Hạch toán việc trích lập và sử dụng các quỹ của đơn vị sự nghiệp công lập
Việc trích lập và sử dụng các quỹ là nhiệm vụ thường xuyên trong hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập. Tuy nhiên, việc trích lập và sử dụng cần phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán nhất định của pháp luật về kế toán và phân phối kết quả tài chính trong năm của các đơn vị sự nghiệp công lập. Bài viết hệ thống hóa các vấn đề liên quan đến việc hạch toán việc trích lập và sử dụng các quỹ để bộ phận làm công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập có thể nắm vững và thực hiện đúng quy định.
Trích lập và sử dụng các quỹ tại các đơn vị sự nghiệp
Về trích lập
Nghị định số 60/2021/NĐ-CP ngày 21/6/2021 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập đã quy định rõ về phân phối kết quả tài chính trong năm. Theo đó, khoản 1, Điều 14, Nghị định số 60/2021/NĐ-CP nêu rõ, kết thúc năm tài chính, sau khi hạch toán đầy đủ các khoản thu, chi thường xuyên giao tự chủ, trích khấu hao tài sản cố định, nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định, phần chênh lệch thu lớn hơn chi thường xuyên giao tự chủ (nếu có), đơn vị sự nghiệp công được sử dụng theo thứ tự như sau:
- Trích lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp: Trích tối thiểu 25%;
- Trích lập Quỹ bổ sung thu nhập áp dụng trong trường hợp đơn vị chi tiền lương theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 12 Nghị định số 60/2021/NĐ-CP: Đơn vị nhóm 1 được tự quyết định mức trích (không khống chế mức trích); đơn vị nhóm 2 trích tối đa không quá 2 lần quỹ tiền lương ngạch, bậc, chức vụ, các khoản đóng góp theo tiền lương và các khoản phụ cấp do Nhà nước quy định. Trường hợp đơn vị chi tiền lương theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 12 Nghị định số 60/2021/NĐ-CP thì không trích lập Quỹ bổ sung thu nhập.
- Trích lập Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi: Tổng hai quỹ tối đa không quá 3 tháng tiền lương, tiền công thực hiện trong năm của đơn vị;
- Trích lập Quỹ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành;
- Phần chênh lệch thu lớn hơn chi còn lại (nếu có) sau khi đã trích lập các quỹ theo quy định được bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
Về sử dụng các quỹ
Đối với việc sử dụng các quỹ, theo khoản 2, Điều 14, Nghị định số 60/2021/NĐ-CP quy định rõ như sau:
- Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp: Để đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp, sửa chữa cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc; phát triển năng lực hoạt động sự nghiệp; chi áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ; đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho người lao động trong đơn vị; mua bản quyền tác phẩm, chương trình; góp vốn liên doanh, liên kết với các tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước để tổ chức hoạt động dịch vụ sự nghiệp công theo chức năng, nhiệm vụ được giao và các khoản chi khác (nếu có).
- Quỹ bổ sung thu nhập: Để chi bổ sung thu nhập cho người lao động trong năm và dự phòng chi bổ sung thu nhập cho người lao động năm sau trong trường hợp nguồn thu nhập bị giảm. Việc chi bổ sung thu nhập cho người lao động trong đơn vị được thực hiện theo nguyên tắc gắn với số lượng, chất lượng và hiệu quả công tác.
- Quỹ khen thưởng: Để thưởng cuối năm, thưởng định kỳ, thưởng đột xuất cho tập thể, cá nhân trong và ngoài đơn vị theo hiệu quả công việc và thành tích đóng góp vào hoạt động của đơn vị. Mức thưởng do Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp công quyết định và được ghi trong Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
- Quỹ phúc lợi: Để xây dựng, sửa chữa các công trình phúc lợi của đơn vị; góp một phần vốn để đầu tư xây dựng các công trình phúc lợi chung trong ngành hoặc với các đơn vị khác theo hợp đồng; chi cho các hoạt động phúc lợi tập thể của người lao động trong đơn vị; trợ cấp khó khăn đột xuất cho người lao động, kể cả trường hợp nghỉ hưu, nghỉ mất sức, hoàn cảnh khó khăn; chi thêm cho người lao động thực hiện tinh giản biên chế; chi hỗ trợ hoạt động xã hội, từ thiện.
- Quỹ khác: Thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Để thuận lợi cho việc trích lập và sử dụng hiệu quả các quỹ, ngày 16/9/2022, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 56/2022/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập; xử lý tài sản, tài chính khi tổ chức lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập, trong đó, tại Điều 10 về phân phối kết quả tài chính trong năm cũng đã hướng dẫn chi tiết vấn đề này, đặc biệt trong trường hợp thực tiễn Chính phủ chưa ban hành chế độ tiền lương mới theo Nghị quyết số 27-NQ/TW ngày 21/5/2018 của Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương khóa XII về cải cách chính sách tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lực lượng vũ trang và người lao động trong doanh nghiệp và kể từ thời điểm thực hiện chế độ tiền lương mới do Chính phủ ban hành theo Nghị quyết số 27-NQ/TW.
Nguyên tắc kế toán các quỹ
|
Bảng 1: Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 431- Các quỹ |
|
|
Kết cấu |
Nội dung |
|
Bên Nợ |
Các khoản chi từ các quỹ |
|
Bên Có |
Số trích lập các quỹ từ thặng dư (chênh lệch thu lớn hơn chi) của các hoạt động theo quy định của chế độ tài chính. |
|
Số dư bên Có |
Số quỹ hiện còn chưa sử dụng. |
|
Nguồn: Thông tư số 107/2017/TT-BTC |
|
Theo quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp, Tài khoản 431 dùng để phản ánh việc trích lập và sử dụng các quỹ của đơn vị sự nghiệp công lập. Các quỹ này được hình thành từ kết quả thặng dư (chênh lệch thu lớn hơn chi) của hoạt động hành chính, sự nghiệp; hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ; hoạt động tài chính và các khoản chênh lệch thu lớn hơn chi khác theo quy định của chế độ tài chính.
Đối với các cơ quan nhà nước, khi kết thúc năm ngân sách, sau khi đã hoàn thành các nhiệm vụ được giao mà đơn vị có số kinh phí tiết kiệm đã sử dụng cho các nội dung theo quy định của quy chế quản lý tài chính hiện hành, phần còn lại chưa sử dụng hết được trích lập Quỹ dự phòng ổn định thu nhập. Các cơ quan, đơn vị được hình thành Quỹ khen thưởng theo quy định của cấp có thẩm quyền từ nguồn NSNN.
Theo quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC, Tài khoản 431- Các quỹ, có 5 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 4311 - Quỹ khen thưởng: Phản ánh việc hình thành và sử dụng quỹ khen thưởng của đơn vị.
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 3:
+ Tài khoản 43111 - NSNN cấp: Phản ánh quỹ khen thưởng của các cơ quan nhà nước được hình thành từ nguồn NSNN theo quy định hiện hành.
+ Tài khoản 43118 - Khác: Phản ánh quỹ khen thưởng của các cơ quan, đơn vị được hình thành từ các nguồn khác như trích từ thặng dư của các hoạt động, đóng góp của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước và các khoản thu hợp pháp khác (nếu có).
- Tài khoản 4312 - Quỹ phúc lợi: Phản ánh việc hình thành và sử dụng quỹ phúc lợi của đơn vị sự nghiệp công lập.
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 3:
+ Tài khoản 43121 - Quỹ phúc lợi: Phản ánh việc hình thành và sử dụng Quỹ phúc lợi bằng tiền của đơn vị sự nghiệp công lập;
+ Tài khoản 43122 - Quỹ phúc lợi hình thành TSCĐ: Phản ánh việc hình thành và sử dụng Quỹ phúc lợi hình thành TSCĐ của đơn vị sự nghiệp công lập.
- Tài khoản 4313 - Quỹ bổ sung thu nhập: Phản ánh việc hình thành và sử dụng quỹ bổ sung thu nhập của đơn vị sự nghiệp công lập.
- Tài khoản 4314 - Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp: Phản ánh việc hình thành và sử dụng Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của đơn vị sự nghiệp công lập. Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 3, gồm:
+ Tài khoản 43141 - Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp: Phản ánh việc hình thành và sử dụng Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp bằng tiền của đơn vị sự nghiệp công lập.
+ Tài khoản 43142 - Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp hình thành TSCĐ: Phản ánh việc hình thành và sử dụng Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp bằng TSCĐ của đơn vị sự nghiệp công lập.
- Tài khoản 4315 - Quỹ dự phòng ổn định thu nhập: Phản ánh việc hình thành và sử dụng Quỹ dự phòng ổn định thu nhập của cơ quan nhà nước.
Phương pháp hạch toán kế toán
Việc hạch toán kế toán đối với các quỹ này là nhiệm vụ thường xuyên của các đơn vị sự nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay không ít đơn vị sự nghiệp công lập vẫn thực hiện chưa đúng. Do vậy, việc cần nắm vững các quy định là rất quan trọng. Cụ thể:
Thứ nhất, trích Quỹ khen thưởng theo quy định từ nguồn NSNN cấp theo quy định hiện hành, ghi:
- Căn cứ quyết định trích lập quỹ, đơn vị làm thủ tục rút dự toán vào TK tiền gửi (quỹ), ghi:
Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 511 - Thu hoạt động do NSNN cấp.
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 - Dự toán chi hoạt động (mục trích lập quỹ khen thưởng).
- Đồng thời phản ánh chi phí trích quỹ, ghi:
Nợ TK 611 - Chi phí hoạt động
Có TK 431 - Các quỹ (4311).
Thứ hai, trích lập các quỹ từ thặng dư của các hoạt động trong năm, ghi:
Nợ TK 421 - Thặng dư (thâm hụt) lũy kế
Có TK 431 - Các quỹ.
Thứ ba, quỹ khen thưởng, phúc lợi tăng do được các tổ chức bên ngoài thưởng hoặc hỗ trợ, đóng góp, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 431 - Các quỹ (43118, 43121).
Thứ tư, các trường hợp khác theo cơ chế tài chính phải bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp (kể cả trường hợp thâm hụt), ghi:
Nợ TK 421 - Thặng dư (thâm hụt) lũy kế
Có TK 431 - Các quỹ (4314).
Thứ năm, lãi tiền gửi của các đơn vị sự nghiệp công lập (như lãi tiền gửi của hoạt động dịch vụ sự nghiệp công; lãi tiền gửi của nguồn thu học phí và các khoản thu sự nghiệp khác) nếu theo quy định của cơ chế tài chính được bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc
Có TK 431- Các quỹ (4314).
Thứ sáu, khi chi tiêu các quỹ của đơn vị cho hoạt động phúc lợi, khen thưởng, ghi:
Nợ TK 431- Các quỹ (4311, 4312)
Có các TK 111, 112, 331, 334,...
Thứ bảy, đối với các cơ quan nhà nước, khi kết thúc năm ngân sách, sau khi đã hoàn thành các nhiệm vụ được giao mà đơn vị có số kinh phí tiết kiệm đã sử dụng cho các nội dung theo quy định của quy chế tài chính hiện hành phần còn lại chưa sử dụng hết được trích lập Quỹ dự phòng ổn định thu nhập, ghi:
Nợ TK 421 - Thặng dư (thâm hụt) lũy kế
Có TK 431 - Các quỹ (4315).
- Khi sử dụng quỹ dự phòng ổn định thu nhập, ghi:
Nợ TK 431 - Các quỹ (4315)
Có các TK 111, 112.
Một số lưu ý
Thứ nhất, việc sử dụng Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp để đầu tư, mua sắm, góp vốn liên doanh, liên kết phải thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật về đầu tư công; pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công; pháp luật về đấu thầu và các quy định của pháp luật khác có liên quan.
Thứ hai, mức trích cụ thể của các quỹ và quy trình sử dụng các quỹ do Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp công quyết định theo quy chế chi tiêu nội bộ, phù hợp với quy định pháp luật liên quan và phải công khai trong đơn vị.
Thứ ba, các quỹ phải được sử dụng đúng mục đích theo quy định hiện hành, đơn vị phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại quỹ và chi tiết theo nguồn hình thành quỹ (tùy theo yêu cầu quản lý của đơn vị).
Tài liệu tham khảo:
- Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương khóa XII (2018), Nghị quyết số 27-NQ/TW ngày 21/5/2018 về cải cách chính sách tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lực lượng vũ trang và người lao động trong doanh nghiệp;
- Chính phủ (2021), Nghị định số 60/2021/NĐ-CP ngày 21/6/2021 quy định cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập;
- Bộ Tài chính (2022), Thông tư số 56/2022/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập; xử lý tài sản, tài chính khi tổ chức lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập;
- Bộ Tài chính (2017), Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 về việc Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.
