Action Learning – Phương pháp huấn luyện đội nhóm

16:33 09/12/2022

Phương pháp huấn luyện qua hành động Action Learning (AL) là một phương pháp huấn luyện để cho nhân viên tự giải quyết những vấn đề quan trọng, phức tạp; đồng thời cũng là phương pháp được sử dụng để phát triển các nhà lãnh đạo và xây dựng đội ngũ…

Ảnh minh họa. Nguồn: internet

Phương pháp Action Learning là gì?

Giáo sư Reginald Revans là người đặt nền móng cho AL vào những năm 1940, ông đã khuyến khích những nhà quản lý ngồi lại với nhau thành từng nhóm nhỏ để chia sẻ kinh nghiệm, đề nghị họ đặt câu hỏi lẫn nhau về những gì đã nghe và đã thấy. Đến năm 1995, cuộc gặp gỡ Reg Revans và tiến sĩ Michael Marquardt tiếp tục phát triển hoàn thiện mô hình AL với 6 thành tố và hai quy tắc cơ bản như sau:

Sáu thành tố của AL đó là: Vấn đề, Nhóm thành viên, Đặt câu hỏi và lắng nghe, Hành động, Cam kết và Vai trò người hướng dẫn. Hai quy tắc nền tảng của AL gồm: Quy tắc câu trả lời chỉ đưa ra để hồi đáp cho câu hỏi; Quy tắc bất kỳ ai cũng có thể đặt câu hỏi, người hướng dẫn có quyền can thiệp khi nào họ xác định thấy cơ hội học hỏi.

Lợi ích khi áp dụng AL để huấn luyện nhân viên

Ứng dụng mô hình huấn luyện AL tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, thường là để phát triển năng lực huấn luyện cho người quản lý, phát triển đội ngũ/cá nhân để giải quyết vấn đề hoặc để phát triển văn hóa học tập trong tổ chức. Những lợi ích cụ thể mà AL đem lại cho nhân viên gồm:

Thứ nhất, người được hướng dẫn tự học được cách tự chủ giải quyết vấn đề.

Thông qua mỗi phiên AL nhân viên phát triển các kỹ năng giải quyết vấn đề, khả năng tư duy phản biện. Các kỹ năng này khuyến khích nhân viên chủ động trong công việc, không dựa vào ý tưởng hay phụ thuộc lời khuyên hay chỉ dẫn của người khác.

Thứ hai, người được hướng dẫn có thể nhận ra được nguyên nhân cốt lõi của vấn đề mà họ đang gặp phải.

Các thành viên tham gia phiên AL đặt ra nhiều câu hỏi thậm chí có quan điểm trái chiều nhau, từ đó giúp người được hướng dẫn nhận ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề từ bên trong mà ngay từ đầu họ chưa nhận diện ra được.

Thứ ba, người được hướng dẫn được trao quyền để tự lập kế hoạch hành động.

Người hướng dẫn đã trao quyền và hỗ trợ nhân viên sự tự tin, tự ra quyết định và làm chủ kế hoạch hành động thay vì để người quản lý hoặc 1 người khác đưa ra lời khuyên hay chỉ định họ nên làm gì, phải làm gì.

Thứ tư, phát triển năng lực người được hướng dẫn.

Vấn đề của người được hướng dẫn được xoay theo nhiều chiều khác nhau sẽ kích hoạt khả năng tư duy, suy nghĩ, phán đoán của người được hướng dẫn. Nhờ việc phát triển năng lực như vậy, người được hướng dẫn có thể áp dụng cho các tình huống trong công việc khác nhằm tăng hiệu suất làm việc.

Bên cạnh lợi ích đem lại cho người được hướng dẫn thì AL cũng có lợi ích chung cho Phòng/nhóm làm việc như:

Giúp xây dựng tinh thần sẵn sàng hợp tác: Có lắng nghe, có cởi mở và có cam kết sẽ giúp các thành viên cân bằng cảm xúc khi giải quyết vấn đề và rèn luyện tính kiên trì và cùng nhau vượt qua những thử thách.

Xây dựng niềm tin với nhau và với tập thể: Do có nguyên tắc người được hướng dẫn cần tin tưởng để chia sẻ những “góc thật” của bản thân, các thành viên cần tích cực hỗ trợ, lắng nghe chủ động, cởi mở để thay đổi… chính sự tin tưởng lẫn nhau đó giúp nhóm hợp tác tốt, dần hình thành niềm tin chung với tập thể.

Một phiên AL diễn ra như thế nào?

- Thời gian: Một phiên huấn luyện thường có độ dài 55 phút.

- Vai trò và nhiệm vụ thành viên trong phiên:

+ Người hướng dẫn điều khiển phiên AL theo thời gian và theo trình tự đã được gợi ý chỉ bằng cách đặt câu hỏi.

+ Người được hướng dẫn chia sẻ vấn đề hay thách thức mà họ đang gặp phải và trả lời các câu hỏi được đặt ra từ phía người hướng dẫn và các thành viên

+ Các thành viên đặt câu hỏi cho người được hướng dẫn và cho cả nhóm

- Trình tự cần thực hiện như sau: (1) Người được hướng dẫn chia sẻ vấn đề; (2) Làm rõ vấn đề bằng cách đặt câu hỏi; (3) Người được hướng dẫn cân nhắc chọn lựa giải pháp; (4) Người được hướng dẫn cam kết hành động; (5) Các thành viên đúc rút kinh nghiệm.

Bước 1: Người được hướng dẫn chia sẻ về vấn đề (2-3 phút):

Người được hướng dẫn dành từ 2-3 phút chia sẻ ngắn gọn về tình huống đang gặp phải và nêu cụ thể mong đợi/mong muốn gì từ người hướng dẫn và thành viên còn lại.

Người hướng dẫn sẽ căn cứ trên những mong đợi của người được hướng dẫn và hướng đi đến giải pháp cho vấn đề đó để quyết định có nên tiếp tục phiên AL hay không, sẽ có 4 tình huống có thể xảy ra:

Khi mong đợi của người được hướng dẫn không rõ và hướng đi đến giải pháp không rõ.
Khi mong đợi của người được hướng dẫn cụ thể và hướng đi đến giải pháp không rõ.
Khi mong đợi của người được hướng dẫn không rõ và hướng đi đến giải pháp cụ thể.
Khi mong đợi của người được hướng dẫn cụ thể và hướng đi đến giải pháp cụ thể.

Cần ưu tiên cho vấn đề cần giải quyết ngay hoặc rất quan trọng, phức tạp, chưa có giải pháp ví dụ như kế hoạch phát triển khách hàng VIP, cải thiện hệ thống công nghệ thông tin, cải thiện dịch vụ khách hàng, giải quyết các xung đột giữa các phòng ban, giới thiệu 1 sản phẩm mới cho 1 khách hàng, cách trình bày 1 bản báo cáo…

Bước 2: Làm rõ vấn đề bằng cách đặt câu hỏi (15 phút):

- Các thành viên trong nhóm thoải mái đặt câu hỏi cho người được hướng dẫn và thành viên khác (nhưng không được phép trả lời thay cho người được hướng dẫn);

- Người được hướng dẫn cần trả lời ngắn gọn, thắng thắn từng câu hỏi.

- Người hướng dẫn triển khai phiên theo hướng dẫn nhằm mục tiêu xác định vấn đề chứ không phải tập trung giải quyết vấn đề thay cho người được hướng dẫn.

Bước 3: Người được hướng dẫn cân nhắc chọn lựa các giải pháp:

- Các thành viên tiếp tục đặt câu hỏi ví dụ như: Dự định sẽ hành động/làm gì? Điều gì sẽ xảy ra nếu có hành động đó? Hoặc hỏi câu tương tự như có lợi ích gì? Bất lợi gì nếu hành động như vậy? Ngoài các hành động động đó, còn có cách nào tốt hơn nữa không?

- Người được hướng dẫn sẽ trả lời các câu hỏi và đưa ra một vài giải pháp mà bản thân họ mong muốn thực hiện.

- Nhiệm vụ của người hướng dẫn là tôn trọng các ý kiến, quan điểm của người được hướng dẫn chứ không phải ra quyết định thay họ.

Bước 4: Người được hướng dẫn cam kết kế hoạch hành động cụ thể:

Khi người được hướng dẫn đưa ra cam kết cụ thể về việc chọn lựa hành động nào trước, hành động nào sau để giải quyết vấn đề họ gặp phải thì coi như đã đạt được kết quả ban đầu của phiên AL.

Bước 5: Các thành viên cùng đúc rút kinh nghiệm:

- Người hướng dẫn hỏi các thành viên các câu hỏi như: Nhóm đã làm được gì tốt nhất? Có thể học được gì từ cách giải quyết vấn đề của người được hướng dẫn?…

- Các thành viên sẽ trả lời câu hỏi trên quan điểm và cảm nhận của bản thân.

Lưu ý là trong thực tế, không phải phiên AL nào cũng đi đến kết quả cuối cùng là cam kết hành động của người được hướng dẫn, tuy nhiên ngay cả khi điều đó xảy ra thì ở bước đúc rút kinh nghiệm này mỗi thành viên cũng sẽ nhận ra một bài học nhất định cho mình.

Tóm lại, bên cạnh phương pháp huấn luyện khác như EDAC, GROW… thì người quản lý có thêm 1 phương pháp luyện thông qua hành động để nhân viên tự giải quyết vấn đề của họ trên cơ sở có sự hỗ trợ gián tiếp từ người quản lý và các thành viên trong tổ chức. AL có thể áp dụng giải quyết các vấn đề đơn lẻ hoặc nhiều vấn đề cùng một lúc.

Action Learning – Phương pháp huấn luyện đội nhóm - Ảnh 1

Một số câu hỏi gợi ý nhằm giúp người được hướng dẫn xác định vấn đề cốt lõi

Các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi cho người được hướng dẫn cần tập trung vào những câu hỏi có nội dung như sau:

Người quản lý các cấp đã biết về những vấn đề/khó khăn/trở ngại và có giải pháp gì chưa?
Hướng xử lý của người được hướng dẫn như thế nào?
Người được hướng dẫn đã đặp vấn đề này từ lúc nào?
Người được hướng dẫn đã có hành động cụ thể nào để giải quyết vấn đề chưa?
Những hành động nào của người được hướng dẫn được cho là có hiệu nhất để giải quyết vấn đề?
Điều gì khiến hành động của người được hướng dẫn có hiệu quả giải quyết vấn đề?
Hành động nào chưa được thực hiện để giải quyết vấn đề? Tại sao lại chưa thực hiện?
Hành động nào đã làm nhưng chưa đem lại hiệu quả? Tại sao đã làm nhưng chưa đem lại hiệu quả?
Hành động nào người được hướng dẫn đang nghĩ đến trong phiên AL hiện nay?
Điều gì thúc đẩy người được hướng dẫn nghĩ đến hành động như vậy?
Nếu được quyền quyết định như người lãnh đạo trong đơn vị thì người được hướng dẫn sẽ cần làm gì để giải quyết vấn đề?
Điều gì khiến người được hướng dẫn yêu thích công việc hiện tại? Tại sao?
Điều khiến người được hướng dẫn yêu thích công việc sẽ như thế nào khi như bản thân gặp khó khăn như hiện tại?
Điều gì ở các lãnh đạo trong đơn vị tạo được sự tin cậy của người được hướng dẫn?
Người được hướng dẫn đánh giá mức độ tự tin bản thân giải quyết được vấn đề theo thang điểm từ 1-10 là bao nhiêu?