Thực trạng kế toán quản trị chi phí trong các công ty sản xuất xi măng thuộc VICEM

Hiện nay, các công ty sản xuất xi măng thuộc VICEM đều đã thực hiện tổ chức kế toán quản trị (KTQT) kết hợp trên cùng bộ máy kế toán với kế toán tài chính (KTTC); lựa chọn mô hình kết hợp phù hợp với điều kiện hiện nay của các công ty sản xuất xi măng thuộc VICEM đảm bảo tiết kiệm thời gian, chi phí.

Tuy nhiên, các thông tin kế toán cung cấp mới chỉ chú trọng về thông tin KTTC, chưa quan tâm đến thông tin KTQT nói chung và KTQT chi phí nói riêng, chưa đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin để thực hiện theo quy trình KTQT gắn với chức năng của các nhà quản trị trong doanh nghiệp (DN). Cụ thể:

Về phân loại chi phí

Các công ty sản xuất xi măng thuộc VICEM đều tiến hành nhận diện, phân loại chi phí theo chức năng và yếu tố chi phí. Chi phí sản xuất  sản phẩm xi măng bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm các khoản chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương, ăn ca độc hại của lao động trực tiếp sản xuất; Chi phí sản xuất chung; Chi phí ngoài sản xuất bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN.

Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí phục vụ cho KTQT cũng đã được thực hiện ở một số ít công ty. Tuy nhiên, trong quá trình phân loại còn chưa xuất phát từ đặc điểm, bản chất phát sinh của chi phí như các khoản thuế, phí, chi sửa chữa tài sản cố định, chi phí lương… chưa phát huy được tác dụng trong công tác quản lý và kiểm soát chi phí.

Về công tác xây dựng định mức, lập dự toán chi phí

Hiện nay, các công ty sản xuất xi măng thuộc VICEM đều quan tâm và thực hiện công tác xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, một số ít công ty xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp, không tiến hành xây dựng định mức chi phí sản xuất chung, định mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN.

Định mức được thực hiện xây dựng từ đầu năm căn cứ vào định mức do VICEM giao cho từng công ty, đặc điểm kinh tế kỹ thuật, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và tình hình thực hiện định mức năm trước. Công tác xây dựng dự toán chi phí cũng được chú trọng và thực hiện lập theo năm. Các dự toán mới giúp các nhà quản trị trong công tác kế hoạch hoá chưa có tác dụng nhiều trong hoạt động kiểm soát.

Về  thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin thực hiện về chi phí

- Về tài khoản và sổ kế toán chi tiết: Trong các công ty sản xuất xi măng thuộc VICEM, việc thu thập các thông tin phục vụ các nhà quản trị DN thực hiện chức năng quản trị đều dựa trên hệ thống các chứng từ, tài khoản và sổ kế toán tổng hợp, chi tiết chi phí với các chỉ tiêu được thiết lập phục vụ cho yêu cầu của KTTC.

- Về phân bổ chi phí hoạt động phụ trợ sản xuất: Các công ty sản xuất xi măng thuộc VICEM ngoài các công đoạn sản xuất chính trực tiếp tạo ra các sản phẩm còn có các hoạt động phụ trợ sản xuất cùng hỗ trợ tạo ra sản. Tuy nhiên, chi phí tại các hoạt động phụ trợ sản xuất chỉ tính và phân bổ toàn bộ cho hai công đoạn chính clinker, xi măng, không phân bổ cho các công đoạn sản xuất chính khác và không phân bổ cho các hoạt động phụ trợ sản xuất.

- Về báo cáo KTQT: Các báo cáo KTQT phần lớn mang tính chất chi tiết của báo cáo tài chính bao gồm: Báo cáo giá thành sản xuất, báo cáo chi tiết chi phí bán hàng, báo cáo chi tiết chi phí quản lý DN, báo cáo giá thành toàn bộ chi tiết cho từng sản phẩm, lập theo khoản mục chi tiết yếu tố chi phí, một số ít công ty lập theo biến phí, định phí.

Về phân tích so sánh các thông tin chi phí

Các công ty đều thực hiện phân tích các thông tin thực hiện so với dự toán trong đó chú trọng phân tích sự biến động về chi phí sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, khi phân tích biến động về chi phí sản xuất kinh doanh đều xem xét, phân tích biến động về các yếu tố thuộc các khoản mục chi phí sản xuất, chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN chi tiết cho từng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ thể hiện trên các báo cáo KTQT, chưa thực hiện phân tích chi phí theo biến phí và định phí.

Hoàn thiện nhận diện và phân loại chi phí

Để thực hiện tốt công tác lập kế hoạch, kiểm soát và điều tiết chi phí, lập các báo cáo theo mức độ hoạt động, đảm bảo chính xác khi xác định điểm hòa vốn, việc phân loại chi phí theo cách ứng xử cần phải căn cứ vào bản chất chi phí, sự thay đổi, biến động của chi phí với mức độ hoạt động chia ra:

Chi phí biến đổi bao gồm, biến phí tỷ lệ biến đổi tỷ lệ thuận với số lượng sản xuất, tiêu thụ như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, lương nhân công trực tiếp tính theo sản phẩm sản xuất, lương nhân viên bán hàng tính theo doanh thu tiêu thụ… biến phí cấp bậc thay đổi khi mức độ hoạt động đạt đến một giới hạn nhất định như chi phí điện năng tiêu thụ;

Chi phí cố định bao gồm định phí bắt buộc không thể cắt giảm trong một thời gian ngắn, tồn tại ngay khi không có các hoạt động của công ty như chi phí khấu hao tài sản cố định, lương chức danh… định phí bộ phận gắn liền với các quyết định hàng năm của các nhà quản trị như chi phí nghiên cứu khoa học, chi phí đào tạo nhân viên…

Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí

Xuất phát từ đặc điểm và nghiên cứu thực trạng, công tác xây dựng dự toán trong các công ty sản xuất xi măng thuộc VICEM cần chú trọng các nội dung sau:

- Xây dựng các dự toán tĩnh: Để kiểm soát tốt chi phí sản xuất tại các công đoạn sản xuất chính và các hoạt động sản xuất phụ trợ, là căn cứ để so sánh với chi phí thực hiện, các công ty nên tiến hành xây dựng riêng biệt các dự toán chi phí sản xuất lập chi tiết cho từng công đoạn sản xuất chính và hoạt động sản xuất phụ trợ, lập theo cách ứng xử chi phí.

Với công đoạn sản xuất chính các dự toán chi phí sản xuất cần được lập chi tiết cho từng công đoạn. Công đoạn nào có sản phẩm đầu ra đều tiến hành lập dự toán để kiểm soát chi phí bao gồm: Khai thác, chuẩn bị nguyên liệu thô, nghiền liệu, clinker, nghiền xi măng, đóng bao riêng với công đoạn nghiền xi măng lập chung cho công đoạn và chi tiết cho từng sản phẩm xi măng sản xuất.

- Các dự toán bao gồm: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được lập trên cơ sở định mức về lượng và giá nguyên vật liệu từng công đoạn; dự toán chi phí nhân công trực tiếp dựa trên cơ sở số lượng sản phẩm sản xuất dự kiến của công đoạn, định mức lượng thời gian lao động trực tiếp cho một đơn vị sản phẩm của công đoạn và định mức đơn giá giờ công lao động trực tiếp cho một đơn vị sản phẩm của công đoạn; dự toán chi phí sản xuất chung chi tiết cho từng công đoạn theo cách ứng xử của chi phí trong đó định phí sản xuất chung về cơ bản thực tế không thay đổi nhiều so với kế hoạch lên có thể dựa vào định phí kỳ trước của công đoạn để ước tính cho kỳ này, biến phí sản xuất chung ước tính theo công đoạn lập trên cơ sở thời gian lao động trực tiếp của từng công đoạn và đơn giá biến phí sản xuất chung.

Tại các công đoạn sản xuất chính cần phải chỉ rõ chi phí của các hoạt động sản xuất phụ trợ phân bổ để đo lường khách quan mức độ sử dụng các dịch vụ hỗ trợ ở cả hai công đoạn chính và phụ trợ. Điều này giúp các nhà quản trị tại các công đoạn sản xuất chính thấy được mức độ hỗ trợ của các hoạt động phụ trợ trong kết quả thực hiện của bộ phận mình.

Với các hoạt động sản xuất phụ trợ, dự toán chi phí cũng được lập theo cách ứng xử của chi phí, biến phí phân bổ về các công đoạn chính dựa trên mức độ hoạt động theo kế hoạch của từng công đoạn chính và đơn giá biến phí bộ phận sản xuất phụ trợ, định phí phân bổ về các công đoạn chính dựa trên định phí dự toán và tỷ lệ mức sử dụng dịch vụ phụ trợ của các công đoạn sản xuất chính.

Các dự toán chi phí ngoài sản xuất bao gồm chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN cũng cầu tiến hành xây dựng theo cách ứng xử của chi phí. Dự toán chi phí bán hàng lập chi tiết cho trung tâm tiêu thụ. Dự toán chi phí quản lý DN lập chi tiết cho phòng ban thuộc nhà máy, công ty. Trong đó, đơn giá biến phí bán hàng và quản lý DN được xây dựng dựa trên cơ sở sản lượng xi măng tiêu thụ, sau đó mới tiến hành tổng hợp cho toàn DN.

- Xây dựng dự toán linh hoạt: Ngoài hệ thống các dự toán tĩnh, các công ty sản xuất xi măng thuộc VICEM cần tiến hành lập các dự toán linh hoạt giống như dự toán tĩnh nhưng xây dựng ở các mức độ hoạt động khác nhau nhằm cung cấp thông tin chi phí DN có thể đạt được ở các phương án kinh doanh và các khả năng có thể xảy ra.

Hoàn thiện thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin thực hiện về chi phí

- Về tài khoản và sổ kế toán chi tiết: Phải đảm bảo các yêu cầu cung cấp được thông tin về các đối tượng tập hợp chi phí (tương ứng với các trung tâm chi phí), bao gồm các khối văn phòng quản lý tại các công ty, khối văn phòng các nhà máy, trạm nghiền, khối bán hàng (theo trung tâm tiêu thụ), khối sản xuất (theo công đoạn chính khai thác, chuẩn bị nguyên liệu, nghiền liệu, clinker, sản xuất xi măng, đóng bao và nhóm hoạt động phụ trợ quản lý phân phối điện, sửa chữa máy móc thiết bị, quản lý điều hành sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm…); thông tin về biến phí, định phí của từng yếu tố phí. Trên cơ sở các tài khoản sẽ mở các sổ kế toán chi tiết chi phí tương ứng.

- Về xác định các tiêu thức phân bổ chi phí hoạt động sản xuất phụ trợ: Để kiểm soát chặt chẽ chi phí của từng công đoạn sản xuất, đánh giá chính xác giá thành, kết quả và hiệu quả kinh doanh của các bộ phận, của sản phẩm, cần lựa chọn tiêu thức phân bổ đảm bảo tính đại diện của chi phí cần phân bổ và thuận tiện cho quá trình tính toán, đồng thời phải thực hiện phân bổ chi phí hoạt động phụ trợ sản xuất cho các công đoạn, hoạt động có sử dụng dịch vụ hỗ trợ.

Có thể phân bổ cho các công đoạn sản xuất chính theo các tiêu thức phân bổ: Quản lý, phân phối điện phân bổ theo số kw điện sử dụng; quản lý, phân phối nước theo số m3 nước sử dụng; sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị theo số giờ công sửa chữa; quản lý, điều hành sản xuất theo số giờ máy hoạt động; quản lý, phân phối vật tư theo số lệnh yêu cầu nhập, xuất kho; kiểm định chất lượng sản phẩm theo số giờ kiểm định. Khi tiến hành phân bổ chi phí hoạt động sản xuất phụ trợ, các công ty có thể sử dụng phương pháp đại số để xác định chi phí của các bộ phận phục vụ lẫn nhau và phần phục vụ cho công đoạn sản xuất chính.

- Về báo cáo KTQT, các báo cáo cần được lập chi tiết theo từng công đoạn sản xuất chính, nhóm hoạt động phụ trợ sản xuất, theo từng trung tâm tiêu thụ và lập theo cách ứng xử của chi phí từ đó thiết lập các chỉ tiêu thực hiện để so sánh với dự toán đã lập, bao gồm các báo cáo phân tích biến động chi phí và báo cáo thực hiện chi phí.

Phân tích, so sánh các thông tin chi phí

Hiện nay, các công ty chỉ tiến hành xác định lợi nhuận chi tiết sản phẩm và lợi nhuận đơn vị sản phẩm trên cơ sở phân bổ toàn bộ chi phí trong khâu sản xuất và lưu thông cho sản phẩm tiêu thụ theo tiêu thức phân bổ thích hợp. Tuy nhiên, cách xác định lợi nhuận này chỉ giúp cung cấp thêm các thông tin chi tiết trên báo cáo tài chính, không có ý nghĩa nhiều với việc ra quyết định của các nhà quản trị trong DN.

Do vậy, các công ty sản xuất xi măng thuộc VICEM cần thực hiện phân tích mối quan hệ giữa chi phí, doanh thu và lợi nhuận bằng cách tính và xác định một số chỉ tiêu lợi nhuận góp, tỷ lệ lợi nhuận góp và vận dụng trong quá trình ra quyết định. Phân tích, so sánh các thông tin chi phí phải gắn với từng trung tâm trách nhiệm nhằm phục vụ cho các nhà quản lý kiểm soát tốt chi phí là căn cứ để đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận trong DN.

Tóm lại, để kiểm soát chi phí có hiệu quả, chủ động trong việc sử dụng các nguồn lực, các công ty sản xuất xi măng  trong quá trình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp giữa KTTC và KTQT cần có sự phân định rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận kế toán trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin kế toán. Thông tin KTQT phải được thiết lập, tránh sự trùng lặp với các thông tin KTTC.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Tài chính (2006), Thông tư số 53/2006/TT-BTC ngày 12/6/2006 hướng dẫn áp dụng KTQT trong DN;

2. PGS.,TS. Nguyễn Ngọc Quang (2012), Giáo trình KTQT, NXB Đại học Kinh tế quốc dân;

3. GS.,TS. Ngô Thế Chi, PGS,TS. Trương Thị Thủy, Giáo trình kế toán - NXB Tài chính - 2013.