Khái niệm 5S bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ XX. Theo định nghĩa 5S là Seiri (sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và bỏ đi); Seiton (sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy); Seiso (sạch sẽ vệ sinh thiết bị, dụng cụ và nơi làm việc); Seiketsu (săn sóc nơi làm việc bằng cách luôn thực hiện 3S trên) và Shitsuke (sẵn sàng giáo dục rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác).

Việc áp dụng thành công 5S đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, điển hình như tại Công ty TNHH MTV Quang Quân Nha Trang. Đây là doanh nghiệp chuyên sản xuất sản phẩm từ plastic, cao su. Sản phẩm của công ty là các khay, bát, cốc, ống hút… dùng một lần, phục vụ thị trường trong nước.

Một số vấn đề gây lãng phí cho hoạt động sản xuất của công ty đã được các chuyên gia chỉ ra: Tại nhà xưởng, đồ đạc, dụng cụ, vật tư, nguyên liệu để bày bừa, lộn xộn mất nhiều thời gian tìm kiếm; nhiều thiết bị, đồ vật không cần thiết cho công việc nằm chiếm diện tích nhà xưởng.

Khi đưa màng vào máy hút và khi hút màng xong chuyển bán thành phẩm qua các máy bế sẽ phải di chuyển khá xa, gây lãng phí thời gian.

Để giảm những lãng phí trên, Công ty đã tiến hành: Sàng lọc, sắp xếp, định danh, định vị lại nơi để dụng cụ và nguyên vật liệu thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý; xây dựng bảng thông tin hoạt động 5S, quản lý trực quan; tuyên truyền 5S thông qua bang rôn, khẩu hiệu…

Chỉ trong thời gian ngắn áp dụng 5S, Quang Quân Nha Trang đã thu được kết quả rất tích cực.

Cụ thể như, sản lượng sản xuất tăng dẫn đến giảm chi phí vận chuyển 58%, từ gần 49 triệu đồng/tháng xuống gần 21 triệu đồng/tháng. Quãng đường vận chuyển từ khi đưa màng vào máy hút giảm từ 38m/lần xuống còn 6m/lần. Quãng đường vận chuyển từ máy hút màng đến máy bế giảm từ 27 m/lần xuống còn 11m/lần.

Để tiếp tục nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, các chuyên gia tư vấn đề xuất công ty nên có cơ chế chia sẻ lợi ích, thành quả mà 5S nói riêng và hoạt động cải tiến nói chung mang lại cho các thành phần tham gia để tạo động lực giúp họ tích cực tham gia thực hiện nâng cao năng suất, chất lượng.

Xem xét tích hợp phần hiệu quả thực hiện hệ thống vào hệ thống lương của công ty. Định kỳ hàng năm, công ty cần đào tạo lại cho cán bộ, công nhân viên nâng cao nhận thức về cải tiến năng suất chất lượng.

Tăng hơn 50% sáng kiến để cải thiện năng suất lao động

Bắt đầu từ năm 2016, Công ty cổ phần Cao su Đà Nẵng đã đồng loạt triển khai thực hiện 10 khóa đào tạo từ cơ bản đến nâng cao cho 1.700 cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, tập trung chủ yếu vào việc hiểu rõ về khái niệm và giá trị của 5S, lợi ích khi áp dụng 5S đối với tổ chức và cá nhân trong doanh nghiệp.

Đặc biệt, cán bộ công nhân viên của Công ty được tìm hiểu, thực hành và ứng dụng các kỹ thuật triển khai 5S, từ đó hình thành được kỹ năng cải tiến trong công việc thường ngày.

Theo đó, Ban Lãnh đạo Công ty đã hoạch định tốt tầm nhìn, điểm đến về 5S của công ty và luôn đưa ra những lời khuyên hữu ích cho những người làm công tác 5S.

Lãnh đạo công ty luôn xử lý công bằng và kiên quyết, không có sự cả nể, nhân nhượng trong toàn quá trình triển khai chương trình 5S; khen thưởng, xử phạt kịp thời trong quá trình thực hiện.

Mọi cán bộ công nhân viên đã tiếp nhận chương trình 5S với thái độ tích cực, cầu thị. Đồng thời hào hứng tham gia xây dựng một cuộc thay đổi cho nội bộ cũng như diện mạo của công ty.

Việc triển khai và áp dụng chương trình 5S đã làm thay đổi rất nhiều từ ý thức người lao động, được tiếp cận với công cụ quản lý tiên tiến, tới nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm và cảnh quan môi trường nhà máy cũng trở nên sạch đẹp hơn.

Đại diện Công ty cổ phần Cao su Đà Nẵng cho biết, công ty đã chọn phương pháp 5S, Kaizen để tổ chức, quản lý công việc, giữ môi trường gọn gàng, sạch đẹp tại nơi làm việc.

Công ty đã đào tạo, huấn luyện cho hơn 2.000 công nhân viên, ban hành các quy định khen thưởng… Nhờ đó, không chỉ nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp mà còn giúp tăng hơn 50% sáng kiến để cải thiện năng suất lao động trong cán bộ công nhân viên, giảm thiểu gần như hoàn toàn tai nạn lao động trong sản xuất...