Đặc điểm công tác kiểm tra, lưu trữ, bảo mật thông tin trong công tác kế toán

Tổ chức kiểm tra kế toán:

Kiểm tra kế toán là xem xét đánh giá việc thực thi pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin số liệu kế toán. Kiểm tra kế toán có thể được thực hiện bởi các cơ quan chức năng hoặc đơn vị tự tổ chức kiểm tra kế toán.

Mục đích của việc kiểm tra là xác định tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, tính hợp lý của các phương pháp kế toán được áp dụng; Kiểm tra kế toán nhằm thúc đẩy việc chấp hành chế độ, thể lệ kế toán, phát huy tác dụng của kế toán trong việc quản lý và sử dụng vật tư, lao động, kinh phí, đôn đốc chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật về kế toán tài chính, thực hành tiết kiệm, chống tham ô, lãng phí, thúc đẩy hoàn thành và hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Nhiệm vụ cần thực hiện là kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của chế độ kế toán về mức độ chính xác, kịp thời, đầy đủ, trung thực, rõ ràng; Kiểm tra việc chấp hành các chế độ; Thể lệ kế toán, vận dụng các phương pháp kế toán - kiểm tra về mặt tổ chức, lề lối làm việc, kết quả công tác của bộ máy kế toán.

Thông qua việc kiểm tra kế toán, từ đó kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, kế hoạch thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kỷ luật kế toán, tài chính. Từ kết quả điều tra kế toán đề xuất các biện pháp khắc phục những tồn tại trong công tác kế toán của đơn vị.

Nội dung của kiểm tra kế toán bao gồm:

+ Kiểm tra việc chấp hành: Kiểm tra chấp hành công tác kế toán; Kiểm tra việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi; Kiểm tra việc chấp hành chế độ sổ kế toán; Kiểm tra việc thực hiện chế độ báo cáo tài chính; Kiểm tra việc tổ chức bảo quản, thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán; Kiểm tra việc thực hiện chế độ, kế hoạch kiểm tra kế toán; Kiểm tra thuê làm kế toán, làm kế toán trưởng của đơn vị kế toán…

+ Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán gồm: Kiểm tra biên chế, tổ chức bộ máy, việc phân công phân nhiệm trong bộ máy kế toán của đơn vị; Kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện quy định đối với cán bộ kế toán, thực hiện chức trách, nhiệm vụ bộ máy kế toán; Kiểm tra mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức kế toán và quan hệ giữa tổ chức kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị kế toán...

Tổ chức lưu trữ, bảo mật thông tin kế toán:

Để lưu trữ, bảo mật thông tin kế toán cần thực hiện các công tác sau đây:

- Tổ chức sắp xếp lưu trữ: Thông tin kế toán khi đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ (hồ sơ chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết, báo cáo quản trị hoặc hồ sơ sản phẩm, hoạt động đầu tư...). Trong từng bộ hồ sơ, thông tin kế toán phải được sắp xếp theo đối tượng kế toán được theo dõi, thứ tự thời gian phát sinh, bảo đảm hợp lý, dễ tra cứu, sử dụng khi cần thiết.

- Tổ chức kho lưu trữ: Đơn vị cần tổ chức kho lưu trữ tài liệu. Điều kiện đảm bảo cho kho lưu trữ là phải có đủ trang bị, thiết bị bảo quản và các điều kiện bảo đảm sự an toàn tài liệu kế toán lưu trữ, như: Giá, tủ, phương tiện phòng chống hoả hoạn; chống ẩm, mốc; chống lũ lụt...

- Tổ chức ghi chép theo dõi tài liệu lưu trữ: Đơn vị phải mở “Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ” để ghi chép, theo dõi và quản lý tài liệu kế toán lưu trữ. Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ phải có các nội dung chủ yếu: Loại tài liệu lưu trữ, số hiệu, ngày tháng đưa vào lưu trữ, hiện trạng tài liệu khi đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ.

- Phân công người có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ trông coi, bảo quản kho tài liệu: Người quản lý kho phải chịu trách nhiệm trước bất kỳ sự mất mát, hư hỏng đối với tài liệu được lưu trữ do chủ quan mình gây ra. Người quản lý và bảo quản tài liệu kế toán lưu trữ không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào xem, sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu hoặc người được uỷ quyền của người đứng đầu đơn vị.

Trường hợp có nguy cơ hoặc phát hiện tài liệu kế toán lưu trữ bị mất, mối mọt, hư hỏng, người quản lý, bảo quản tài liệu kế toán phải báo cáo ngay cho người đứng đầu đơn vị để kịp thời có biện pháp xử lý, khắc phục.

Công tác kiểm tra, lưu trữ, bảo mật thông tin kế toán tại các học viện thuộc Bộ Quốc phòng

Về công tác kiểm tra kế toán: Kết quả điều tra tại 6 Học viện thuộc Bộ Quốc phòng cho thấy: Công tác kiểm tra chứng từ, sổ sách kế toán nội bộ tại các học viện đã được đơn vị lập kế hoạch ngay từ đầu năm và tổ chức thực hiện công tác kiểm tra rất quy củ. Nội bộ các đơn vị đã thành lập đoàn kiểm tra nhằm tổ chức kiểm tra định kỳ theo quý.

Về công tác lưu trữ và bảo mật thông tin kế toán: Chứng từ, sổ sách kế toán hay những thông tin kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Cục Tài chính và theo quy định của Luật Kế toán. Những tài liệu liên quan đến quản trị nội bộ đơn vị cần phải được lưu trữ nhằm mục đích minh chứng, cơ sở và là dữ liệu cho các quyết định có liên quan sau này của đơn vị.

Theo kết quả điều tra, có 6/6 đơn vị sử dụng phần mềm kế toán và 100% đơn vị đều sử dụng bảng tính Excel trong kế toán nên việc dữ liệu kế toán đều được xuất trên những file riêng theo từng năm, từng đối tượng theo dõi. Bên cạnh đó, kế toán còn lưu trên bản cứng các chứng từ và sổ sách theo các năm. Hệ thống dữ liệu trên bản cứng được cất trữ trong các ngăn tủ riêng của từng đơn vị.

Như vậy, công tác tổ chức kiểm tra, lưu trữ, bảo mật thông tin kế toán tại các học viện thuộc Bộ Quốc phòng còn có một vài nhược điểm cần được khắc phục.

Theo đó, mặc dù công tác kiểm tra đã tiến hành thường xuyên theo đúng trình tự nhưng do thời gian kiểm tra ngắn, nội dung kiểm tra dàn trải và chưa đi sâu vào kiểm tra theo nội dung chuyên sâu, điều này dẫn đến tình trạng vẫn còn những sai sót trong công tác thực hiện ghi chép chứng từ, tài liệu kế toán không được phát hiện kịp thời, vẫn bỏ sót những sai phạm về hình thức và nội dung của chứng từ như các chứng từ bị tẩy xoá, thiếu chữ ký hay sai lệch với mục đích sử dụng nhưng vẫn được chấp nhận làm căn cứ để ghi sổ đây là những sai phạm mang tính trọng yếu.

Bên cạnh đó, việc lưu trữ, bảo mật tài liệu kế toán, tài chính mặc dù đã áp dụng các quy định theo Cục Tài chính và theo Luật Kế toán nhưng vẫn chưa thực mở sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ.

Đề xuất giải pháp

Về kiểm tra tài liệu kế toán

- Hình thức kiểm tra: Thực hiện kiểm tra thường xuyên và kiểm tra đột xuất. Đối với kiểm tra thường xuyên là thực hiện theo kế hoạch với các nội dung cụ thể của lĩnh vực kế toán và lĩnh vực tài chính, trên các khía cạnh nghiệp vụ phát sinh và ghi nhận vào chứng từ, sổ kế toán. Kiểm tra đột xuất thực hiện theo tính cấp thiết của từng vụ việc nhằm xác minh các thông tin cần thiết.

- Nội dung kiểm tra: Nội dung công tác kiểm tra trong nội bộ đơn vị cần được thực hiện theo các chuyên đề chuyên sâu, bao gồm kiểm tra về lập dự toán, chấp hành và quyết toán ngân sách nhà nước; Về các khoản thu; Các khoản chi của đơn vị; Kiểm tra trích lập và sử dụng các quỹ; Kiểm tra tình hình theo dõi quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ; Kiểm tra tình hình quỹ lương và các khoản trợ cấp; Kiểm tra tình hình thanh toán; Kiểm tra việc lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán...

Thực hiện kiểm tra công tác kế toán lần đầu và kiểm tra lần sau công tác kế toán để tránh hiện tượng thiếu thông tin, nhầm lẫn số liệu. Việc kiểm tra công tác kế toán cũng cần được xây dựng theo trình tự nhất định để đảm bảo tính khoa học.

Đó là kiểm tra các thông tin của yếu tố trên công tác kế toán về tính đầy đủ, tính trung thực; Kiểm tra tính hợp pháp của công tác kế toán dựa vào các quy định của ngành, các quy định liên ngành cũng như đối chiếu với các tài liệu liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên công tác kế toán; kiểm tra việc ký duyệt cũng như tính đúng của các liên của công tác kế toán.

Trường hợp kiểm tra nếu phát hiện vi phạm về các chính sách, chế độ quản lý tài chính, Nhà nước thì phải từ chối thực hiện và yêu cầu xác minh, giải trình rồi sẽ báo cáo lãnh đạo đơn vị để có biện pháp xử lý, còn nếu thiếu thông tin thì yêu cầu bổ sung đầy đủ các thông tin.

Với việc kiểm tra kế toán tài chính, cần phải có quy định về điều kiện và nội dung kiểm tra đối với từng hình thức kiểm tra. Cụ thể, đối với kiểm tra thường xuyên thì đối tượng, nội dung và hình thức kiểm tra là gì, kết luận kiểm tra thực hiện như thế nào? Các hình thức kiểm tra khác cũng được quy định tương tự nhằm đảm bảo tính khoa học, tránh chồng chéo gây khó khăn cho đối tượng được kiểm tra.

Về lưu trữ, bảo mật tài liệu kế toán

Do đặc thù của đơn vị quân đội nói chung và các học viện nói riêng nên ngoài việc tuân thủ các nội dung lưu trữ của Luật Kế toán 2015 còn phải tuân thủ các quy định của Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2016 của Bộ Quốc phòng, trong đó, kế toán phải xây dựng kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị để mọi người cùng phối hợp thực hiện.

- Đối với những dữ liệu bằng giấy: Phải sắp xếp chứng từ khoa học gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, ký hiệu, danh mục, đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục và cho vào niêm phong theo thứ tự từng tháng, từng quý, từng năm và ngoài bìa, ghi mã nguồn, chương, loại, khoản, hạng để dễ phân biệt và tiện lợi khi cần đến chứng từ nào thì dễ dàng lấy ra nhanh.

Đồng thời, phải lưu trữ những danh mục và ký hiệu theo dõi trong hệ thống máy tính. Hàng tháng, quý, năm kế toán phải kiểm tra lại một lần xem có mất mát chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt, nếu có thì báo cáo với lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời.

- Đối với dữ liệu trên máy tính: Ngoài việc in dữ liệu ra để lưu trữ, để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả trong công tác lưu trữ dữ liệu kế toán, thì dữ liệu cần được lưu trên các bản mềm khác nhau, lưu trên đĩa, USB... và được đánh số thứ tự rõ về nguồn dữ liệu, ngày tháng năm đảm bảo cho việc cung cấp dữ liệu sau này.

Ngoài ra, để công tác lưu trữ dữ liệu kế toán được hiệu quả, đơn vị cần phải đầu tư hệ thống tủ, kho lưu trữ đảm bảo, hệ thống thiết bị máy tính, ổ đĩa phục vụ lưu trữ trên máy. Lãnh đạo mỗi đơn vị cần đưa ra quy định cụ thể cho toàn bộ nhân viên trong đơn vị về công tác luân chuyển và lưu trữ dữ liệu của các bộ phận liên quan nhằm nâng cao trách nhiệm bảo quản dữ liệu trong quá trình hoạt động của mỗi đơn vị.     

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội, Luật Kế toán 2015;

2. Bộ Tài chính (2006), Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, NXB Tài chính;

3. Bộ Tài chính (2010), Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

4.  Bộ Quốc phòng, Điều lệ công tác tài chính quân đội nhân dân Việt Nam ban hành theo Quyết định số 363/QĐ-QP ngày 21/3/1997;

5. Bộ Quốc phòng (2012), Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2016 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị quân đội.