Đặt vấn đề

Chuyển đổi số là yếu tố chính thay đổi cách thức các doanh nghiệp (DN) tạo ra giá trị và đạt được lợi thế cạnh tranh (Kotarba, 2018). Kế toán là một trong các lĩnh vực dẫn đầu về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT). Công việc kế toán được tin học hóa từ rất sớm, phần mềm kế toán đã được ứng dụng khá phổ biến. Quy trình kế toán đã và đang có sự thay đổi căn bản khi hầu hết các phần hành kế toán đều ứng dụng CNTT, kể cả hoạt động lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin kế toán.

Có rất nhiều công nghệ mới được ứng dụng trong công tác kế toán như công nghệ tự động hóa quy trình bằng Robot (RPA), trí tuệ nhân tạo (AI), công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR)... trong kỷ nguyên Cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0). Các nghiệp vụ kế toán “tay chân” thường nhật tại DN đã không còn cần đến sự tham gia của con người mà được thay thế bởi các công cụ, phần mềm, với tốc độ và độ chính xác vượt trội. Ở Việt Nam, một số DN bước đầu tiếp cận và áp dụng công nghệ RPA, OCR và AI vào công tác kế toán của đơn vị.

Tuy nhiên, số lượng các DN Việt Nam áp dụng hiệu quả công nghệ tự động hóa vào việc tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ còn hạn chế. Bài viết nhằm mục đích tổng quan tài liệu về ứng dụng RPA trong công tác kế toán tại các DN.

Ứng dụng công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp

Tổng quan chung về ứng dụng công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot trong công tác kế toán

RPA được viết tắt của cụm từ “Robotic Process Automation”, có nghĩa là tự động hóa quy trình bằng robot. Đây là một dạng công nghệ tự động hóa quy trình kinh doanh dựa trên các robot phần mềm (bot) hoặc AI. RPA là tập hợp các công nghệ nhằm xây dựng các phần mềm làm thay những công việc thường ngày của con người, thường là những việc có tính chất lặp đi lặp lại các hành động giống nhau mỗi lần thực hiện.

Các quy trình nghiệp vụ kế toán và tài chính trong DN là một trong trong những quy trình có nhiều khả năng ứng dụng RPA (Parcells, 2016). Phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các DN đòi hỏi độ chính xác cao, nhất quán và chủ yếu là các thao tác xử lý thủ công lặp đi lặp lại. Một nhân viên kế toán thường thu thập thông tin từ nhiều chứng từ kế toán, sau đó xử lý dữ liệu (xác minh, gửi phê duyệt) trước khi ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào hệ thống sổ kế toán của DN. Việc thu thập và thao tác dữ liệu thủ công tiêu tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra lỗi (Tucker, 2017). Nếu các quy trình nghiệp vụ này được đảm nhiệm bởi robot thì có thể tiết kiệm thời gian và giảm tỷ lệ mắc lỗi. Mặt khác, công tác kế toán trong DN mang tính tuân thủ Luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, điều này khiến chúng dễ dàng được ứng dụng công nghệ tự động hóa. Thậm chí, nếu văn bản pháp luật, chế độ kế toán và chính sách kế toán có thể thay đổi thường xuyên thì robot cũng nhanh chóng được đào tạo lại để đảm bảo tính cập nhật.

Theo Le Clair, 2017, các quy trình nghiệp vụ kế toán trong DN có thể ứng dụng RPA bao gồm:

- Khóa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, xác thực các bút toán được phản ánh trên sổ nhật ký, đối chiếu các tài khoản kế toán.

- Lập báo cáo tháng, quý theo quy định của pháp luật để gửi cho các bên liên quan và các báo cáo quản trị nội bộ (tổng hợp và phân tích dữ liệu kế toán, tài chính).

- Phản ánh các khoản công nợ phải và phải trả: Cập nhật và kiểm tra dữ liệu khách hàng/nhà cung cấp, tạo, xử lý, giao hóa đơn, phê duyệt tự động, xác nhận các khoản thanh toán, tiến hành thanh toán, đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng.

- Quản lý các phần hành kế toán: kế toán tiền mặt, kế toán hàng tồn kho, kế toán chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán tiền lương, kế toán tài sản cố định, kế toán thuế.

Lợi ích của ứng dụng công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot trong công tác kế toán

Các lợi ích được đề cập thường xuyên nhất của ứng dụng RPA trong công tác kế toán bao gồm:

- Giảm chi phí: Khi được triển khai trên quy mô lớn, robot có thể giảm đáng kể chi phí cho các nhiệm vụ tài chính và kế toán cụ thể (Le Clair, 2017). Thông thường, một robot có thể thay thế 2 - 5 nhân viên kế toán toàn thời gian.

- Tăng tốc độ xử lý: Robot thực hiện các công việc thường ngày nhanh hơn so với việc nhân viên kế toán thủ công (Lacity, Willcocks, 2016). RPA không bị phân tâm hoặc mệt mỏi và do đó tránh được sự chậm trễ, thời gian xử lý chu trình nghiệp vụ kế toán giảm đáng kể.

- Cải thiện khả năng kiểm soát quy trình và tăng hiệu suất: RPA cho phép kiểm soát hiệu quả các tác vụ tự động, vì mọi hoạt động đều được theo dõi và ghi nhật ký đầy đủ. Các thông tin phân tích được thu thập chi tiết hơn và có thể được sử dụng để kiểm toán và kiểm tra tuân thủ. Kiểm soát tiến độ và dự đoán thời gian hoàn thành dễ dàng hơn khi tất cả các công việc tự động hóa được giám sát tập trung. Ngoài ra, việc triển khai RPA đáp ứng các yêu cầu về bảo mật, khả năng mở rộng, khả năng kiểm toán và quản lý (Lacity, Willcocks, 2016).

- Thông tin kế toán cung cấp có chất lượng cao hơn thể hiện qua độ chính xác, nhất quán, tuân thủ.

- Hoạt động liên tục (24 giờ một ngày): Một robot có thể xử lý hoặc thực hiện nhiều nhiệm vụ của các quy trình khác nhau theo trình tự với năng lực làm việc 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần, ít nhất gấp 3 lần thời gian có thể xử lý khi so sánh với các ca làm việc của nhân viên kế toán.

- Cải thiện tính linh hoạt của quy trình để mở rộng quy mô dễ dàng hơn: Robot có thể hoạt động theo lịch trình, nhưng chúng cũng có thể thích ứng với khối lượng công việc thay đổi.

- Không phụ thuộc vào địa lý và văn hóa: Robot có thể được triển khai trên các máy chủ được quản lý tập trung và hoạt động liên tục. Chúng có thể phục vụ nhiều cơ sở, chi nhánh sản xuất kinh doanh trong ngày, loại bỏ các vấn đề do chênh lệch múi giờ hoặc văn hóa và rào cản ngôn ngữ.

- Tác động tích cực đến nhân viên kế toán: Các nhiệm vụ nhàm chán, lặp đi lặp lại do robot đảm nhận giúp giải phóng thời gian của nhân viên. Họ có thể chuyển trọng tâm sang các nhiệm vụ có giá trị gia tăng cao hơn.

Tác động của ứng dụng công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot trong công tác kế toán

Tác động đến thị trường lao động

CMCN 4.0 đã tạo ra một bước ngoặt to lớn cho các DN và thị trường lao động. Sự thay đổi của công nghệ đang diễn ra ở mọi khía cạnh, mọi nghiệp vụ trong DN. Các công việc thủ công hiện đang dần được thay thế bằng máy móc và hệ thống tự động hóa. Đến năm 2025, hơn một nửa công việc hiện nay sẽ biến mất và thay thế bằng hệ thống công nghệ tiên tiến (Pauceanu và cộng sự, 2020). Các nghiệp vụ thường được xử lý thủ công bởi con người sẽ được thực hiện thông qua công nghệ tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI). Công nghệ tự động hóa sẽ thay thế nhiệm vụ của các lao động trí óc. Khoảng 14% công việc do con người xử lý sẽ được thay thế bằng máy móc và vận hành tự động. Hơn nữa, gần 32% công việc bình thường phải đối mặt với những thay đổi triệt để bối cảnh cuộc CMCN 4.0 (OECD, 2019).

Cho đến nay, con người cần phải cạnh tranh với nhau để có việc làm; bây giờ họ có thể cần phải cạnh tranh với robot. Tuy nhiên, robot có thể thay thế một số vị trí của con người, nhưng chúng sẽ không tự thay thế các tác vụ và quy trình, đồng thời các thiết kế, cấu hình của chúng vẫn cần hoạt động con người giám sát.

Tác động đến vai trò của kế toán viên trong tương lai

Việc chuyển đổi phạm vi công việc của các kế toán viên trong tương lai sẽ chủ yếu được định hình bởi 2 yếu tố chính là cộng tác và cùng tồn tại với công nghệ RPA. Các công việc lặp đi lặp lại của kế toán truyền thống sẽ được thay thế bởi công nghệ RPA. Tuy nhiên, các quy tắc và quy trình công việc đó phải được thiết kế kỹ lưỡng để tuân thủ chuẩn mực kế toán và yêu cầu kiểm toán. Lợi thế lớn nhất của các kế toán viên là họ có chuyên môn nghiệp vụ, việc áp dụng Luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán cần kinh nghiệm tích lũy qua nhiều năm. Các văn bản quy phạm pháp luật có thể thay đổi thường xuyên và độ phức tạp của chúng ngày càng tăng. Chuẩn mực kế toán và báo cáo tài chính yêu cầu kế toán viên phải thực hiện xét đoán chuyên nghiệp, và đưa ra các giả định và ước tính. Việc chuyển các nhiệm vụ kế toán có thể dự đoán được sang robot thực hiện cho phép kế toán tập trung nhiều hơn vào phân tích chi tiết về phạm vi của các quy định và tác động của chúng tới các nghiệp vụ kế toán và lập báo cáo tài chính. Thời gian được giải phóng có thể được dành để kế toán viên học các kỹ năng mới và các hoạt động có giá trị gia tăng cao hơn.

Kế toán viên trong tương lai sẽ chịu trách nhiệm về 3 nội dung chính gồm: Xử lý công việc kế toán cốt lõi nhưng trọng tâm chuyển từ ghi chép các giao dịch sang việc áp dụng và diễn giải các chuẩn mực kế toán và báo cáo tài chính; Sử dụng kiến thức và kỹ năng giải quyết vấn đề của kế toán viên trong các nhóm chức năng tư vấn chiến lược; Kế toán viên cần có chuyên môn về quản lý hoạt động của robot và triển khai các giải pháp tự động hóa mới cho các nhiệm vụ kế toán.

Tác động đến kỹ năng của kế toán viên trong tương lai

Việc ứng dụng ngày càng nhiều công nghệ tự động hóa vào việc thực hiện công tác kế toán được dự đoán sẽ chuyển nguồn nhân lực kế toán sang thực hiện các nhiệm vụ phức tạp hơn và tạo ra giá trị cao hơn. Các nghiệp vụ kế toán yêu cầu kỹ năng thấp có thể thực hiện hoàn toàn bằng robot. Vì vậy, công việc của một kế toán viên sẽ cần “vượt ra” ngoài phạm vi của kế toán truyền thống, tập trung vào những nhiệm vụ liên quan đến tư vấn chiến lược kinh doanh và quản lý quy trình chuyển đổi RPA. Yêu cầu đặt ra đối với nhân viên kế toán là cần cải thiện những kỹ năng đang có và tiếp thu, phát triển những kỹ năng mới để ứng dụng công nghệ mới vào các quy trình kế toán hiện có một cách hiệu quả.

Hiệp hội kế toán công chứng Anh (ACCA) nhấn mạnh rằng trí tuệ cảm xúc (được hiểu là nhận diện, điều chỉnh và quản lý cảm xúc của chính mình và của người khác) sẽ rất quan trọng, vì trí tuệ nhân tạo sẽ đảm nhận các nhiệm vụ đòi hỏi khả năng ghi nhớ và logic. Kế toán viên hiện đại sẽ cần thể hiện sự sáng tạo, điều mà trong lịch sử thường không liên quan đến nghề nghiệp kế toán. Kế toán cần sử dụng kiến thức hiện có để tìm ra các giải pháp mới sẽ rất cần thiết trong môi trường kinh doanh đang chuyển đổi nhanh chóng.

Tác động đến công tác đào tạo nguồn nhân lực kế toán

Việc ứng dụng RPA trong quy trình nghiệp vụ kế toán đã đặt ra yêu cầu các kế toán viên phải có những kỹ năng mới, điều này sẽ kéo theo cần có sự cập nhật, điều chỉnh chương trình đào tạo tại các cơ sở đào tạo nguồn nhân lực kế toán. Sự cần thiết phải tích hợp hơn nữa các kỹ năng liên quan đến công nghệ với các kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ đã được Liên đoàn kế toán quốc tế nhấn mạnh trong tài liệu Tiêu chuẩn giáo dục quốc tế (IFAC, 2018). Nhiều hiệp hội kế toán nghề nghiệp đã cập nhật các nội dung về AI, phân tích dữ liệu, an ninh mạng, blockchain, RPA, tư duy chiến lược các chương trình giảng dạy để cấp chứng chỉ…

Tài liệu tham khảo:

1. IFAC (2018), International Education Standard 7, Continuing Professional Development (Revised), December;
2. Kotarba M. (2018), Digital Transformation of Business Models, “Foundations of Management”, 10, pp. 123–142;
3. Lacity M., Willcocks L. (2016), Robotic Process Automation: The Next Transformation Lever for Shared Services, “Credit & Financial Management Review”, 22 (4), pp. 16–44;
4. Le Clair C. (2017), Future Of RPA And Intelligent Automation, Forrester;
5. Nedelkoska L., Quintini G. (2018), Automation, skills use and training, OECD Social, Employment and Migration Working Papers, 202, OECD Publishing, Paris;
6. Parcells S. (2016), The power of finance automation, “Strategic Finance”, December, pp. 40–45.