Tổ chức bộ máy kế toán quản trị

Mô hình kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị chi phí sản xuất trong cùng một bộ máy kế toán là mô hình phù hợp với các doanh nghiệp (DN) xây lắp trong điều kiện hiện nay, bởi tiềm lực kinh tế - tài chính của các DN xây lắp chưa cao. Với mô hình này, bộ phận kế toán chi phí của kế toán tài chính căn cứ vào chứng từ để hạch toán chi phí sản xuất phát sinh của DN theo từng yếu tố chi phí, cung cấp số liệu phục vụ lập báo cáo kết quả kinh doanh và bản thuyết minh báo cáo tài chính.

Còn kế toán quản trị thì hạch toán chi tiết theo từng bộ phận, công trình, hạng mục công trình… để xác định kết quả theo từng bộ phận, từng công trình, hạng mục công trình; đồng thời, phân loại theo dõi riêng chi phí cố định và chi phí biến đổi để giúp cung cấp thông tin cho nhà quản lý khi ra quyết định. Qua nghiên cứu các mô hình kế toán quản trị và tình hình thực tế công tác kế toán tại các DN xây lắp Việt Nam, có thể thấy rằng, các DN nên áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán kết hợp.

Theo mô hình này, phòng kế toán của các DN bao gồm các bộ phận kế toán đảm nhiệm các phần hành kế toán tài chính, kế toán quản trị cụ thể như: Bộ phận kế toán tài sản cố định và vật tư; Bộ phận kế toán tiền và thanh toán; Bộ phận kế toán chi phí và giá thành; Bộ phận kế toán nguồn vốn, quỹ; Bộ phận kế toán thuế và tiền lương; Bộ phận kế toán tổng hợp.

Phân loại chi phí sản xuất

Việc phân loại chi phí thành các chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình sẽ là cơ sở để đánh giá hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên, để đánh giá được đúng hiệu quả sản xuất đòi hỏi DN phải phân bổ các chi phí gián tiếp theo một tiêu thức phù hợp. Ngoài cách phân loại chi phí theo nội dung tính chất kinh tế giống như kế toán tài chính, các DN có thể phân loại chi phí sản xuất cụ thể như sau:

Một là, thực hiện phân loại chi phí sản xuất theo mối quan hệ với sản lượng của các DN xây lắp được thể hiện ở khối lượng sản phẩm các loại được thi công. Tuy nhiên, tính biến đổi hay cố định của các khoản chi phí không phải chỉ thuần tuý phụ thuộc vào khối lượng sản xuất sản phẩm trong DN mà phụ thuộc vào nhiều nhân tố khác nhau.

Theo tiêu thức phân loại này, chi phí trong các DN xây lắp được sắp xếp thành chi phí biến đổi, chi phí cố định và chi phí hỗn hợp. Cách phân loại này giúp nhà quản trị DN biết được các khoản chi phí nào có thể thay đổi, các khoản chi phí nào không thể thay đổi trong quá trình thi công công trình, hạng mục công trình để từ đó có thể đưa ra những quyết định phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao trong kinh doanh.

Hai là, phân loại chi phí theo mối quan hệ và khả năng quy nạp chi phí cho các đối tượng chịu chi phí. Để có thể kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận đòi hỏi chi phí cần được phân loại theo khả năng quy nạp chi phí cho các đối tượng chịu chi phí. Theo tiêu thức phân loại này, chi phí của các DN xây lắp được phân loại thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Nếu xem xét đối tượng chịu chi phí là từng công trình, hạng mục công trình thì các chi phí trực tiếp thường bao gồm: Chi phí trực tiếp phát sinh ở bộ phận sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp; Chi phí gián tiếp đối với từng công trình, hạng mục công trình thường là chi phí sản xuất chung và các chi phí quản lý hành chính chung.

Qj:  Khối lượng công tác xây lắp loại j (j = 1: n)
Djvl; Djnc; Djm : Chi phí vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, MTC trong đơn giá xây dựng của công tác xây lắp thứ j
Knc; Kmtc: Hệ số điều chỉnh nhân công, MTC (nếu có)
G: Chi phí xây dựng công trình, hạng mục công trình trước thuế
T GTGT-XD: Mức thuế suất thuế giá trị gia tăng quy định cho công tác xây dựng
GXD: Chi phí xây dựng công trình, hạng mục công trình sau thuế
GXDNT: Chi phí xây dựng nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công
GXD: Chi phí xây dựng công trình, hạng mục công trình sau thuế và chi phí xây dựng nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công.

Lập dự toán kinh phí xây lắp

Phương pháp lập dự toán này dựa trên chi phí xây lắp trực tiếp và tỷ lệ phí (còn gọi là phương pháp tính xuôi hay phương pháp phân phối hoàn toàn chi phí). Phương pháp này căn cứ vào chi phí xây lắp trực tiếp và các tỷ lệ phí được xác định một cách chủ quan chưa tính đến ảnh hưởng chi phối giá của thị trường.

Phương pháp này đơn giản nhưng không phản ánh chính xác chi phí chung cần có và chi phí chung này phụ thuộc vào nhiều các khoản mục bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, trực tiếp phí khác.

Để khắc phục các nhược điểm của phương pháp tính xuôi, các DN có thể xem xét và áp dụng lập dự toán theo phương pháp tính ngược được xác định bằng hiệu số giữa doanh thu và biến phí. Phương pháp này sẽ giúp cho nhà quản trị trong việc đưa ra giá tranh thầu hợp lý, tăng khả năng cạnh tranh trong việc tham gia ký kết các hợp đồng xây dựng.

Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán

Về chứng từ kế toán, các chứng từ xuất nguyên vật liệu và theo dõi thời gian lao động cần chi tiết theo từng đơn đặt hàng. Đây là cơ sở quan trọng để có thể hạch toán trực tiếp chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công cho từng công trình, hạng mục công trình. Để thực hiện chức năng kiểm tra đánh giá, các DN xây lắp cần xây dựng các trung tâm trách nhiệm và các lĩnh vực chịu trách nhiệm với hoạt động mà họ kiểm soát.

Trong các DN xây lắp có thể chia thành 3 trung tâm trách nhiệm, đó là trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư. Trong đó, trung tâm chi phí là bộ phận mà người quản lý ở bộ phận đó chỉ có trách nhiệm với chi phí, không có trách nhiệm với lợi nhuận và vốn đầu tư các xí nghiệp, tổ đội thi công… Trung tâm chi phí trong các DN xây lắp thường có 3 cấp: Tổ sản xuất với cấp quản lý là tổ trưởng; Phân xưởng sản xuất với cấp quản lý là quản đốc phân xưởng; DN (xí nghiệp) với cấp quản lý là giám đốc sản xuất.

Xây dựng báo cáo để thực hiện kế toán quản trị chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp

Báo cáo kế toán quản trị chi phí khi lập phải đảm bảo được các yêu cầu như: Các chỉ tiêu trong báo cáo phải có quan hệ chặt chẽ và logic với nhau; Cung cấp được thông tin theo địa điểm, bộ phận phát sinh chi phí; Thông tin phải chính xác và có tiêu chí đánh giá để đáp ứng thông tin cho việc ra quyết định quản lý.

Bên cạnh đó, phải phản ánh được tình hình định mức, dự toán chi phí, giải trình được các nguyên nhân chênh lệch giữa số liệu thực tế với dự toán và định mức để giúp nhà quản trị sử dụng thông tin thực hiện chức năng kiểm soát hoạt động.

Tài liệu tham khảo:

1. Các thông tư của Bộ Tài chính: Thông tư số 53/2006/TT-BTC, Thông tư số 200/2014/TT-BTC, Thông tư số 133/2016/TT-BTC.

2. Phạm Quang (2002) “Phương hướng xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị và tổ chức vận dụng vào các DN Việt Nam”;

3. Phạm Văn Dược (2009), “Mô hình và cơ chế vận hành kế toán quản trị”, NXB Tài chính;

4. Drury (2016), “Management Accouting for Business Decisions”, Thomson Learning, United Kingdom.