5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc. 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật gồm: Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (săn sóc) và Shitsuke (sẵn sàng).

Cụ thể, sàng lọc là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Sắp xếp là tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng.

Sạch sẽ là thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra, còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn.

Săn sóc là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S.

Cuối cùng, sẵn sàng là rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong. 5S còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.

5S là một phương pháp có hệ thống nhằm: Tổ chức, bố trí khu vực làm việc một cách hợp lý; giữ gìn vệ sinh nơi làm việc; làm việc theo các nguyên tắc và tiêu chuẩn.

Có thể khẳng định, 5S là nền tảng để dễ dàng phát hiện ra điều bất thường tại nơi làm việc, từ đó liên tục cải tiến để công việc an toàn, đạt năng suất và tiết kiệm hơn.

Thời gian qua, việc thực hiện thành công 5S tại nhiều doanh nghiệp đã mang lại những kết quả đáng ngạc nhiên. Cụ thể như, nơi làm việc trở nên sạch sẽ và gọn gàng hơn; việc chấp hành kỷ luật sẽ tốt hơn, các thao tác xử lý công việc trở nên dễ dàng, an toàn, nhân viên sẽ tự hào về nơi làm việc của mình, tăng cường việc phát huy sáng kiến của tất cả mọi người trong doanh nghiệp, tránh được những lãng phí không cần thiết…

Ví dụ điển hình có thể kể tới là trường hợp tại Công ty cổ phần Nhựa Hưng Yên. Sau khi áp dụng 5S, các địa điểm sản xuất của công ty không có tiếng ồn, khói bụi. Bên trong cơ sở sản xuất, tường nhà, nền xưởng không bụi bặm, nguyên liệu nhựa trắng phau, sạch tinh, không mùi.

Tiêu chuẩn bảo hộ lao động ở đây cẩn thận, như quy định phải đi qua máy hút để khử khuẩn, bụi… Trước khi vào xưởng, buộc phải đội chụp tóc, có thể phải chụp tai với một số người đứng máy, không bắt buộc đeo khẩu trang vì không có mùi hôi…

Hay như tại Công ty cổ phần nhựa Thái Bình Dương, nhờ áp dụng 5S, thay vì phong cách làm việc cũ, hiện nay hàng ngày từng cán bộ, công nhân phải chú ý sạch sẽ, ngăn nắp từ chính bàn làm việc của mình. Tất cả những vật dụng cần thiết đều phải để đúng vị trí, khi cần dùng không mất thời gian tìm kiếm.

Công ty chủ yếu xuất khẩu hàng sang Nhật Bản. Khách hàng này luôn coi trọng tính ổn định chất lượng sản phẩm. Nhờ thực hiện 5S và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 mà doanh nghiệp nhận được những đơn hàng lớn hơn.

Tương tự, tại Công ty cổ phần Tôn Đông Á, sau khi xác định triển khai 5S, doanh nghiệp đã nhận thấy một số vấn đề tồn tại tại nơi làm việc như: Trong kho không có lối đi lại, nhiều vật dụng không phải thành phẩm được lưu trong kho (palet gỗ, phế phẩm, vỏ máy điều hòa, động cơ).

Tại phân xưởng cơ khí, nhiều động cơ không được phân loại, không có lối đi để lấy động cơ. Tại dây chuyền mạ tôn, nhiều vật dụng để lộn xộn gần khu vực tủ điện, có một số biển báo, cảnh báo…

Sau khoảng 1 năm triển khai 5S, những vấn đề này đã không còn. Cụ thể, tại các khu vực sản xuất, các khẩu hiệu 5S đã được xây dựng, vạch kẻ phân chia khu vực, có nhãn định danh tại các giá kệ; sản phẩm tại các kho hàng được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp giúp cho công tác tìm kiếm dụng cụ làm việc tại công ty được thực hiện nhanh hơn.

Đáng chú ý, tác phong làm việc được thay đổi theo hướng chuyên nghiệp hơn, phân chia trách nhiệm cụ thể đến từng người lao động. Lối đi chung tại khu vực sản xuất và khu vực nhà kho sạch sẽ, thông thoáng, công tác sàng lọc, sắp xếp tạo hiệu quả cao, mang lại thay đổi rõ rệt.

Đặc biệt, tại kho thành phẩm và khối văn phòng, diện tích làm việc khối văn phòng đã tăng thêm 10%. Thông qua 5S, tỷ lệ sản phẩm loại 1 tăng lên, định mức tiêu hao nguyên vật liệu đạt mục tiêu đề ra…