Việc thực hiện CKC qua hệ thống KBNN được chính thức triển khai từ 1/6/2013 sau khi hệ thống Thông tin quản lý ngân sách và kho bạc hoàn thành triển khai trên phạm vị toàn quốc.

Để chuẩn bị tốt công tác triển khai CKC, bên cạnh việc tổ chức tập huấn cho các đơn vị, Bộ Tài chính và KBNN đã ban hành công văn số 17927/BTC-KBNN ngày 26/12/201, công văn 507/KBNN-THPC ngày 22/3/2013 về việc hướng dẫn thực hiện Thông tư số 113/2008/TT-BTC, trong đó hướng dẫn chi tiết nguyên tắc, các bước thực hiện từ khâu đăng ký nhà cung cấp, đề nghị CKC, điều chỉnh thông tin đã cam kết cho đến khâu xử lý cuối năm đối với số dư CKC còn lại.

Qua 5 tháng chính thức thực hiện CKC tại KBNN, có thể thấy các đơn vị sử dụng ngân sách đã tiếp cận được với yêu cầu quản lý mới, chủ động hơn trong việc xây dựng kế hoạch dành dự toán, nguồn vốn cho các hợp đồng đã ký kết và quản lý tốt hơn trong việc triển khai thực hiện tiến độ theo nội dung đã cam kết trong hợp đồng.

Đối với các cơ quan tham mưu cho các cấp chính quyền phối hợp chặt chẽ hơn với kho bạc và chủ đầu tư, đảm bảo bố trí, phân bổ nguồn vốn hợp lý, hạn chế dần tình trạng bố trí kế hoạch vốn cho các dự án triển khai chậm tiến độ, không có khối lượng để thanh toán.

Đối với kho bạc, việc quản lý hệ thống các nhà cung cấp đã ngăn ngừa tình trạng rủi ro chuyển tiền thanh toán sai địa chỉ, hướng dẫn chủ đầu tư quản lý chặt chẽ nguồn vốn thanh toán cho dự án, kiểm soát kế hoạch vốn thanh toán cho các dự án an toàn hơn, giúp cho đội ngũ cán bộ công chức kho bạc làm công tác kiểm soát chi vừa tiếp cận được các chuẩn mực kế toán công quốc tế vừa nắm bắt được quy trình ngân sách đầy đủ từ khâu lập, chấp hành và quyết toán ngân sách một cách toàn diện  hơn.

Bên cạnh các mặt đạt được, cũng còn không ít những vướng mắc, khó khăn trong quá trình tổ chức thực hiện CKC giữa Kho bạc với đơn vị sử dụng ngân sách, giữa các bộ phận trong nội bộ KBNN. Qua quá trình đánh giá thực tiễn triển khai chúng tôi thấy một số nguyên nhân dẫn đến việc tổ chức thực hiện chưa tốt như sau:

- Công tác truyền thông chưa tốt dẫn đến sự phối hợp giữa đơn vị sử dụng ngân sách, KBNN và cơ quan tài chính chưa nhịp nhàng, ăn khớp giữa các khâu: phân bổ dự toán, tạo nhà cung cấp và thực hiện CKC trên hệ thống.

- Quy trình tạo thông tin chung nhà cung cấp chậm do chưa thực hiện đúng theo hướng dẫn gửi yêu cầu qua thư điện tử song song với việc gửi văn bản giấy và việc tạo thông tin chi tiết đã được chuyển giao cho xử lý trung tâm tỉnh thực hiện nhưng còn chậm do yêu cầu phát sinh tạo mới khá nhiều trong thời gian đầu thực hiện CKC.

- Hệ thống báo cáo chưa đầy đủ, đang trong quá trình xây dựng và hoàn thiện. CKC là một vấn đề mới, việc nhận thức và nắm bắt quy trình còn nhiều điểm chưa rõ, nên trong tổ chức thực hiện chắc chắn còn nhiều lúng túng, vướng mắc.

Trong phạm vi bài viết này chúng tôi xin được chia sẻ một số điểm chú ý khi thực hiện CKC như sau:

Một số nguyên tắc khi thực hiện CKC

- Kế toán CKC được thực hiện tại phân hệ quản lý CKC (PO), ngày hiện tại, loại bút toán dự chi. CKC từ dự toán chính thức được giao trong năm: sử dụng tài khoản (TK) chi ngân sách; CKC từ dự toán ứng trước: sử dụng tài khoản ứng trước đủ điều kiện thanh toán. Không hạch toán các khoản CKC trong thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách.

- KBNN chỉ thực hiện đầy đủ quy trình kiểm soát CKC đối với những hợp đồng thuộc phạm vi phải làm thủ tục kiểm soát CKC phát sinh mới kể từ ngày 1/6/2013. Trường hợp điều chỉnh tăng giá trị hợp đồng từ mức không phải CKC lên cao hơn mức quy định phải CKC: không phải làm thủ tục CKC. Trường hợp điều chỉnh giảm giá trị hợp đồng từ mức đang phải CKC xuống thấp hơn mức quy định không phải CKC: đơn vị được làm thủ tục huỷ CKC được quản lý trên TABMIS với KBNN nơi giao dịch.

- KBNN được phép từ chối thanh toán đối với các khoản chi thuộc diện phải CKC nhưng chưa thực hiện CKC, kể cả trường hợp đơn vị gửi đề nghị CKC đồng thời gửi đề nghị thanh toán.

- Đối với các hợp đồng chi đầu tư phải giữ lại 5% giá trị hợp đồng để bảo hành, khấu trừ 2% thuế giá trị gia tăng đối với các nhà thầu: KBNN vẫn thực hiện quản lý hợp đồng và CKC trên TABMIS theo quy trình hiện hành. Đối với trường hợp này sẽ thực hiện CKC theo hợp đồng theo đúng nhà cung cấp đã được ký kết trên hợp đồng. Đối với số bảo hành công trình, khấu trừ thuế Giá trị gia tăng, sẽ thực hiện chuyển tiền cho đối tượng hưởng khi áp thanh toán. Lưu ý: trường hợp tiền bảo hành công trình mở tại khoản tại ngân hàng sẽ thực hiện 2 lần qua phân hệ quản lý chi.

- Đối với trường hợp điều chỉnh tăng và giảm số tiền CKC, lưu ý việc ghi chú số tiền thực tế nhập trên hệ thống với số tiền ghi trên giấy đề nghị điều chỉnh CKC.

- Đối với bút toán sai lầm do áp sai CKC khác, phát hiện sau khi tiền đã chuyển, sẽ thực hiện điều chỉnh như sau:

+ Điều chỉnh hoàn lại số dư CKC đã áp nhầm:

Bước 1: Nợ TK phải trả khác/ Có TK chi sai

Bước 2: điều chỉnh số tiền CKC của CKC đã áp nhầm

+ Điều chỉnh giảm số CKC đúng

Trên phân hệ quản lý chi: Nợ TK chi/ Có TK 3392

Áp thanh toán: Nợ TK 3392/ Có TK 3999

Quản lý nhà cung cấp

Nhà cung cấp được quản lý trong hệ thống TABMIS bao gồm: tên nhà cung cấp, mã số nhà cung cấp, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng của Nhà cung cấp….

Theo công văn 507/KBNN-THPC, quy trình tạo mới, điều chỉnh thông tin nhà cung cấp quy định: “Trong thời hạn một ngày làm việc, kể từ khi nhận được đề nghị (qua thư điện tử), của kế toán trưởng hoặc lãnh đạo phụ trách bộ phận kiểm soát chi, Cục Công nghệ Thông tin (CNTT) rà soát, kiểm tra, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ thông tin về nhà cung cấp và tên nhà cung cấp chưa được tạo và quản lí trên TABMIS. Sau khi kiểm tra, Cục CNTT tiến hành tạo mới hoặc điều chỉnh thông tin chung”. Quy định này nhằm quản lí tập trung, thống nhất các thông tin chung của nhà cung cấp trong hệ thống TABMIS.

Để khắc phục tình trạng chậm trễ trong việc tạo mới, điều chỉnh thông tin nhà cung cấp như phân tích ở trên, chúng tôi đề nghị các đơn vị có như cầu tạo mới/ điều chỉnh thông tin chung nhà cung cấp gửi song song yêu cầu qua thư điện tử và công văn.

Theo số liệu thống kê từ ngày 15/5/2013 đến nay, Đội hỗ trợ của Cục CNTT đã nhận và xử lý khoảng hơn 6000 yêu cầu. Việc cập nhật yêu cầu từ khi nhận được thư điện tử hoặc công văn không quá 1 ngày, trừ trường hợp yêu cầu đến sau giờ làm việc ngày thứ 6 sẽ được thực hiện vào sáng thứ 2 tuần tiếp theo. Đối với việc cập nhật thông tin chi tiết, đề nghị Xử lý trung tâm tỉnh phân công xử lý kịp thời, tránh tình trạng ùn tắc do việc cập nhật thông tin chi tiết mất khá nhiều thời gian.

Đối với ý kiến, thay vì việc cập nhật thủ công sẽ sử dụng giao diện từ chương trình TCS, phần quản lý thông tin người nộp thuế, chúng tôi thấy không khả thi do thông tin quản lý người nộp thuế trên TCS thiếu các thông tin của nhà cung cấp trên hệ thống yêu cầu: tài khoản, ngân hàng…

Về vấn đề nhập dự toán vào TABMIS

Thực tế, việc thực hiện phân bổ dự toán của cơ quan tài chính trên hệ thống TABMIS so với quyết định giấy thường không đồng bộ dẫn đến các đơn vị sử dụng ngân sách, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản không đủ dự toán để thực hiện cam kết khi hợp đồng được ký kết. Để giải quyết tình trạng này, các đơn vị vẫn thực hiện CKC trên phần dự toán được phân bổ, đối với số còn thiếu sẽ tiếp tục cam kết khi có dự toán (khi có dự toán sẽ thực hiện điều chỉnh số tiền đã cam kết theo đúng hợp đồng để đảm bảo không thay đổi số CKC).

Về thời gian gửi, thủ tục hồ sơ CKC và xử lý số dư cuối năm

- Thời gian gửi CKC đã được quy định rõ trong CV507/KBNN-THPC, lưu ý đối với trường hợp hợp đồng nhiều năm, CKC cho năm thứ 2 trở đi sẽ phải gửi đến KBNN đầu năm tiếp theo.

- Giấy đề nghị CKC và phiếu điều chỉnh CKC do đơn vị sử dụng ngân sách lập và gửi đến KBNN.

- Đối với xử lý số dư CKC cuối năm:

+ Đối với số dư CKC không được phép mang sang năm tiếp theo: đơn vị phải lập phiếu điều chỉnh CKC, gửi KBNN. Trên cơ sở đó, KBNN hạch toán hủy số dư CKC và dự toán tương ứng.

+ Đối với số dư CKC được mang sang năm tiếp theo:

Đơn vị sẽ phải lập phiếu điều chỉnh CKC và giấy đề nghị CKC tương ứng với các bút toán chuyển nguồn CKC và dự toán sang năm sau trên kỳ 13 năm trước và kỳ 01 năm sau.

- Về lưu trữ hồ sơ CKC (giấy đề nghị CKC, phiếu điều chỉnh số liệu CKC) được thực hiện theo chế độ lưu trữ chứng từ kế toán hiện hành; các hồ sơ, chứng từ đơn vị đã cung cấp gửi KBNN khi thực hiện kiểm soát CKC, thì đơn vị không phải gửi lại khi thực hiện kiểm soát chi và thanh toán (theo nguyên tắc hồ sơ chỉ phải cung cấp một lần cho KBNN).

Hệ thống báo cáo CKC

Hiện tại trên hệ thống, bên cạnh các báo chuẩn của hệ thống, chúng ta mới chỉ có liệt kê chứng từ S2- 06 PO. Đối với sổ chi tiết của phân hệ CKC nhóm nghiệp vụ và kỹ thuật của Ban Triển khai đang phối

hợp xây dựng. Chúng tôi cũng mong muốn nhập được thêm yêu cầu về việc xây dựng các báo cáo CKC từ phía người sử dụng để hoàn thiện hệ thống báo cáo CKC, đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý.

Bài đăng trên Tạp chí Quản lý Ngân quỹ Quốc gia số 137