Dễ dàng áp dụng

Theo từ gốc tiếng Nhật, 5 chữ S trong mô hình 5S là viết tắt của Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng). 5S là phương pháp quản lý (sản xuất) theo phương pháp Nhật Bản, làm cơ sở cho các hệ thống và triết lý quản lý sản xuất như TPS, TQM và LEAN Manufacturing.

Hiện nay, 5S hiện diện tại tất cả các tổ chức theo đuổi và đạt được mô hình tổ chức đẳng cấp thế giới với mục đích chính là loại bỏ các lãng phí trong sản xuất, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.

5S là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào muốn hướng đến mô hình đẳng cấp thế giới. Công cụ 5S đã đóng góp đáng kể vào việc cải thiện hiệu quả bên trong tổ chức, nâng cao hiệu quả giao hàng đúng hạn và đáp ứng hơn sự mong đợi của khách hàng.

Để đạt được điều đó tổ chức nên tích hợp các hoạt động 5S vào các hoạt động kinh doanh của tổ chức cũng như tích hợp vào trong văn hóa của tổ chức. 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng các hệ thống quản lý hiệu quả hơn.

Thực hiện 5S không đòi hỏi đầu tư nhiều bằng tiền nhưng yêu cầu sự tham gia của tất cả mọi người cùng với sự kiên trì, bền bỉ và có tính sáng tạo. Để đạt được sự thành công cần có sự cam kết và ủng hộ liên tục của lãnh đạo cấp cao, đào tạo, mọi người trong doanh nghiệp, tổ chức đều phải tham gia.

Khi thực hiện 5S, một trong các đối tượng bạn hướng tới là loại trừ các lãng phí - Muda do sản xuất quá nhiều, - Muda trong lưu kho, - Muda do sửa chữa/ loại bỏ hàng lỗi, - Muda trong vận động/ thao tác, - Muda trong quá trình xử lý, - Muda do phải chờ đợi - Muda trong vận chuyển. Để triển khai 5S, cần tuân thủ theo P-D-C-A và thực hiện đúng từng bước một (step-by-step).

5S không phải là một chương trình ngắn hạn, càng không phải là một trào lưu nhất thời, nó đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần kaizen và nó sẽ gắn liền với cuộc sống hàng ngày của công ty.

Do đó, theo các chuyên gia, không nên nóng lòng mong đạt được kết quả ngay mà bỏ qua những quá trình, những bước nào đó trong các phần sẽ trình bày tiếp theo đây. Không có bước nào là không quan trọng, mặc dù có thể thấy nội dung của nó rất đơn giản, dễ hiểu.

Một kế hoạch tổng thể để triển khai hoạt động 5S gồm các giai đoạn như sau: giai đoạn 1: chuẩn bị và khởi động. Giai đoạn 2: thực hiện SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE hàng ngày. Giai đoạn 3: tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S và hoạt động cải tiến.

Sau khi áp dụng 5S, bước đầu đã đem lại một số lợi ích cho công ty thông qua việc cải thiện môi trường làm việc bao gồm các khu vực sản xuất, kho tàng, văn phòng. Đồng thời, ý thức làm việc của cán bộ nhân viên cũng được nâng lên rõ rệt.

Con đường đến với 5S của doanh nghiệp Việt

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã học tập và triển khai hoạt động 5S, đặc biệt là các doanh nghiệp đã và đang áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000.

Hoạt động 5S giúp các doanh nghiệp cải thiện môi trường làm việc và nâng cao ý thức chất lượng của cán bộ công nhân viên. Chương này được áp dụng thành công tại một loạt các công ty thủy điện như: Thủy điện Yaly và Điện lực Yên Bái. Đây là một số mẫu điển hình tiêu biểu của việc áp dụng 5S sau khi đã áp dụng và chứng nhận ISO 9000.

Cụ thể, năm 2006, Công ty Thủy điện Yaly đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 và năm 2008, đươc cấp chứng chỉ thực hành tốt 5S. Đây cũng là doanh nghiệp đầu tiên ở miền Trung - Tây Nguyên áp dụng công cụ cải tiển năng suất vào hoạt động quản lý, điều hành sản xuất.  

Ý tưởng áp dụng công cụ cải tiến 5S đã được Lãnh đạo Công ty ấp ủ từ đầu những năm 2000 khi đang triển khai vận hành đồng bộ hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000. Nhận thấy tính bức bách trong việc lựa chọn công cụ quản lý điều tiết ở tầm vi mô nhằm tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và phát huy tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên, Công ty đã triển khai 5S, coi đó là mục tiêu phải hướng đến.

Theo đó, Công ty đã đánh giá thực trạng, điều kiện đáp ứng các yêu cầu của 5S và đưa các hạng mục cần phải thực hiện để hướng đến tiêu chí của 5S. Đồng thời, thành lập Ban chỉ đạo 5S với chức năng hỗ trợ, khuyến khích, giám sát, nhắc nhở, đánh giá và cải tiến việc triển khai 5S, chỉ định cán bộ điều phối dự án 5S; thiết kế các bảng tin, tranh cổ động, khẩu hiệu về 5S treo tại các vị trí cần thiết để tuyên truyền.

Ban Chỉ đạo cũng biên soạn tài liệu, hướng dẫn áp dụng cho những hoạt động sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ với sự hưởng ứng tham gia của mọi người… Công ty cũng đã ban hành cơ chế động viên khen thưởng cho các tập thể, cá nhân có thành tích, song song với chế tài cho trườnghợp không tuân thủ.

Qua 7 tháng thực hiện với 6 bước tiến hành xem phần các bước triển khai 5S, đến tháng 4/2008, lần đầu tiên, Công ty được các chuyên gia của Hội đồng đánh giá thực hành tốt 5S đạt 505/600 điểm tại các khu vực, tương ứng với tỷ lệ 83,8% và vượt mức yêu cầu xét cấp chứng chỉ (70%) là 13,8%, trở thành doanh nghiệp miền Trung đầu tiên áp dụng thành công công cụ 5S và đạt chứng chỉ Thực hành tốt 5S.

Với những kết quả đạt được, Công ty Thủy điện IALY từng được một chuyên gia kỹ thuật của JICA Nhật Bản nhận xét: việc tuân thủ các chuẩn mực về 5S tại Yaly là điển hình ở Việt Nam và có thể so sánh ngang bằng với các doanh nghiệp Nhật Bản.