Theo Tổng cục Thuế, các trường hợp sau phải đăng ký mã số thuế cá nhân và khai nộp thuế gồm:

Một là, trường hợp cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tạm khấu trừ thuế khi trả thu nhập theo Biểu thuế lũy tiến từng phần sau khi đã tính trừ các khoản giảm trừ theo quy định.

Hai là, trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu đồng/lần trở lên thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tạm khấu trừ thuế tạm khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.

Trường hợp cá nhân chỉ có duy nhất thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ trên, nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì cá nhân có thu nhập làm cam kết (theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) gửi tổ chức trả thu nhập để tổ chức trả thu nhập làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế TNCN. Kết thúc năm tính thuế, cá nhân người nộp thuế sẽ được xác định lại số thuế TNCN phải nộp của năm tính thuế.

Ba là, trường hợp cá nhân người nộp thuế có số thuế phải nộp lớn hơn số thuế đã được khấu trừ trong năm tính thuế, cá nhân sẽ phải nộp thêm số thuế còn thiếu vào ngân sách nhà nước.

Tuy nhiên, để cắt giảm thủ tục hành chính cho người nộp thuế và giảm áp lực xử lý hồ sơ quyết toán cho cơ quan thuế theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH13 có hiệu lực kể từ ngày 1/7/2020 và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày 5/12/2020 thì miễn thuế TNCN phải nộp thêm đối với cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống.

Cá nhân được miễn thuế trong trường hợp này tự xác định số tiền thuế được miễn, không bắt buộc phải nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN và không phải nộp hồ sơ miễn thuế. Trường hợp kỳ quyết toán từ năm 2019 trở về trước đã quyết toán trước thời điểm có hiệu lực của Nghị định số 126/2020/NĐ-CP thì không bị xử lý hồi tố.

Bốn là, trường hợp cá nhân người nộp thuế có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã được khấu trừ trong năm tính thuế, cá nhân người nộp thuế sẽ được hoàn thuế TNCN nếu đã có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế. Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.

Trường hợp trong kỳ tính thuế cá nhân chưa nộp tờ khai quyết toán thuế để đề nghị hoàn thuế thì cá nhân người nộp thuế có thể nộp nộp tờ khai quyết toán thuế để đề nghị hoàn thuế bất kỳ thời điểm nào mà không bị xử lý vi phạm hành chính về thuế.

Với phương châm luôn đồng hành và hỗ trợ người nộp thuế, thời gian qua, ngành Thuế đã liên tục đổi mới phương thức hỗ trợ người nộp thuế để họ thực hiện việc khai thuế, nộp hồ sơ khai thuế một cách dễ dàng, thuận lợi.

Cụ thể, đối với việc khai quyết toán thuế TNCN, ngành Thuế đã xây dựng ứng dụng hỗ trợ kê khai thuế (HTKK phiên bản mới nhất) và cung cấp miễn phí cho người nộp thuế sử dụng trong nhiều năm qua tại trang web https://thuedientu.gdt.gov.vn.

Sử dụng ứng dụng này, người nộp thuế sẽ được hỗ trợ khai đúng và đủ từng chỉ tiêu trên tờ khai, hỗ trợ việc tính toán, xác định số thuế phải nộp theo quy định; hỗ trợ kết xuất tờ khai để người nộp thuế có thể thực hiện việc nộp hồ sơ khai thuế theo hình thức hồ sơ giấy hoặc hồ sơ nộp theo phương thức điện tử.

Đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế theo phương thức điện tử thì ngoài việc sử dụng ứng dụng hỗ trợ khai thuế trên thì người nộp thuế có thể khai thuế trực tiếp trên Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại trang web https://thuedientu.gdt.gov.vn. Để nộp hồ sơ khai thuế theo phương thức điện tử thì người nộp thuế cần đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử với cơ quan thuế.