Tuy nhiên, thực trạng hoạt động của ngân hàng điện tử tại Việt Nam nói chung, cũng như kênh thanh toán điện tử tại Kho bạc Nhà nước ( trong nghiên cứu này là Kho bạc Nhà nước Trà Vinh) đã xuất hiện một số hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu quả của công tác quản lý rủi ro trong hoạt động quản lý ngân quỹ.

Sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là ngành công nghệ thông tin (CNTT) đã tác động đến mọi mặt hoạt động của đời sống, kinh tế - xã hội, làm thay đổi nhận thức và phương pháp sản xuất kinh doanh của nhiều lĩnh vực, nhiều ngành kinh tế khác nhau, trong đó có lĩnh vực tài chính - ngân hàng. Nếu như trong các lĩnh vực khác, CNTT chỉ để trợ giúp cho công tác quản lý thì với ngành Kho bạc Nhà nước (KBNN) đây là một bộ phận cấu thành chất lượng quản lý ngân quỹ và phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, thực tế đã chứng minh, sự nhanh nhạy của công nghệ hiện đại luôn đi kèm với rủi ro lớn và một khi con người không kiểm soát được sẽ dẫn đến hậu quả khó lường. Trong bối cảnh đó, nghiên cứu này đưa ra những giải pháp để hạn chế rủi ro trong công tác thanh toán điện tử qua KBNN Trà Vinh.

Phương pháp và dữ liệu nghiên cứu

Nhóm tác giả sử dụng chủ yếu là nghiên cứu định tính, tổng hợp các phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp phân tích, thống kê, so sánh, tổng hợp; đồng thời, tiến hành khảo sát thu thập thông tin, dữ liệu về hoạt động thanh toán điện tử (TTĐT) qua KBNN Trà Vinh trong giai đoạn 2014 – 2018.

Tác giả tiến hành thảo luận với một số đối tượng khảo sát, gồm: Giám đốc, kế toán trưởng (KTT), thanh toán viên (TTV), chuyên viên kiểm soát chi (có thâm niên công tác KBNN từ 3 năm trở lên) của KBNN Tỉnh. Mẫu được chọn, gồm: toàn bộ dữ liệu TTĐT của Văn phòng KBNN tỉnh Trà Vinh trong quý IV/2018. Dữ liệu được thu thập là dữ liệu sơ cấp và từ 02 nguồn: sổ sách kế toán và kết quả khảo sát trực tiếp các nhân viên Kho bạc.

Những tồn tại, hạn chế trong quản lý rủi ro ngân quỹ trong thanh toán điện tử

Kết quả nghiên cứu cho thấy, quản lý rủi ro nói chung và quản lý rủi ro ngân quỹ nói riêng đã trở thành một mục tiêu cơ bản trong quản lý hoạt động KBNN. Song thực tế, KBNN mới ban hành quy chế quản lý rủi ro kho quỹ mà thực chất chỉ nêu lên những trường hợp sai lầm trong nghiệp vụ kho quỹ (quỹ tiền mặt) chưa phải là mô hình quản lý rủi ro phổ biến. Trong khi đó, hoạt động KBNN tiềm ẩn nhiều rủi ro và hậu quả thiệt hại lớn. Những tồn tại, hạn chế trong quản lý rủi ro ngân quỹ thanh toán điện tử được thể hiện ở một số nội dung sau:

Thứ nhất, thực tiễn hoạt động cho thấy, các nhà quản lý cấp cơ sở chưa xây dựng và tổ chức triển khai mô hình quản lý rủi ro tại đơn vị. Trong hoạt động thông tin truyền thông, thời gian qua chưa xuất hiện bài nghiên cứu hay bản tin về hoạt động quản lý rủi ro đăng trên tạp chí ngân quỹ quốc gia hoặc ý kiến phát biểu trên các diễn đàn tổng kết hoạt động KBNN thường niên.

Thứ hai, rủi ro (sai lầm) tài chính do lỗi nhân viên giao dịch chiếm tỷ trọng cao trong các rủi ro được phát hiện và xử lý. Tiến hành khảo sát (điều tra) toàn bộ lệnh thanh toán (lệnh thanh toán đi) qua chương trình thanh toán liên ngân hàng tại Văn phòng KBNN tỉnh Trà Vinh trong quý IV/2018 cho thấy, trong 22.040 lệnh thanh toán đi có 205 lệnh sai lầm, chiếm 0,93%. Trong đó, sai tài khoản đơn vị thụ hưởng 86 lệnh, chiếm 41,95%; sai ngân hàng phục vụ đơn vị thụ hưởng (nhà cung cấp) là 76 lệnh, chiếm 37,07%; sai tên đơn vị thụ hưởng và các thông tin khác là 41 lệnh, chiếm 20%.

Thứ ba, rủi ro do hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) của ngân hàng rất đáng lưu ý, vì chủ yếu là những rủi ro tài chính. Kết quả điều tra các biến về CNTT trong quý IV/2018 như sau: Lỗi hạ tầng CNTT của ngân hàng là 6 trường hợp với tổng số tiền là 83,1 triệu đồng, trong đó 100% thuộc loại rủi ro tài chính (chuyển tiền 2 lần là 2 trường hợp; chuyển tiền thiếu 1 trường hợp; chuyển tiền thừa là 3 trường hợp). Lỗi truyền/nhận dữ liệu xảy ra 12 sự cố, trong đó truyền thiếu dữ liệu là 4 lần; truyền thừa dữ liệu là 3 lần và truyền vào ngày làm việc tiếp theo là 5 lần.

Thứ tư, nội dung phân công, phân nhiệm giữa các nhân viên tham gia quy trình thanh toán chưa thật sự rõ ràng, minh bạch. Quy trình TTĐT gồm 3 giai đoạn kiểm soát: KTV kiểm soát giá trị, tính chất pháp lý và số tiền thanh toán của lệnh thanh toán do chủ tài khoản phát hành, và lập yêu cầu thanh toán; KTT thẩm tra (kiểm soát lại) nhưng thực chất là lặp lại nội dung kiểm soát của kế toán viên, và chấp nhận yêu cầu thanh toán của KTV. Nếu tin rằng tất cả đều chính xác và hợp pháp, giám đốc kiểm tra lần cuối, yêu cầu thanh toán và giá trị pháp lý của chứng từ thanh toán đính kèm, trước khi phê duyệt yêu cầu thanh toán. Như vậy, nội dung kiểm soát và trách nhiệm của KTV, KTT và giám đốc không được tách biệt rõ ràng. Điều đó có nghĩa là, một khi rủi ro xảy ra thì trách nhiệm thuộc về tập thể (tất cả các thành viên tham gia).

Thứ năm, chưa tổ chức bộ phận kiểm tra, giám sát hoạt động thanh toán độc lập nhằm tăng cường quản trị rủi ro hoạt động ngân quỹ nói chung và nghiệp vụ thanh toán nói riêng. Kiểm tra, giám sát là chức năng cơ bản của hoạt động quản lý nói chung. Đối với quản lý rủi ro ngân quỹ, hoạt động kiểm tra, giám sát đan xen vào toàn bộ các giai đoạn của quy trình và do chính những nhân viên thi hành nhiệm vụ thanh toán thực hiện mà chưa tổ chức bộ phận kiểm tra, giám sát độc lập (giám sát ngoài).

Thứ sáu, các sai lầm (rủi ro) trong TTĐT có xu hướng tăng, nhất là các rủi ro phi tài chính. Qua kết quả tổng hợp các sai lầm và xử lý sai lầm từ năm 2014 đến năm 2018 cho thấy, tỷ lệ số lượng (lệnh thanh toán) sai lầm đã tăng từ 575 lệnh thanh toán năm 2016 lên 717 lệnh thanh toán trong năm 2017 và giảm còn 661 lệnh thanh toán trong năm 2018. Riêng năm 2017 có biểu hiện tăng mà nguyên nhân chủ yếu là do năm 2017 là năm đầu tiên triển khai mục lục ngân sách nhà nước (NSNN) mới nên chuyên viên KSC, KTV chưa quen nên để xảy ra sai lầm. Những sai lầm (rủi ro) này thuộc loại rủi ro phi tài chính nên hậu quả không lớn.

Những hạn chế, tồn tại trong quản lý rủi ro hoạt động quản lý ngân quỹ kho bạc nói chung và hoạt động TTĐT nói riêng thời gian qua chủ yếu do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan như sau: (i) Nhận thức về rủi ro và quản lý rủi ro ngân quỹ của nhân viên KBNN, nhất là các nhà quản lý chưa đầy đủ; (ii) Các quy định pháp lý liên quan đến kế toán thu ngân sách nhà nước thiếu ổn định làm cho KTV thường sai lầm trong giai đoạn chuyển đổi; (iii) Các quy định, quy trình thanh toán chưa chặt chẽ, còn sơ hở; (iv) Công tác quản trị nội bộ KBNN chưa hiệu quả.

Giải pháp hạn chế rủi ro ngân quỹ trong công tác thanh toán điện tử

Trên cơ sở những tồn tại, hạn chế và các yếu tố tác động tiêu cực đến quản trị rủi ro ngân quỹ KBNN, nhóm tác giả đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực quản lý rủi ro hoạt động ngân quỹ trong tương lai.

Thứ nhất, thiết kế mô hình – thiết lập khung (khuôn khổ) quản lý rủi ro ngân quỹ.

- Mô hình có thể được phát triển và áp dụng từng bước các kỹ thuật cải tiến và đội ngũ nhân viên KBNN ngày càng có thể hiểu rõ những rủi ro và các kỹ thuật giảm thiểu rủi ro. Do đó, mô hình phù hợp quản trị ngân quỹ của Việt Nam hiện nay được lựa chọn là mô hình khung quản lý rủi ro phổ biến, gồm: Xác định, đánh giá (đo lường), giám sát và giảm nhẹ hay kiểm soát rủi ro.

- Xây dựng và phát triển khung quản lý rủi ro ngân quỹ Kho bạc phù hợp phải dựa trên nền tảng lý thuyết rủi ro hoạt động (RRHĐ), trước tiên là định nghĩa RRHĐ được áp dụng trong hoạt động thực tiễn (áp dụng cho hiệp định vốn Basel II, tháng 6/2004).

Thứ hai, nâng cao nhận thức của cán bộ công chức KBNN về quản lý rủi ro. Trước tiên, những nhà quản lý cấp cao (Tổng Giám đốc KBNN, Giám đốc KBNN tỉnh, huyện) phải hiểu được rủi ro hoạt động ngân quỹ vốn có (tồn tại tất yếu) trong mọi hoạt động và truyền tín hiệu cho tất cả các nhân viên về tầm quan trọng của quản lý ngân quỹ an toàn, hiệu quả. Tiếp đến, cần xây dựng các kịch bản rủi ro hoạt động ngân quỹ, tức là nhận dạng, đo lường và xử lý rủi ro ngân quỹ để mỗi nhân viên chủ động kiểm soát hay phòng tránh, giảm thiểu rủi ro, và tích cực tham gia xử lý một khi rủi ro thật sự xảy ra.

Thứ ba, nâng cao năng lực quản trị nhân sự - giảm thiểu rủi ro đạo đức. Kết quả nghiên cứu thực trạng rủi ro và quản lý rủi ro cho thấy, nhân tố con người có tác động rất mạnh, thể hiện: lỗi giao dịch của nhân viên (0,9951) đối với lệnh thanh toán đi và (0,8983) đối với lệnh thanh toán đến; Rủi ro đạo đức gồm: khai thác khe hở (khoảng trống) pháp luật, giả mạo chứng từ (0,8666); thông đồng với bên ngoài (0,7666). Điều đó nói lên tầm quan trọng đặc biệt của giải pháp nâng cao năng lực quản trị nhân sự - giảm thiểu rủi ro đạo đức.

Thứ tư, thiết lập trung tâm dữ liệu rủi ro ngân quỹ nội bộ KBNN cơ sở. Thiết lập trung tâm dữ liệu rủi ro ngân quỹ của nội bộ KBNN Trà Vinh do Phòng Kế toán Nhà nước quản lý trực tiếp là KTV kiểm soát rủi ro.

- Hàng ngày, căn cứ vào kết quả giám sát rủi ro của Phòng kế toán thuộc KBNN tỉnh và KBNN huyện, thành phố truyền tải về để tập hợp và phân loại: Rủi ro được phổ biến công khai và rủi ro phổ biến hạn chế (có độ mật).

- Định kỳ hàng tháng, quý, năm, cần lập báo cáo kiểm soát rủi ro, trong đó thống kê theo từng đơn vị (Phòng Kế toán nhà nước, Kho bạc huyện, thành phố) và phân loại rủi ro tài chính và rủi ro phi tài chính. Báo cáo này được gửi đến Giám đốc Kho bạc tỉnh để sử dụng vào mục đích quản lý của Giám đốc.

Thứ năm, quản trị nội bộ KBNN “hiệu quả” - Xây dựng, duy trì một hệ thống kiểm soát, giám sát nội bộ phù hợp và hiệu quả. Hệ thống kiểm soát nội bộ KBNN cần tập trung vào 3 mục tiêu chính, đó là: Tuân thủ luật pháp và quy trình nghiệp vụ ngân quỹ; Đảm bảo mục tiêu hoạt động ngân quỹ (hiệu quả và hiệu năng quản lý ngân quỹ); Đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính.

Thứ sáu, phối hợp với ngân hàng thương mại (NHTM) thực hiện giải pháp phòng ngừa rủi ro.

Theo đó, cần tăng cường phối hợp với các chi nhánh NHTM có quan hệ thanh toán trong việc thiết kế và thực hiện các giải pháp phòng ngừa rủi ro. Trước tiên, cần tập trung vào 2 vấn đề chính: Tổ chức kiểm tra định kỳ hàng quý (hoặc đột xuất khi có biến động đáng ngờ) dữ liệu thu NSNN để phát hiện những trường hợp chi nhánh NHTM chủ ý trì hoãn truyền dữ liệu thu NSNN phát sinh trước thời điểm tạm ngừng truyền, nhận chứng từ thanh toán dẫn đến số thu không tập trung kịp thời vào quỹ NSNN; và trên cơ sở dữ liệu rủi ro do lỗi giao dịch của nhân viên (ngân hàng) trong quá trình thực hiện các lệnh thanh toán (lệnh thanh toán đến đối với KBNN) đã thu thập, phối hợp với Giám đốc chi nhánh NHTM tổ chức hướng dẫn cho nhân viên ngân hàng các nghiệp vụ có liên quan đến rủi ro đã xảy ra.

Thứ bảy, tăng cường độ an toàn bảo mật thông tin

- Tăng cường quán triệt đến từng KTV, TTV nâng cao nhận thức về an toàn thông tin, nhất là trong lĩnh vực giao dịch điện tử.

- Thay thế phương thức xác thực thông tin qua chứng thư số.

- Thường xuyên rà soát các quy trình TTĐT, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các kẽ hở trong quy trình, đảm bảo quy trình thanh toán chặt chẽ.

- Xây dựng giải pháp mã hóa trong các hệ thống thanh toán; giải pháp kiểm tra và đối chiếu dữ liệu giữa các chủ thể tham gia giao dịch điện tử; giải pháp thống kê, giám sát để theo dõi và kịp thời phát hiện các giao dịch bất thường, tránh bị tấn công thực hiện các giao dịch điện tử ảo trên hệ thống thanh toán.            

Tài liệu tham khảo:

Kho bạc Nhà nước (2010), Thông tư số 23/2010/TT-NHNN ngày 09/11/2010 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Quy định việc ban hành và sử dụng hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng;

Ngân hàng Nhà nước (2016), Thông tư số 37/2016/TT-NHNN ngày 30/12/2016 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Quy định về việc quản lý vận hành và sử dụng hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng;

Kho bạc Nhà nước (2013), Quyết định số 699/QĐ-KBNN ngày 25/7/2013 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước Về việc ban hành quy trình nghiệp vụ thí điểm thanh toán song phương điện tử giữa Kho bạc Nhà nước với Ngân hàng Thương mại;

Kho bạc Nhà nước (2017), Quyết định số 1888/QĐ-KBNN ngày 05/5/2017 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước Về việc ban hành quy trình thanh toán điện tử trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.