Robin Camarote là nhà tư vấn, lập kế hoạch, chiến lược kinh doanh. Cô cũng là tác giả trên các trang INC, Business Insider, Bloomberg… về các giải pháp trong công việc, cuộc sống giúp doanh nhân hạnh phúc hơn.

Bài viết dưới đây được tác giả chia sẻ trên trang INC về phương pháp lập kế hoạch làm việc giúp bạn dù làm rất ít việc trong một ngày mà vẫn hoàn thành mọi mục tiêu dài hạn, bên cạnh đó, cân bằng giữa công việc và cuộc sống:

Tất cả chúng ta cứ như con ong bận rộn. Ai cũng trong tình trạng bị quá tải khi luôn có danh sách công việc quá dài nhưng hầu như chỉ giải quyết được một phần nhỏ trong số đó. Có một cách đơn giản để tập trung, thay vì cứ chăm chỉ liệt kê danh sách công việc dài đến choáng ngợp và khiến bản thân bị mất động lực.

Danh sách công việc phải làm được tôi viết nghuệch ngoạc trên các mảnh giấy khắp bàn làm việc, chúng quấn lấy tôi suốt cả ngày. Chúng giúp tôi ghi nhớ, phân loại công việc, thứ tự hoàn thành. Và có vẻ như tôi đang quản lý công việc tốt khi biết chính xác những thứ phải làm. Thế nhưng chúng cũng khiến tôi phát điên lên khi đến cuối ngày vẫn không thể giải quyết hết núi công việc đó.

Bất kể tôi yêu hay ghét việc lập danh sách các việc cần làm, tôi vẫn không thể sống thiếu chúng. Thế nhưng một danh sách quá dài có khả năng gây áp lực nặng nề. Tôi có buổi trò chuyện với Janelle Capra - CEO công ty Capra PR về cách cân bằng cuộc sống của một doanh nhân. Bằng một cách bình thản nhất, cô ấy nói: “Ồ vâng, cách của tôi là tự giới hạn mình chỉ làm 3 việc mỗi ngày”.

Janelle Capra là mẹ của 3 đứa trẻ, chủ doanh nghiệp, tình nguyện viên cộng đồng. Vì thế danh sách công việc của cô phải kéo dài đến vài trang giấy. Thế nhưng, cô ấy chỉ làm 3 việc mỗi ngày. Điều đó thể hiện lối sống, làm việc có kỷ luật khi xác định những thứ quan trọng nhất phải làm mỗi ngày. Và Janelle Capra chia sẻ, nhờ làm việc mỗi ngày ít hơn mà cô làm được nhiều việc hơn trong dài hạn, thoải mái với những mục tiêu, và tìm được cách đơn giản để giải phóng bản thân.

Tinh túy nhất trong phương pháp của Janelle đó là cô luôn hoàn thành những thứ quan trọng nhất, và sau đó, cô cảm thấy rất thoải mái để làm những việc khác, kể cả chăm sóc bản thân, gia đình, tạo nên cuộc sống tốt đẹp mỗi ngày. Cô hoàn thành mọi thứ trong danh sách mỗi ngày, và điều đó giải phóng cô khỏi rất nhiều áp lực, tăng thêm động lực làm việc.

Tôi quyết định áp dụng phương pháp của Janelle. Tôi thực hiện một loạt bài viết, video nhằm đề xuất một phương pháp mới để tăng năng suất làm việc, mở rộng mối quan hệ, và khiến cuộc sống dễ dàng hơn.

Đầu tiên, tôi làm một danh sách mẫu và in nó ra. Trên đó, chỉ có 3 dòng được đánh số và không có bất cứ khoảng trống nào phía dưới để viết thêm vào. Điều này có nghĩa là tôi chỉ có thể làm thêm điều gì đó sau khi tôi hoàn thành 3 việc quan trọng nhất trong ngày mà tôi đã liệt kê ở trên. Nó giống như phương pháp thỏa thuận với một đứa trẻ trên bàn ăn: Ăn xong ba món chính mới có thể ăn tráng miệng.

Sau đó, tôi nhận ra mình đã thực sự nghĩ nhiều về 3 việc mà tôi liệt kê vào mẫu giấy. Điểm mấu chốt của phương pháp này là nó làm bạn ưu tiên những điều quan trọng nhất. Sau khi xem xét, tôi chọn ra 3 điều quan trọng nhất và cảm thấy rất tiếc nuối khi có hàng chục những công việc khác bị gác lại. Cuối cùng, tôi phải hạ quyết tâm làm việc và hoàn thành 3 việc đề ra chỉ trong 2 giờ.

Tôi nghĩ rằng việc chỉ chọn làm 3 việc/ngày không dễ dàng. Tuy nhiên đó là phương pháp đặc biệt hiệu quả vào những ngày tôi gặp căng thẳng và không chắc chắn rằng tôi thực sự cần phải làm gì, tôi sẽ quay trở lại phương pháp “Chỉ làm 3 việc” này.

Đặt ra kỷ luật cho bản thân khi giới hạn bạn chỉ được làm rất ít việc khiến bạn tập trung hơn, năng suất cao hơn và cải thiện đáng kể sự tập trung, hạn chế sự phân tâm, mất phương hướng của mình trong ngày hôm đó.

Cách tiếp cận này cũng giúp bạn nhận ra bạn cần gì để cân bằng cuộc sống và công việc. Thiết lập và duy trì các cam kết hoàn thành những điều quan trọng giúp giải phóng bạn khỏi mớ công việc hỗn độn, có thời gian dành cho con cái, chăm sóc gia đình vào cuối tuần, và dẹp bỏ cảm giác tội lỗi khi bạn không làm được những thứ lẽ ra bạn nên làm.