Để đảm bảo việc ghi nhận chi phí và xử lý nợ phải thu khó đòi tại doanh nghiệp nhỏ và vừa đạt hiệu quả cần sớm có giải pháp khắc phục trong thời gian tới.

Đặt vấn đề

Doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) có vị trí quan trọng trong nền kinh tế mỗi nước, kể cả tại những nước phát triển. Ở Việt Nam, hiện có khoảng 541.753 DNNVV đang hoạt động, chiếm 96,7% trong tổng số DN cả nước, nhưng chỉ có 1,6% tổng số DNNVV là số DN có quy mô vừa, còn lại số DN nhỏ và siêu nhỏ chiếm tỷ trọng rất lớn, điều này góp phần làm cho kinh tế năng động hơn. Tuy nhiên, một trong những vấn đề tồn tại lớn nhất của DNNVV là “đói vốn” nên loại hình DN này rất dễ bị ảnh hưởng xấu, nhất là trong bối cảnh toàn cầu đang phải đối mặt với đại dịch Covid-19.

Tại DN luôn tồn tại các khoản phải thu, tình hình thanh toán các khoản này phụ thuộc vào phương thức thanh toán đang áp dụng tại mỗi DN và sự thỏa thuận giữa các đơn vị kinh tế. Để theo dõi kịp thời, nhanh chóng và cung cấp đầy đủ thông tin chính xác cho nhà quản lý, thì việc tổ chức hạch toán kế toán các khoản phải thu là những khâu rất quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán DN.

Các khoản phải thu là một trong những chỉ tiêu phản ánh khá sát chất lượng hoạt động kinh doanh của DN. Nếu hoạt động tài chính tốt, thì DN sẽ ít công nợ, khả năng thanh toán dồi dào. Ngược lại, nếu hoạt động tài chính không lành mạnh thì sẽ dễn dẫn tới tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau, các khoản nợ phải thu sẽ kéo dài. Điều này sẽ ảnh hưởng không tốt đến “sức khỏe tài chính” của DN.

Nợ phải thu là một bộ phận tài sản của doanh nghiêp (DN) đang bị các cá nhân, đơn vị khác chiếm dụng. Trong quá trình kinh doanh, việc phát sinh các khoản phải thu là một vấn đề tất yếu, không thể tránh khỏi tại các DN, đặc biệt là những DNNVV muốn thu hút khách hàng, nên đưa ra nhiều chính sách bán hàng ưu đãi, chấp nhận cho khách hàng thiếu nợ.

Dự phòng phải thu khó đòi: Là khoản dự phòng phần giá trị các khoản nợ phải thu và các khoản có tính chất tương tự các khoản phải thu mà khó có khả năng thu hồi. Theo quy định của Thông tư số 48/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, vào thời điểm lập báo cáo tài chính (BCTC) năm, nếu các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, DN phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi đã nêu. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, DN tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí của DN.

Các khoản dự phòng này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập DN trong kỳ báo cáo năm, để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong kỳ báo cáo năm sau; đảm bảo cho DN phản ánh giá trị của các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập BCTC năm. DN xem xét, quyết định việc xây dựng quy chế về quản lý công nợ để hạn chế các rủi ro trong kinh doanh, trong đó xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng người trong việc theo dõi, quản lý thu hồi công nợ.

Xử lý nợ phải thu khó đòi tại doanh nghiệp nhỏ và vừa

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, khi bán hàng, sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, mỗi DN có thể đưa ra nhiều chính sách bán hàng ưu đãi như khuyến mãi, giảm giá hoặc chấp nhận cho khách hàng thiếu nợ để khuyến khích khách hàng mua hàng. Do khách hàng không thực hiện thanh toán ngay nên hình thành khoản nợ phải thu. Mặt khác, DN cũng có thể phát sinh những khoản phải thu khác như chi hộ cho khách hàng, trả trước cho người bán, ký quỹ, tạm ứng…

Như vậy, nợ phải thu là tài sản của DN do người khác nắm giữ, đang bị chiếm dụng nên DN cần có biện pháp kiểm soát chặt chẽ và thu hồi nhanh chóng. Trong các khoản nợ phải thu của DN, khoản phải thu khách hàng phát sinh thường xuyên nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất nên rủi ro DN bị tổn thất cũng sẽ cao nhất. Bài viết này, trình bày khoản phải thu khách hàng và việc trích lập dự phòng nợ khó đòi tương ứng với phải thu khách hàng tại các DNNVV.

Thực tế cho thấy, các DNNVV chưa quan tâm đúng mức đến việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Vì bộ máy kế toán tại các DNNVV khá đơn giản, tình trạng một người phụ trách nhiều công việc, kiêm nhiệm nhiều vị trí là tình trạng thường xuyên xảy ra tại các DN, do quan điểm của nhà quản lý là cần tiết kiệm chi phí thuê người.

Đặc biệt là tại các DN siêu nhỏ thông thường chỉ có một kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán, DN nhỏ có từ một đến hai hoặc ba kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán, có khi trong DN chỉ có một kế toán thực hiện tất cả phần hành kế toán.

Ví dụ: Nhân viên kế toán theo dõi nợ phải thu đồng thời phụ trách luôn công việc thu tiền thì chắc chắn sẽ dẫn đến rủi ro là nhân viên này không ghi vào sổ sách kế toán mà bỏ túi riêng. Điều này dẫn đến DN bị thất thoát vốn và đến khi phát hiện thì DN không thu hồi lại được.

Quan sát các BCTC của các DNNVV, rất nhiều DN bỏ trống chỉ tiêu dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi và dự phòng phải thu dài hạn khó đòi, điều này có nghĩa tại DN không phát sinh các khoản nợ khó đòi nên không cần trích lập các khoản dự phòng nợ khó đòi.

Thực tế cho thấy, các DN có phát sinh các khoản phải thu khó đòi, kế toán tìm cách giải quyết sao cho đơn giản, dễ thực hiện và chủ yếu được cơ quan thuế chấp nhận đưa vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Kế toán sẽ xử lý theo hướng đơn giản hóa bằng cách không đưa các khoản phải thu khó đòi này vào báo cáo để hạn chế thủ tục và tránh bị truy thu thuế khi quyết toán với cơ quan thuế, kế toán không thực hiện theo quy định của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.

Mặc dù, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và hạch toán vào chi phí quản lý DN được xem là một khoản chi phí hợp lý, góp phần làm tăng chi phí, giảm lợi nhuận của DN và giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.

Đặc biệt, theo Thông tư 132/2018/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho DN siêu nhỏ, trong mẫu Báo cáo tình hình tài chính không có đề cập đến các khoản dự phòng. Như vậy, tình hình tài chính của các DN này chưa được phản ánh chính xác giá trị thuần có thể thực hiện được của tài sản. Trong khi các BCTC được công bố bởi các DN niêm yết, DN đại chúng đều có thực hiện việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, phản ánh giá trị thuần có thể thực hiện được của các khoản nợ phải thu tại thời điểm lập và trình bày BCTC.

Mặt khác, trình độ chuyên môn của kế toán tại các DNNVV, đặc biệt là tại các DN nhỏ thì không cao, chưa có nhiều kinh nghiệm và còn có tình trạng nhân viên làm trái ngành, trái nghề nên chưa đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi hiện nay, không theo dõi sát sao các khoản nợ, thời hạn nợ dẫn đến việc theo dõi nợ bị sao lãng, chậm trễ thu hồi.

Bên cạnh đó, khi đưa vào sổ sách kế toán, lập BCTC, kế toán thường chọn những khách hàng có uy tín, có khả năng tài chính lành mạnh để đưa vào danh sách nợ phải thu, còn những khách hàng nợ xấu, khó thu đòi thì theo dõi riêng, không trích lập dự phòng đối với các khoản nợ này vì không muốn bị phiền phức khi quyết toán với cơ quan thuế. Vì theo Thông tư 48/2019, DN được phép trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi khi đáp ứng các điều kiện:

- Phải có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả, bao gồm: Một trong số các chứng từ gốc sau: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ; Bản thanh lý hợp đồng (nếu có); Đối chiếu công nợ; trường hợp không có đối chiếu công nợ thì phải có văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ hoặc văn bản đòi nợ do DN đã gửi (có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát); Bảng kê công nợ; Các chứng từ khác có liên quan (nếu có).

- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: Nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán từ 6 tháng trở lên (tính theo thời hạn trả nợ gốc ban đầu theo hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác, không tính đến thời gian gia hạn trả nợ giữa các bên), DN đã gửi đối chiếu xác nhận nợ hoặc đôn đốc thanh toán nhưng vẫn chưa thu hồi được nợ. Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng DN thu thập được các bằng chứng xác định đối tượng nợ có khả năng không trả được nợ đúng hạn theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều này.

Riêng đối với các khoản nợ mua của DN mua bán nợ (có đăng ký ngành nghề và hoạt động mua bán nợ theo đúng quy định của pháp luật), thời gian quá hạn được tính kể từ ngày chuyển giao quyền chủ nợ giữa các bên (trên cơ sở biên bản hoặc thông báo bàn giao quyền chủ nợ) hoặc theo cam kết gần nhất (nếu có) giữa DN đối tượng nợ và DN mua bán nợ.

Ngoài ra, thông tin nợ phải thu được trình bày trên BCTC còn được sử dụng trong việc phân tích để đưa ra các quyết định kinh tế như dùng để tính khả năng thanh toán cũng như khả năng thu hồi nợ phải thu của DN thể hiện qua chỉ số hệ số thanh toán hiện hành, hệ số thanh toán nhanh, số vòng quay khoản phải thu, kỳ thu tiền bình quân. Chính vì vậy, nhà quản lý mong đợi kế toán sẽ làm BCTC có số liệu đẹp, hợp lý và phù hợp với luật thuế để có thể vay vốn ngân hàng.

Mặt khác, việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi đòi hỏi kế toán phải xác định chính xác giá trị thuần có thể thực hiện được, nhưng điều này khá phức tạp khi thực hiện và mất thời gian. Nếu kế toán không phản ánh chính xác giá trị thuần có thể thực hiện được của nợ phải thu, thì việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi không đáng tin cậy, BCTC được lập và trình bày chưa chính xác, không trung thực và chưa hợp lý, chưa tuân thủ đúng quy định của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, dẫn đến DN sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán.

Theo Điều 11 của Nghị định số 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập như sau: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: Lập BCTC không đầy đủ nội dung hoặc không đúng biểu mẫu theo quy định; Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: Không lập BCTC theo quy định; Lập BCTC không đúng với số liệu trên sổ kế toán và chứng từ kế toán; Lập và trình bày BCTC không tuân thủ đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán.

Nghị định số 41/2018/NĐ-CP đã quy định chi tiết hơn, cụ thể hơn các trường hợp xử phạt vi phạm hành chính, đặc biệt là đưa thêm quy định xử phạt trường hợp DN lập và trình bày BCTC không tuân thủ đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán, góp phần hạn chế những sai phạm của DN trong lĩnh vực kế toán, giúp thông tin được trình bày trên BCTC là trung thực và hợp lý. Nghị định này đã ban hành gần được 03 năm nhưng các DN vẫn còn xem nhẹ vấn đề trích lập dự phòng phải thu khó đòi và tìm mọi cách không thực hiện mà vẫn không vi phạm.            

Giải pháp tăng cường quản lý nợ phải thu khó đòi

Xuất phát từ quy định của Chính phủ, của Bộ Tài chính, của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, DNNVV cần thực hiện nghiêm túc vấn đề ghi nhận nợ phải thu và trích lập dự phòng phải thu khó đòi khi phát hiện khách hàng mất khả năng thanh toán nợ, các khoản nợ đã quá hạn thanh toán và các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng DN không thu hồi được đúng hạn; đồng thời, kế toán cần thu thập và lập đầy đủ các chứng từ gốc liên quan đến nợ phải thu khó đòi như có hợp đồng, hóa đơn, bảng kê, bảng đối chiếu công nợ… chứng minh số nợ khó đòi thuộc quyền sở hữu của DN tại thời điểm lập BCTC.

Đặc biệt, DN cần thực hiện đúng theo hướng dẫn của Thông tư số 48/2019/TT-BTC ngày 08/08/2019 hướng dẫn việc trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng tại DN.

Ngoài ra, DN quản lý tốt nợ phải thu cũng là góp phần quản lý tốt tài chính của DN, giúp hoạt động sản xuất kinh doanh của DN diễn ra được trơn tru và đạt hiệu quả hơn. Chính vì vậy, DN cần thực hiện một số giải pháp quản lý nợ phải thu như sau:

- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, từng khoản nợ và từng lần thanh toán. Khi DN đồng ý cho khách hàng thanh toán trả chậm, DN cần xem xét kỹ về khả năng thanh toán của khách hàng, lịch sử thanh toán, mức độ uy tín của khách hàng để tránh tình trạng gặp những khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc không có thiện chí trả nợ. DN cần xây dựng điều kiện khách hàng được nợ, hạn mức nợ và đưa ra chính sách khen thưởng hợp lý cho những nhân viên thu nợ đạt chỉ tiêu làm tăng động lực, khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả.

- Kế toán phải theo dõi từng khoản nợ và thường xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn hoặc nợ khó đòi. DN nên có một bộ phận chuyên trách về quản lý thu nợ và theo dõi nợ, đào tạo một số kỹ năng hỗ trợ công việc của nhân viên như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục khách hàng, kỹ năng đàm phán, kỹ năng xử lý tình huống khó…

- Sử dụng phần mềm kế toán có hỗ trợ chức năng theo dõi tình hình thu nợ giúp nhân viên phát hiện kịp thời những trường hợp khách hàng nợ quá lâu, hoặc lập nhanh báo cáo tình trạng khách hàng nợ cho nhà quản lý, góp phần tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

- DN xây dựng và thực hiện quy trình bán hàng – thu tiền một cách chặt chẽ, tìm hiểu kỹ về tình hình tài chính và mức độ uy tín của khách hàng là cơ sở để xác định hạn mức và thời hạn nợ, thường xuyên trực tiếp đối chiếu công nợ với khách hàng.

Để nguồn vốn lưu động của DN không bị ảnh hưởng xấu đòi hỏi DN quản lý tốt nợ phải thu, nhưng DN cần thực hiện linh hoạt và mềm dẻo trong việc đưa ra chính sách bán hàng và thu nợ, cân nhắc giữa chi phí và lợi nhuận để đạt được mục tiêu kinh doanh hiệu quả, tránh rủi ro khách hàng tìm đến những DN khác có chính sách hấp dẫn hơn.

Kết luận

Bài viết đã khái quát các quy định liên quan đến nợ phải thu khó đòi thường xảy ra tại DNNVV. Mục đích của việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra khi khách hàng chưa trả nợ. Mặt khác, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi còn dùng để điều chỉnh trị giá thực tế của các khoản phải thu, phản ánh giá trị thực tế của khoản phải thu trên BCTC, góp phần vào việc trình bày các thông tin trên BCTC là có ý nghĩa và đảm bảo hợp lý. Vì vậy, DN cần nắm vững và vận dụng một cách hợp lý đúng theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán, tránh gây ra những sai phạm để không bị xử phạt về vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán; đồng thời cung cấp BCTC trung thực và hợp lý.            

Tài liệu tham khảo:

1. Chính phủ (2018), Nghị định số 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập;

2. Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp;

3. Bộ Tài chính (2016), Thông tư số 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa;

4. Bộ Tài chính (2018), Thông tư số 132/2018/TT - BTC ngày 28/12/2018 hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ;

5. Bộ Tài chính (2019), Thông tư số 48/2019/TT - BTC ngày 08/08/2019 hướng dẫn việc trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng tại doanh nghiệp;

6. Tập thể các tác giả bộ môn hệ thống thông tin kế toán (2015), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán tập 2, trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh, NXB kinh tế TP. Hồ Chí Minh;

7. https://www.pace.edu.vn/so-tay-doanh-tri/ChiTiet/505/quan-tri-von-luu-dong-trong-doanh-nghiep-vua-va-nho/31;

8. https://www.vass.gov.vn/nghien-cuu-khoa-hoc-xa-hoi-va-nhan-van/phat-trien-doanh-nghiep-nho-va-vua-o-viet-nam-hien-nay-96.