Những vấn đề đặt ra trong triển khai thực hiện hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp Việt Nam đã và đang bước vào thời kỳ kinh doanh thương mại điện tử phát triển bùng nổ, hội nhập sâu rộng kinh tế quốc tế và khu vực với tác động sâu sắc của cuộc cách mạng ứng dụng khoa học công nghệ. Trong bối cảnh đó, hóa đơn điện tử được xem như là một phương thức và giải pháp hiệu quả thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển. Bài viết phân tích về những lợi ích triển khai hóa đơn điện tử và vấn đề cần giải quyết để thúc đẩy thực hiện hóa đơn điện tử.
Những lợi ích sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được hiểu đơn giản là một dạng file dữ liệu được người bán lập và gửi cho người mua hàng hóa, dịch vụ thông qua phương tiện điện tử. Dữ liệu này phản ánh giao dịch của khách hàng với đầy đủ các nội dung và phải được lưu trữ để phục vụ cho công tác quản trị của doanh nghiệp (DN) và quản lý thuế của cơ quan thuế.
Khảo sát cho thấy, việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại khá nhiều lợi ích thiết thực. Lợi ích căn bản được đánh giá theo từng đối tượng như sau:
Thứ nhất, đối với các DN sử dụng hóa đơn điện tử, lợi ích thể hiện rõ nét ở các mặt sau:
- Rút ngắn chu trình quản lý hóa đơn của DN, từ khi khởi tạo đến khi gửi cho khách hàng do thực hiện trên phương tiện điện tử; đơn giản thủ tục hành chính trong việc quản lý, phát hành hóa đơn;
- Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn... so với sử dụng hóa đơn giấy. Do đó, giúp DN tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng cường năng lực cạnh tranh của DN. Theo báo cáo đánh giá tình hình sử dụng hóa đơn trên địa bàn của Cục Thuế TP. Hà Nội khi sử dụng thường xuyên liên tục hóa đơn điện tử và yếu tố chi phí đầu tư ban đầu về hệ thống thiết bị công nghệ thông tin được phân bổ đều cho thời gian sử dụng hệ thống thiết bị theo quy định về trích khấu hao hiện hành thì chi phí toàn bộ cho việc sử dụng một hóa đơn điện tử tiết giảm hơn 50% so với chi phí toàn bộ cho một tờ hóa đơn giấy thông thường;
- Tạo thuận lợi cho công tác quản lý, bởi việc quản lý dữ liệu tập trung trên một máy chủ, giúp dễ dàng tìm thấy và xử lý nhanh chóng; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu; nâng cao năng lực quản trị kinh doanh của DN, giảm thời gian làm thủ tục hành chính thuế (kê khai, nộp thuế…).
- Việc lập, gửi/nhận hóa đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử, góp phần hiện đại hoá công tác hạch toán kế toán, quản trị DN, phù hợp với xu thế kinh doanh của thị trường quốc tế hiện nay;
- Giảm thiểu được tình trạng giả mạo hóa đơn, bảo vệ uy tín và thương hiệu của DN, do hóa đơn điện tử có tính bảo mật cao hơn so với hóa đơn giấy;
- Góp phần thúc đẩy mạnh mẽ phát triển thương mại điện tử, giúp các DN hoàn thiện quá trình kinh doanh từ mua bán điện tử, xuất hóa đơn điện tử, thanh toán điện tử… hiệu quả hơn;
- Phù hợp với các công nghệ tiên tiến đang được áp dụng trên thế giới như: mobile banking, internet banking, SMS banking... tăng khả năng hội nhập toàn cầu.
Thứ hai, đối với cơ quan thuế và cơ quan quản lý nhà nước có liên quan, lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử được đánh giá trên các mặt:
- Giảm đáng kể về thời gian và chi phí quản lý nhà nước trong việc thực hiện các công việc quản lý liên quan đến thông báo phát hành, thông báo kết quả hủy, báo cáo sử dụng hóa đơn do DN gửi tới… dễ dàng truy xuất các số liệu thống kê báo cáo trên hệ thống;
Tính đến tháng 11/2016, trên cả nước có hơn 800 doanh nghiệp thực hiện hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trong đó, có hàng trăm doanh nghiệp bán hàng sử dụng hoá đơn điện tử thuộc lĩnh vực phân phối điện.
Thứ ba, về xã hội nói chung, sử dụng hóa đơn điện tử cũng mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Tiết kiệm chi phí chung cho xã hội cả về tài chính, thời gian, nhân lực do giảm được chi phí in ấn, bảo quản, lưu trữ, gửi/nhận hóa đơn...
- Góp phần hiện đại hóa công tác quản lý, phù hợp với xu thế giao dịch điện tử ngày càng phát triển hiện nay;
- Việc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hoá đơn giấy truyền thống, góp phần bảo vệ môi trường do giảm thiểu việc in, tiêu hủy… hóa đơn.
Tình hình triển khai thực hiện hoá đơn điện tử thời gian qua
Thực hiện chủ trương đẩy mạnh và khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử của Chính phủ theo tinh thần Nghị quyết 36a/NQ-CP của Chính phủ, thời gian qua Bộ Tài chính đã chỉ đạo quyết liệt, có hiệu quả đến ngành Thuế và hệ thống tài chính trên phạm vi cả nước, từng bước hoàn thiện cơ sở pháp lý, kịp thời ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết phù hợp với đặc thù áp dụng đối với ngành, lĩnh vực; đồng thời, chuẩn bị chu đáo các điều kiện cần thiết và chú trọng công tác tuyên truyền, nhờ vậy, việc triển khai thực hiện hóa đơn điện tử đã thu được nhiều kết quả khả quan.
Tính đến tháng 11/2016, trên cả nước có hơn 800 DN thực hiện hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trong đó, có hàng trăm DN bán hàng sử dụng hóa đơn điện tử thuộc lĩnh vực phân phối điện (gồm các công ty thuộc 05 Tổng công ty phân phối điện là Tổng công ty điện lực miền Bắc, Tổng công ty điện lực miền Trung, Tổng công ty điện lực miền Nam, Tổng công ty điện lực Hà Nội và Tổng công ty điện lực Hồ Chí Minh), các DN thuộc lĩnh vực viễn thông.
Cùng với việc áp dụng hóa đơn điện tử trên, việc thực hiện Nghị quyết 36a/NQ-CP và Nghị định 12/2015/NĐ-CP của Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế cho hơn 200 DN bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tại TP. Hồ Chí Minh và TP. Hà Nội. Theo đó, các DN bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ khi xuất hóa đơn điện tử đến khách hàng thì phải gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế để được cơ quan thuế kiểm soát một số thông tin, nội dung và được cơ quan thuế cấp mã xác thực, số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Qua thời gian thí điểm, hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế đã dần đi vào thực tiễn và một số DN tham gia thí điểm đã lựa chọn sử dụng, thay thế các hình thức hóa đơn trước đây. Nhận thấy lợi ích của việc triển khai hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, nhiều DN đã chủ động liên hệ đến Cục Thuế để đăng ký được tham gia triển khai.
Một số DN tự đầu tư nhân lực và chi phí để cập nhật ứng dụng quản lý hóa đơn, kết nối đến cổng cấp mã xác thực của cơ quan thuế. Điều này cho thấy, mức độ cần thiết sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế trong nền kinh tế ngày càng tăng.
Kết quả áp dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế nêu trên là khả quan, tuy nhiên so với con số hơn 600 nghìn DN đang hoạt động sản xuất kinh doanh trên phạm vi cả nước thì kết quả này còn khá khiêm tốn.
Nguyên nhân chủ yếu là do pháp luật hiện hành quy định hóa đơn điện tử là một trong ba hành hình thức hóa đơn hợp pháp (hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in và hóa đơn điện tử) và quy định nhà nước khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử mà chưa quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Để sử dụng hóa đơn điện tử, DN cũng phải có điều kiện nhất định về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ quản lý, trong khi đó hầu hết các DN nhỏ và vừa còn hạn chế về nguồn lực tài chính, khả năng đầu tư, quản lý, sử dụng hạ tầng công nghệ thông tin...
Thói quen, tâm lý của nhiều người dân, DN nói riêng và toàn xã hội nói chung vẫn cần có hóa đơn bằng giấy khi mua bán hàng hóa, dịch vụ. Phần lớn còn chưa nắm bắt được cơ bản các lợi ích của hóa đơn điện tử và rất e ngại chấp nhận hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống.
Hạ tầng công nghệ thông tin của các cơ quan quản lý nhà nước liên quan cũng chưa được đầu tư phát triển đồng bộ, chưa tương thích, chưa được kết nối thống nhất, DN không muốn sử dụng hóa đơn điện tử.
Bên cạnh đó, vẫn còn một bộ phận nhỏ DN làm ăn không chân chính muốn duy trì sử dụng hóa đơn giấy thông thường để có các hành vi gian lận: Lợi dụng hóa đơn giấy để gian lận, trốn thuế như mua, bán hoá đơn; sử dụng hóa đơn bất hợp pháp để kê khai khống chi phí, khấu trừ và hoàn thuế GTGT, kê khai các hóa đơn vi phạm (như các hóa đơn đã báo hủy, hóa đơn chưa đăng ký phát hành), viết hóa đơn sai khác thông tin về doanh số, số thuế giữa các liên hóa đơn...
Thúc đẩy áp dụng hóa đơn điện tử ở Việt Nam
Chính phủ Việt Nam đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, khẳng định chủ trương đúng đắn, khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử. Tình hình sử dụng hóa đơn điện tử thời gian qua đã chứng minh được các lợi ích căn bản mà việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại đối với cộng đồng DN, đối với công tác quản lý thuế và đối với toàn xã hội.
Để sớm tiếp cận và hoàn thành được mục tiêu trên, đòi hỏi cộng đồng DN, các cơ quan quản lý nhà nước và toàn xã hội phải xác định được các vấn đề cốt lõi và sớm có giải pháp hữu hiệu giải quyết. Một số vấn đề cần sớm kiện toàn sau:
Một là, cần thiết hoàn thiện hệ thống pháp luật quy định về hóa đơn. Theo đó, cần sớm luật hóa ở cấp văn bản quy phạm pháp luật cụ thể bắt buộc các DN phải thực hiện hóa đơn điện tử theo lộ trình nhanh; có chế tài xử lý đối với các DN cố tình trì hoãn việc áp dụng, để khắc phục những hạn chế hiện hành là: Ở cấp văn bản Luật chưa được quy định và tại cấp Nghị định của Chính phủ – Nghị đinh 51/2010/NĐ-CP chỉ quy định khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.
Hai là, song song với việc hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật về hóa đơn, cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền sâu rộng về các lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với các DN, đối với công tác quản lý nhà nước và đối với toàn xã hội. Đồng thời, công tác tuyên truyền cần chú trọng nội dung phổ biến về mục tiêu, định hướng áp dụng hóa đơn điện tử trên diện rộng trong thời gian tới theo nguyên tắc bắt buộc thay cho nguyên tắc khuyến khích áp dụng.
Ba là, khuyến khích xã hội hóa thực hiện các công việc liên quan hỗ trợ DN triển khai hóa đơn điện tử. Trong đó, chú trọng việc khuyến khích sự tham gia tích cực của các tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử với chất lượng dịch vụ tốt, chi phí phù hợp và có sự kiểm soát của cơ quan quản lý nhà nước thông qua các quy định, các điều kiện, tiêu chí cụ thể để trở thành một tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hợp pháp.
Bốn là, Nhà nước cần quan tâm đánh giá chính xác năng lực hệ thống công nghệ thông tin của cộng đồng DN, của các cơ quan quản lý nhà nước và của toàn xã hội hiện tại; đồng thời, sớm nghiên cứu, xây dựng được mô hình, phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin thực hiện hóa đơn điện tử tối ưu làm cơ sở xác định được quy mô đầu tư, định hướng hoạt động của DN và của các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan.
Năm là, các cơ quan quản lý nhà nước từ Trung ương đến các cấp chính quyền địa phương phải xác định đây là một trong các giải pháp trọng yếu cần sớm tổ chức triển khai sâu rộng, để thực hiện cải cách thủ tục hành chính và thúc đẩy phát triển sản xuất kinh doanh, tự do hóa thương mại.
Tài liệu tham khảo:
1. Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 Chính phủ điện tử;
2. Báo cáo đánh giá tình hình triển khai thực hiện hóa đơn điện tử năm 2015 của Cục Thuế TP. Hà Nội;
3. Báo cáo đánh giá tình hình triển khai thực hóa đơn điện tử có mã xác thực số 65234/CT-TH ngày 19/10/2016 của Cục Thuế TP. Hà Nội;
4. Báo cáo kết quả khảo sát công tác quản lý hoá đơn tại Đài Loan của Đoàn công tác Tổng cục Thuế từ ngày 28/3/2010 đến ngày 3/4/2010.
