Yêu cầu cơ bản đối với quản lý công nợ phải thu

Tình hình công nợ phản ánh quan hệ chiếm dụng trong thanh toán. Khi doanh nghiệp (DN) đi mua hàng dưới hình thức trả chậm thì DN chiếm dụng vốn, khi DN bán hàng dưới hình thức trả chậm thì DN bị chiếm dụng vốn. Nếu phần vốn đi chiếm dụng lớn hơn phần vốn bị chiếm dụng thì DN có thêm một phần vốn đưa vào sản xuất kinh doanh, ngược lại nếu phần vốn đi chiếm dụng nhỏ hơn phần vốn bị chiếm dụng thì DN sẽ bị giảm bớt vốn.

Nhiệm vụ của DN là phải xác định được những khoản đi chiếm dụng và bị chiếm dụng hợp lý (đó là những khoản nợ đang còn trong thời hạn thanh toán), DN cần phải đôn đốc thu hồi các khoản nợ bị chiếm dụng nhất là những khoản nợ đã quá hạn thanh toán, đồng thời phải chủ động giải quyết các khoản nợ phải trả trên cơ sở tôn trọng kỷ luật tài chính, kỷ luật thanh toán.

Các yêu cầu cơ bản đối với quản lý công nợ phải thu gồm:

- Thiết lập bộ phận chuyên môn quản lý chặt chẽ công nợ, soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng. Mục đích hạn chế tối đa những vấn đề phát sinh ngoài tầm kiểm soát, yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, yêu cầu về việc thanh toán. Cam kết phải thực hiện theo đúng thời hạn, quy định trong hợp đồng.

- Thiết lập một quy trình quản lý công nợ phải thu chuẩn của công ty. Bám sát các mục tiêu: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng; Quy định rõ thời gian nhắc nhở khách hàng, cách thức có thể là gửi thư Email, gọi điện trực tiếp. Các cá nhân cần phải có ý thức trách nhiệm với việc quản lý thu hồi công nợ.

 - Để giải quyết các công nợ lâu ngày khó đòi, cần đảm bảo có đầy đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định của Nhà nước như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản giải quyết công nợ cùng với các bằng chứng xác thực về số nợ thất thu. Cần hạch toán một cách chi tiết, rõ ràng đối với từng đối tượng, từng khoản nợ và từng lần thanh toán.

- Gửi hóa đơn đến khách hàng bằng hình thức nhanh nhất để rút ngắn được quá trình thu hồi. Trong hóa đơn cần phải thể hiện cụ thể thời gian tối đa khách hàng cần chi trả công nợ.

- Tích cực theo dõi, kiểm tra và đôn đốc việc thu hồi nợ để tránh bị tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dưa, lâu ngày; Nhắc nhở, thúc giục khách hàng về việc thanh toán nếu chậm kỳ hạn.

Trong quá trình thực hiện quy trình quản lý công nợ, mọi vấn đề cần được làm việc với người có thẩm quyền quyết định và giải quyết vấn đề công nợ, các chứng từ tài liệu phải được lưu trữ cẩn thận và có sự bám sát theo dõi chi trả cũng như khất nợ của khách hàng thường xuyên.

Các bước cơ bản trong quy trình quản lý công nợ phải thu

Quy trình quản lý công nợ phải thu được xây dựng nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu quản lý công nợ của khách hàng; Đảm bảo tính chuyên nghiệp, thống nhất cao trong công việc của bộ phận kế toán và khách hàng.

Bước 1: Cập nhật danh mục khách hàng: Trong giai đoạn này, bộ phận quản lý phục vụ khách hàng sẽ cập nhật thông tin khách hàng, kiểm tra sự tồn tại và xác nhận những nhu cầu của khách hàng. Sau đó, bộ phận quản lý khách hàng sẽ thông báo kết quả tìm kiếm cho bộ phận yêu cầu.

Bước 2: Ghi nhận và thông báo công nợ: Bộ phận kiểm tra công nợ kiểm tra lại trên hệ thống xem khách hàng có đủ điều kiện để mua hàng công nợ hay không, giao dịch do bên bán hàng cập nhật trên hệ thống đã đúng hay chưa. Nếu không đúng thì thông tin lại cho đơn vị có yêu cầu lập danh sách khách hàng. Nếu đúng thì kiểm tra xem khách hàng có phát sinh khoản trả trước hay không; sau đó, thực hiện công việc giao dịch thanh toán với khách hàng.

Bước 3: Quy trình thu tiền công nợ: Sau khi xác định đối tượng khách hàng cần thu, bộ phận có nhu cầu nộp tiền sẽ thông báo cho khách hàng. Sau đó, bộ phận kiểm tra công nợ sẽ thực hiện giao dịch.

Bước 4: Quá trình bù trừ công nợ: Bộ phận đề nghị bù trừ công nợ sẽ làm yêu cầu bù trừ công nợ. Nếu hợp lệ thì sẽ tiến hành bù trừ công nợ, nếu không hợp lệ sẽ báo lại cho bên yêu cầu.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý công nợ phải thu trong các doanh nghiệp thương mại

Công tác quản lý công nợ phải thu trong các DN thương mại chịu tác động bởi một số yếu tố sau:

Một là, chính sách bán hàng: Chính sách bán hàng là nhân tố quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến biến động công nợ: Hình thức khuyến mại sẽ tác động đến các khách hàng về mặt thời gian đặt hàng, số lượng đặt hàng và số lần đặt hàng. Khuyến mại sẽ kích thích khách hàng nhận nhiều hàng trong một lần đặt hàng, DN tiết kiệm được chi phí giao hàng, nhưng để đánh đổi cho việc giảm chi phí, DN có thể phải gánh chịu một số dư nợ lớn từ phía các khách hàng.

Hai là, chính sách thu tiền: Chính sách thu tiền cũng ảnh hưởng đến doanh sốvà hiệu quả quản lý nợ trong DN thương mại. Nếu thời hạn nợ dài có thể tăng doanh số bán, nợ quá hạn có thể ít đi nhưng nợ trong hạn sẽ cao, DN sẽ bị chiếm dụng vốn và có thể bị mất cân đối về mặt tài chính, không đủ tiền để thanh toán công nợ phải trả. Nếu thời hạn nợ ngắn sẽ giúp DN đảm bảo cân đối tài chính nhưng ảnh hưởng xấu đến doanh số bán bởi khi đó khách hàng sẽ đặt hàng vừa phải để đảm bảo thanh toán cho DN.

Ba là, chính sách thưởng phạt trong thanh toán một mặt giúp giảm rủi ro trong thu hồi nợ, một mặt làm giảm sự gắn bó giữa khách hàng với DN bởi một số khách hàng có nguồn tài chính mạnh sẽ trả nợ sớm để được hưởng lãi suất thưởng dẫn đến số tiền thanh toán trước hạn tăng lên, nhưng một số khách hàng khác có tình hình tài chính yếu, không có khả năng thanh toán đúng hạn, bị phạt. Khách hàng sẽ bất mãn và giảm dần sự gắn bó với DN.

Bốn là, sự quan tâm, đôn đốc, nhắc nhở và gửi giấy xác nhận công nợ hàng tuần, hàng tháng của chi nhánh đến các đại lý cũng là nhân tố quan trọng trong thu hồi nợ bởi nó tạo ra sự quan tâm nhiều hơn của khách hàng đối với các món nợ của họ với DN, điều này sẽ giúp giảm tỷ lệ nợ quá hạn.

Năm là, cách ứng xử của nhân viên thu nợ với khách hàng cũng ảnh hưởng không ít tới việc thu hồi nợ. Trên thực tế, những khách hàng có nợ quá hạn lâu ngày thường có sự lẩn tránh hoặc có biểu hiện không hợp tác khi phải tiếp chuyện với nhân viên thu nợ. Do vậy, vấn đề quan trọng là làm sao tạo được sự thoái mái khi nói chuyện, làm cho khách hàng cảm thấy họ vẫn đáng tin cậy và cần thiết với DN.

Sáu là, khả năng tài chính và sự sẵn lòng trả nợ của khách hàng cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thu nợ của DN. Một khách hàng không thể thanh toán tốt nếu khách hàng đó không có khả năng tài chính vững mạnh hoặc một khách hàng có khả năng tài chính tốt nhưng luôn trì trệ và không sẵn lòng trả nợ sẽ chính là nhân tố làm cho dư nợ và nợ quá hạn của DN tăng cao. Do vậy, việc lựa chọn đối tác trong kinh doanh là hết sức quan trọng.

Những lưu ý trong quá trình quản lý công nợ phải thu

Ngoài việc DN cần xây dựng quy trình quản lý công nợ một cách phù hợp thì quy trình đó còn phải đảm bảo hoạt động hiệu quả. Vì vậy, trong quá trình quản lý công nợ phải thu, DN cần lưu ý một số vấn đề sau:

Đa dạng phương thức thu hồi nợ: Trong quá trình xác định khách hàng cần phải thu nợ, kế toán DN cần phải phân loại khách hàng, tùy từng đặc điểm của khách hàng mà có những biện pháp thu nợ sao cho phù hợp. Để điều này đảm bảo thì DN cũng cần có nhiều chính sách phương thức thu hồi các khoản nợ khác nhau.

Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh: Để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ, bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi (có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán).

Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán… vì rõ ràng việc thu hồi nợ đều liên quan chặt chẽ đến các chứng từ kế toán. Hoạt động quản lý công nợ cần phải chính xác. Người kế toán cần phải có hệ thống lưu trữ dữ liệu, biên bản ghi nợ mang tính bảo mật cao để có thể thực hiện giao dịch dễ dàng hơn.

Duy trì tốt các mối quan hệ: Các mối quan hệ ở đây bao gồm mối quan hệ với khách hàng và sự liên kết với phòng ban khác trong nội bộ DN (như phòng kinh doanh). Ngoài việc đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn, đúng kỳ thì bộ phận thu hồi nợ của công ty có thể thông báo các điều kiện được hưởng chiết khấu hoặc nhắc bổ sung một số chi tiết về sản phẩm, các chứng từ liên quan… để tạo ra mối quan hệ thân thiện, tin cậy. Bên cạnh đó, cần có sự liên lạc thường xuyên với khách hàng để có thể đảm bảo sự an toàn cho các nguồn nợ cần phải thu.

Xem lại khoản nợ phải thu thường xuyên: Bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều.

Sử dụng phần mềm quản lý hiệu quả: Với những DN lớn, nhiều khách hàng và nhiều khoản nợ, phần mềm quản lý công nợ là rất cần thiết để có thể đảm bảo tính chính xác. Để thuận tiện cho việc theo dõi và không sai sót trong việc lập báo cáo, DN cần đến phần mềm để quản lý hiệu quả tuổi nợ, hạn nợ.

Quản lý tốt hạn mức tín dụng: Chỉ cho khách nợ một số tiền tối đa nào đó (hạn mức tín dụng). Khi khách muốn mua tiếp, DN cần đề nghị thanh toán số nợ cũ. Nếu khách hàng không thanh toán, phải cương quyết ngừng bán chịu.

Thường xuyên cải tiến quy trình thu nợ: Quy trình thu hồi nợ nên được xem xét lại sau một khoảng thời gian cố định để rút ra những kinh nghiệm hoặc thay đổi quy trình khi cần thiết. Trong hoạt động của DN, việc theo dõi, quản lý và xử lý công nợ là cả một quá trình được thực hiện liên tục, không ngừng nghỉ bởi những nhân viên trong bộ phận kế toán.

Thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả các khoản phải thu: Giúp người quản lý DN có thể quan sát và phân tích được hiệu quả hoạt động của các khoản phải thu. Hiện nay, có 3 chỉ số được các DN chú ý nhất, đó là: vòng quay các khoản phải thu, tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu, sắp xếp tuổi nợ các khoản phải thu. Ngoài ra, quá trình xử lý khoản nợ phải thu phải khách quan, minh bạch, nhanh gọn, hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn khách hàng này với khách hàng khác, khoản nợ đã thu với khoản nợ chưa thu…         

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

Lê Thị Ngọc Vân (2012), Hoàn thiện quản trị khoản phải thu tại công ty TNHH MTV Cấp nước Đà Nẵng;

Hoàng Hà My (2014), Đánh giá công tác quản lý công nợ tại công ty cổ phần thiết bị y tế MENDINSCO;

Nguyễn Thị Hà (2015), Thực trạng và giải pháp quản lý nợ trong các tập đoàn, tổng công ty nhà nước;

Cácwebsite:http://thoibaotaichinhvietnam.vn/,https://www.gso.gov.vn/,http://baochinhphu.vn,http://tapchitaichinh.vn/.