quan thuế quản lý. Lưu ý gửi chậm nhất là 03 ngày trước khi bên được ủy nhiệm tiến hành tạo lập hóa đơn.

Khi hết hạn ủy nhiệm, hoặc một trong hai bên muốn chấm dứt quyết định ủy nhiệm trước thời hạn thì tiến hành xác định và thông báo bằng văn bản. Chỉ khi văn bản này có hiệu lực thì quyết định chấm dứt thời gian ủy nhiệm mới chính thức có hiệu lực. Lập báo cáo tổng hợp định kỳ về tình hình sử dụng những hóa đơn ủy nhiệm; báo cáo hàng quý về việc khởi tạo, sử dụng chỉnh lý hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế.

Trách nhiệm của bên nhận ủy nhiệm: Bên nhận ủy nhiệm tiến hành khởi tạo hóa đơn theo đúng quy định. Gửi thông báo nhận ủy nhiệm đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Lưu ý gửi chậm nhất là 03 ngày trước khi tiến hành lập hóa đơn ủy nhiệm đầu tiên. Đồng thời, bên ủy nhiệm phải tiến hành niêm yết thông báo ủy nhiệm tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ được ủy nhiệm lập HĐĐT để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết. Khi hết thời gian, bên nhận ủy nhiệm tiến hành tháo bỏ ngay những bảng thông báo đã niêm yết. Báo cáo tổng kết định kỳ về tình hình sử dụng các hóa đơn được ủy nhiệm.

Việc ủy nhiệm cần đúng với quy định của pháp luật. Các bên liên quan cần lưu ý một số điểm sau: Đơn vị ủy nhiệm phải được ghi lên HĐĐT được lập; Nội dung cần đẩy đủ các thông tin như: hình thức hóa đơn, loại hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, mục đích ủy nhiệm. Thời hạn ủy nhiệm, phương thức giao nhận hoặc phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.

Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm. Mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết. Đồng thời có tên, chữ ký dấu của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm.

Đơn vị nhận ủy nhiệm được bắt đầu khởi tạo, sau đó xuất hóa đơn bắt đầu từ ngày được viết trong văn bản ủy nhiệm.

Bên ủy nhiệm lập hóa đơn chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn theo đúng quy định về hóa đơn kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Không tiến hành uỷ nhiệm việc lập hóa đơn kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho cá nhân hoặc tổ chức không có hoạt động kinh doanh. Các đơn vị hoặc chi nhánh không có chức năng kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không có quyền nhận ủy nhiệm.

HĐĐT sau khi lập xong phải lưu trữ và bảo quản cẩn thận. Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định, người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng HĐĐT để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ HĐĐT theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ HĐĐT theo thời hạn nêu trên. Đối với người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. (Ví dụ: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của HĐĐT.

HĐĐT đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và thoả mãn điều kiện về nội dung của HĐĐT có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết. Nội dung của HĐĐT được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong. Khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung HĐĐT đó. HĐĐT được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận HĐĐT.

Kết luận

Như vậy, Thông tư số 78/2021/TT-BTC đã quy định chi tiết hơn về bên thứ ba – bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT lập HĐĐT cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ. Những quy định cụ thể như trên sẽ giúp các doanh nghiệp xuất hoá đơn hợp pháp, đúng quy định.

Tài liệu tham khảo

Chính phủ (2020), Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;

Bộ Tài chính (2021), Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/ 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;

Bộ Tài chính (2011), Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

(*) ThS. Nguyễn Thị Đoan Trang – Trường Đại học Duy Tân

(**) Bài đăng trên Tạp chí Tài chính kỳ 1 tháng 04/2022