Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật Bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng.

5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng.

Ứng với mỗi chữ S trong nguyên tắc 5S, doanh nghiệp có những hành động cụ thể để cải tiến văn hóa và không gian làm việc.

Đối với phương pháp Seiri (Sàng lọc), doanh nghiệp phải dựa trên tiêu chuẩn đã đề ra, loại bỏ vật không cần dùng và giữ lại số lượng vừa đủ dùng đối với những đồ vật cần thiết.

Bằng việc áp dụng phương pháp sàng lọc, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích sau: Gia tăng diện tích bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ và không gian làm việc; giảm bớt chi phí văn phòng và các dụng cụ không dùng đến; số lượng các đồ dùng cũng được giảm bớt.

Seiton (Sắp xếp) được hiểu là việc sắp xếp các vật dụng gọn gàng và dễ dàng hơn. Để có thể sắp xếp hợp lý, doanh nghiệp cần lập danh mục các đồ dùng, sắp xếp chúng theo nhóm tại những vị trí được quy định cụ thể. Văn phòng áp dụng seiton sẽ trông chuyên nghiệp, người dùng sẽ dễ dàng tìm thấy vật dụng cần thiết.

Theo phương pháp Seiso (Sạch sẽ), người thực hiện phải vệ sinh sạch sẽ các dụng cụ, không gian làm việc và cả thân thể, tinh thần.

Để thực hiện phương pháp này hiệu quả, doanh nghiệp nên phân chia từng cá nhân sẽ phụ trách vệ sinh khu vực nào và bắt đầu tiến hành vệ sinh các dụng cụ, vật dụng. Bên cạnh đó,  cần tiến hành cải tiến và lập các tiêu chuẩn cho từng vật dụng, thiết bị.

Lợi ích khi thực hiện phương pháp Seiso ở nơi làm việc có thể kể đến như: Cải thiện môi trường làm việc thông thoáng, sạch sẽ hơn; nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc...

Seiketsu (Săn sóc) là phương pháp nhằm duy trì 3S ở trên được tiến hành hiệu quả hơn. Khi thực hiện Seiketsu, cần tạo tiêu chuẩn cho các hoạt động, thể hiện qua nội quy và quy trình cùng kế hoạch rõ ràng. Tiếp theo, doanh nghiệp hãy tiến hành đánh giá định kỳ các hoạt động được thực hiện theo 5S, qua đó văn hóa làm việc cũng được xây dựng.

Những lợi ích mà phương pháp Seiketu đem lại là: Tiêu chuẩn hóa các tiêu chuẩn cho Seiri, Seiton và Seiso; tạo ra những hướng dẫn để đi đến Shitsuke.

Cuối cùng, Sitsuke (Sẵn sàng) được hiểu là quá trình thực hiện đào tạo nhân viên theo tiêu chuẩn để hình thành những nguyên tắc làm việc và thói quen tốt. Các bước cần thực hiện khi áp dụng phương pháp Sitsuke là lên kế hoạch và chuẩn bị tài liệu cho việc đào tạo. Sau đó, Công ty sẽ tiến hành thực hiện đào tạo và có giai đoạn đánh giá sau quá trình này.

Một trong những ví dụ điển hình áp dụng thành công 5S là trường hợp Công ty Vận chuyển Khí Đông Nam Bộ (KĐN).

Phong trào thực hiện 5S của KĐN nhằm vươn tới hệ thống quản lý bớt sự áp đặt, chỉ huy; tăng dần tính tự giác, phát huy vai trò của mỗi  cá nhân; tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả với sự cởi mở, lòng tin và sự thân thiện.

Tuy nhiên, việc áp dụng 5S của KĐN không phải là một “áp chế” nặng nề. Lãnh đạo doanh nghiệp kêu gọi cán bộ công nhân viên cùng chung tay thực hiện thành công 5S với tinh thần tự giác, thoải mái, vui vẻ; coi đây là một lần chung sức tạo dựng lại môi trường làm việc.

Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo công ty cần luôn đồng hành sát cánh cùng toàn thể cán bộ công nhân viên, xây dựng văn hóa năng động và kỷ luật...