1. Khái quát về báo cáo quản lý

Khái niệm: Báo cáo là phương pháp được kế toán sử dụng để trình bày các nội dung thông tin được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT). Các thông tin của HTTTKT sẽ được phân loại, phân tích, tổng hợp và trình bày trên các báo cáo, giúp người sử dụng thông tin có được các nội dung thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định.

Dưới góc độ tiếp cận kế toán theo quan điểm của hệ thống thông tin, báo cáo kế toán là thành phần vô cùng quan trọng, cung cấp các kết quả của quá trình xử lý dữ liệu của HTTTKT. Do vậy, tất cả những cách thức thể hiện nội dung của thông tin được tạo ra từ hệ thống kế toán được gọi là báo cáo. Hình thức trình bày của báo cáo có thể theo cách truyền thống là in trên giấy, hoặc theo cách thức là hiển thị trên màn hình, kết xuất sang các dạng tập tin khác nhau hay cung cấp trên trang web.

Mục đích: Mục đích của việc lập báo cáo kế toán là cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin nhằm cải thiện quá trình ra quyết định. Có hai nhóm đối tượng thường xuyên sử dụng thông tin của kế toán là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp (DN). Để đáp ứng được yêu cầu khác nhau của hai nhóm đối tượng này, báo cáo kế toán được chia thành hai hệ thống: Hệ thống báo cáo quản lý (báo cáo nội bộ), nhằm mục đích cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong nội bộ DN; và hệ thống báo cáo tài chính chủ yếu nhằm cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài DN.

Đặc điểm: Đặc điểm của báo cáo quản lý được lập theo nhu cầu thông tin cung cấp của các nhà quản trị DN nhằm phục vụ quá trình ra quyết định - chức năng căn bản nhất và quan trọng nhất của công tác quản trị DN. Các báo cáo này không dựa trên các nguyên tắc, các chuẩn mực hay chế độ kế toán như hệ thống báo cáo tài chính mà phụ thuộc hoàn toàn vào quy mô, đặc điểm kinh doanh của mỗi DN, yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin và trình độ của các nhà quản trị.

Do đó, việc xác định cụ thể từng loại báo cáo quản lý cần thiết và phù hợp với nhu cầu thông tin của các nhà quản trị là điều không dễ và cũng không rõ ràng như việc tổ chức hệ thống báo cáo tài chính. Để nhận dạng và xác định những báo cáo quản lý cần tiếp cận theo từng hoạt động. Và mỗi hoạt động cần được thu thập các nội dung về 3 yếu tố sau: sự kiện (Events), nguồn lực (Resources) và đối tượng (Agents). Theo cách tiếp cận này, có 2 nhóm báo cáo quản lý gồm báo cáo hoạt động và báo cáo các đối tượng, nguồn lực.   

Báo cáo hoạt động: Là loại báo cáo giúp cho nhà quản trị đánh giá và quản lý quá trình thực hiện và xử lý các hoạt động của quá trình sản xuất kinh doanh của DN trong một thời kỳ. Nhóm báo cáo này có thể cung cấp các thông tin tổng hợp về thực hiện các hoạt động hoặc đánh giá, phân tích quá trình thực hiện hoạt động theo các nội dung quản lý của hoạt động đó trong một thời gian thực hiện nhất định. Có thể minh hoạ cụ thể trong chu trình doanh thu sẽ có các hoạt động như xuất kho, bán hàng, thu tiền mà hệ thống kế toán phải phản ánh nội dung, bao gồm: Bảng kê các nghiệp vụ bán hàng, Báo cáo chi tiết doanh thu, Bảng kê hoá đơn, Bảng kê các nghiệp vụ thanh toán, báo cáo phân tích hoạt động xuất kho theo từng mặt hàng (nguồn lực), theo từng khách hàng (đối tượng), theo từng kho hàng (đối tượng)…

Báo cáo các đối tượng, nguồn lực: Là các báo cáo cung cấp thông tin về các đối tượng, nguồn lực liên quan đến việc thực hiện các hoạt động, bao gồm thông tin về các đối tượng, nguồn lực làm cơ sở cho việc thực hiện các hoạt động và thông tin về tình trạng, khả năng của các đối tượng, nguồn lực được sử dụng, được tham gia quá trình thực hiện các hoạt động. Tác dụng của nhóm báo cáo này giúp hỗ trợ các đối tượng sử dụng thông tin trong việc xem xét, xử lý và xét duyệt khả năng thực hiện các hoạt động. Báo cáo đối tượng nguồn lực sẽ bao gồm bảng kê, danh mục các đối tượng, nguồn lực và các báo cáo tình trạng các đối tượng nguồn lực.

2. Thực trạng lập và trình bày báo cáo quản lý trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Theo kết quả Tổng điều tra kinh tế năm 2017, cả nước có gần 517.900 DN đang hoạt động, tăng 51,6% so với năm 2012, trong đó doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) chiếm 98,1%. Cụ thể, DN vừa có gần 8.500 DN, tăng 23,6% so với năm 2012; DN nhỏ gần 114.100 DN và DN siêu nhỏ là 385.300 DN. Bình quân giai đoạn 2012 - 2017, số DNNVV tăng 8,8%/năm, cao hơn mức độ tăng bình quân của DN lớn là 5,4%/năm. Mặc dù tăng nhanh về số lượng, nhưng số lượng lao động của DNNVV lại tăng thấp. Cụ thể, lao động trong các DN lớn tăng 33,8% (tốc độ tăng 6%), trong khi đó DNNVV chỉ tăng 22,1% (tốc độ tăng 4,1%) so với năm 2012.

Trên thực tế DNNVV đóng vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế của một quốc gia, Việt Nam cũng không là ngoại lệ. DNNVV có vai trò chủ đạo trong sự phát triển của nền kinh tế, góp phần quan trọng trong việc gia tăng tổng nguồn thu quốc dân của các quốc gia trên thế giới, bình quân chiếm khoảng 50% GDP ở mỗi quốc gia. Mặt khác, DNNVV góp phần gia tăng sự năng động và linh hoạt nền kinh tế thị trường, sáng tạo kinh doanh và do lợi thế về quy mô nên dễ dàng hội nhập với nền kinh tế thế giới. Sự ảnh hưởng mạnh nhất của DNNVV là tạo ra số lượng không nhỏ về việc làm cho người lao động, giúp người lao động tăng thu nhập.

Qua quá trình khảo sát thực trạng lập và cung cấp báo cáo quản lý tại các DNNVV có thể trình bày thành các vấn đề sau:

Thứ nhất, cách thức tiếp cận về lập và trình bày báo cáo kế toán quản trị.

Trên thực tế, các DNNVV được khảo sát tiếp cận việc lập và trình bày báo cáo kế toán quản trị theo từng khâu của quá trình quản trị DN, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và đánh giá kết quả kinh doanh. Do vậy, báo cáo kế toán quản trị được lập theo 3 nhóm: Nhóm báo cáo định mức, kế hoạch và dự toán; Nhóm báo cáo kế toán quản trị thực hiện; Nhóm báo cáo kế toán quản trị phân tích.

Nhóm báo cáo định mức, kế hoạch và dự toán: Trong các DNNVV được khảo sát, hầu hết các DN trả lời đều xây dựng hệ thống các định mức về chi phí, các kế hoạch, dự toán sản xuất, kinh doanh phục vụ sản xuất, kinh doanh. Xong mức độ chi tiết, cụ thể và đầy đủ của từng DN lại được xây dựng khác nhau. Điều này hoàn toàn có thể lý giải được vì mỗi DNNVV kinh doanh trong từng lĩnh vực khác nhau, được tổ chức theo các loại hình DN khác nhau. Yêu cầu quản lý của mỗi DN khác nhau chắc chắn dẫn đến sự khác nhau của các báo cáo, các chỉ tiêu được trình bày trên mỗi báo cáo. Các báo cáo về định mức nói chung vẫn được lập nhưng không đồng bộ và đầy đủ, chưa tính hết các nhân tố có thể ảnh hưởng đến các chỉ tiêu được trình bày. Còn về các báo cáo dự toán, các dự toán được lập đều là dự toán “tĩnh” mà không lập dự toán “linh hoạt”. Điều này khiến việc cung cấp thông tin của các báo cáo dự toán chưa được đầy đủ và chưa kịp thời phục vụ cho nhu cầu của nhà quản trị DN.

Nhóm báo cáo kế toán quản trị thực hiện: Qua kết quả khảo sát, việc lập và cung cấp nhóm báo cáo kế toán quản trị thực hiện chưa thực sự quan tâm đúng nghĩa, chưa tận dụng hết được vai trò của kế toán viên trong việc trợ giúp nhà quản trị DN và chưa hiểu được ý nghĩa quan trọng của thông tin kế toán quản trị có thể cung cấp. Hầu hết các DN này nếu có thực hiện kế toán quản trị thì chỉ đánh giá và xem xét kế toán quản trị là một bộ phận của kế toán tài chính, các báo cáo kế toán quản trị thực hiện chỉ được sử dụng để thu thập lại các thông tin thực hiện về doanh thu, chi phí, công nợ dưới dạng các bảng biểu còn sơ khai, không so sánh được giữa thực hiện/kế hoạch hoặc thực hiện/dự toán, công tác nhận diện chi phí trong các DN còn bị bỏ qua, một số  mẫu báo cáo quan trọng, phục vụ đắc lực cho công tác quản trị DN cũng không được nhắc đến như Báo cáo kết quả kinh doanh dạng lãi trên biến phí…

Nhóm báo cáo kế toán quản trị phân tích: Tại các DN được khảo sát, hầu như không chú trọng đến công tác phân tích kinh doanh nói chung và phân tích dự toán cụ thể nói riêng. Đa phần các DN chỉ thực hiện phân tích định kỳ theo quý, năm và cũng chỉ phân tích một số chỉ tiêu cơ bản để đưa ra nhận xét, đánh giá chung chung, chủ yếu là so sánh số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch ở một số chỉ tiêu cơ bản, nội dung mang tính “truyền thống”; chưa phân tích sâu sắc và tìm nguyên nhân cho những kết quả đó. Nói chung, các báo cáo kế toán quản trị phân tích được lập chủ yếu nhằm mục đích tổng kết lại, không phản ánh tính linh hoạt trong thông tin kế toán, giảm khả năng phục vụ cho những quyết định mang tính chất tức thời của nhà quản trị.

Thứ hai, thực trạng lập và cung cấp báo cáo quản lý theo hoạt động.

Cách tiếp cận hoạt động sản xuất, kinh doanh trong DNNVV được khảo sát theo chu trình kinh doanh là có nhưng chưa thực sự đầy đủ và rõ nét. Cụ thể, các DN hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau sẽ chia thành các chu trình kinh doanh khác nhau. Như DN sản xuất và kinh doanh thì chia thành 3 chu trình chính: Doanh thu, chi phí, sản xuất; DN thương mại lại chỉ chú trọng vào chu trình doanh thu và chi phí; DN xây lắp rất quan tâm đến chu trình chi phí, sản xuất và tài chính. Sự chú trọng của mỗi DN hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin của họ. Song, sự quan tâm này chưa thực sự mang tính chất hệ thống, thường chỉ phục vụ cho công tác quản trị hiện thời của DN, với những nguồn lực, đối tượng được xác định một cách khái quát nhất.

Cụ thể, như đối với DN thương mại - dịch vụ và sản xuất, kinh doanh, các hoạt động mới chỉ tiếp cận và liệt kê dưới dạng bảng kê như: Danh mục vật tư, hàng hoá, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, bảng kê nhập - xuất - tồn, bảng kê bán hàng, bảng kê hoạt động xuất kho, bảng kê các nghiệp vụ thanh toán, báo cáo thu tiền, bảng kê nhập kho, bảng kê hoá đơn… Mỗi bảng kê này chỉ có thể ghi nhận nội dung về các hoạt động, các nguồn lực, các đối tượng có liên quan đến quá trình đó chứ chưa tiến hành phân tích để từ đó tìm hiểu được những nguyên nhân của những tồn tại, những yếu kém, nhằm giúp quá trình điều hành DN một cách kịp thời hơn.

Thực tế cho thấy, các DNNVV được khảo sát chưa quan tâm đến các báo cáo quản lý dạng phân tích. Như khi phân tích và đánh giá hoạt động bán hàng - thu tiền, cần phân tích sự vận động của các nguồn lực vật chất tham gia trong chu trình là hàng hoá, tiền; Sự vận động của các nguồn lực là thông tin kế toán được tạo ra sau khi chu trình doanh thu được thực hiện; Đặc biệt phải có sự theo dõi và phân tích sự tham gia của các đối tượng cần quản lý theo hoạt động đó như khách hàng, nhân viên kho, nhân viên thu ngân, nhà cung cấp…

Ngoài các báo cáo phân tích hoạt động, các báo cáo về tình trạng các đối tượng, nguồn lực cũng không được quan tâm đúng mức. Đơn giản như một báo cáo tình trạng nợ của khách hàng, các DNNVV được khảo sát chỉ quan tâm đến khách hàng này đang còn nợ bao nhiêu, thời hạn thu hồi là như thế nào… Ttức là, chỉ quan tâm đến tổng hợp tình trạng nợ, chứ chưa tiến hành phân tích tuổi nợ của khách. Do vậy, có thể dẫn đến những quyết định không kịp thời liên quan trực tiếp đến khoản mục này.      

3. Đề xuất và khuyến nghị

Tác giả đề xuất quy trình 5 bước xây dựng và hoàn thiện các nội dung tổ chức hệ thống báo cáo quản lý trong DNNVV, nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị và điều hành DN dưới góc độ nhìn nhận kế toán là một hệ thống thông tin.

Bước 1, Phân loại và xác định tên các báo cáo quản lý cần cung cấp cho các đối tượng sử dụng là nhà quản trị các cấp trong DN. Đầu tiên, kế toán phân nhóm các báo cáo quản lý theo chu trình kinh doanh. Sau đó sẽ phân nhóm và xác định các báo cáo quản lý trong từng chu trình kinh doanh cụ thể là xác định các hoạt động thực hiện trong chu trình, xác định các đối tượng, nguồn lực liên quan; xác định tên báo cáo hoạt động và tên báo cáo đối tượng, nguồn lực.

Bước 2, xác định nội dung của từng báo cáo. Đối với các bảng kê hoạt động cần trình bày thời gian, số chứng từ gốc của từng hoạt động, quy mô của hoạt động. Đối với báo cáo phân tích hoạt động, cần liệt kê nội dung thực hiện của từng hoạt động theo các nội dung phân tích. Đối với danh mục các đối tượng, nguồn lực, cần liệt kê các nội dung mô tả, các nội dung quản lý về đối tượng, nguồn lực. Còn đối với báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực, cần cung cấp tình trạng các đối tượng, nguồn lực theo yêu cầu quản lý như số lượng, giá trị tồn kho, số dư nợ, phân tích tuổi nợ…

Bước 3, xác định thời gian và đối tượng lập báo cáo quản lý. Đối với các báo cáo hoạt động, thời gian cung cấp thường là định kỳ, có thể hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng… Còn đối với các báo cáo theo đối tượng, nguồn lực, thời gian cung cấp là tại các thời điểm theo yêu cầu xử lý hoạt động cũng như khả năng xử lý và truyền đạt thông tin của hệ thống kế toán. Đối tượng nào theo dõi, ghi nhận nội dung của hoạt động nào thì lập báo cáo cho các hoạt động đó. Còn đối tượng nào theo dõi, quản lý các đối tượng, nguồn lực sẽ lập các báo cáo về đối tượng, nguồn lực đó.

Bước 4, xác định đối tượng sử dụng thông tin của báo cáo. Các báo cáo quản lý sẽ cung cấp thông tin cho nhà quản trị các cấp trong DN. Cụ thể, sẽ cung cấp thông tin cho nhà quản trị để tổng hợp và phân tích thực hiện các hoạt động, xử lý và xét duyệt nội dung của các hoạt động.

Bước 5, xác định phương thức cung cấp thông tin của báo cáo. Hình thức cụ thể của báo cáo quản lý phải được in ra bằng văn bản hoặc có thể xem trực tiếp trên phần mềm.   

4. Kết luận

Để thực hiện mục tiêu phát triển của các DNNVV Việt Nam, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, các DN cần thu hút nhiều vốn đầu tư hơn và có chiến lược kinh doanh tốt hơn. Muốn đạt được điều đó, các nhà quản trị DN, các nhà đầu tư, các đối tượng sử dụng thông tin khác cần được cung cấp những thông tin mang tính hệ thống, đầy đủ, kịp thời, trung thực và hợp lý về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của các DNNVV. Vì vậy, việc nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán của các DNNVV hiện nay là vấn đề thực sự cần thiết, có ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh (2012), Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, NXB Phương Đông.
2. Marshall B.Romney, Paul John Steinbart. (2006). Accounting Information Systems. Hoboken, New Jersey, United States: Prentice Hall.
3. Phạm Hoài Nam (2019), Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng tới việc vận dụng kế toán quản trị trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, Đề tài cơ sở, Học viện Ngân hàng.
4. Vũ Khuê (2021), Doanh nghiệp nhỏ: Khó khăn lớn nhất là tiếp cận nguồn vốn,Tạp chí Kinh tế Việt Nam, <https://vneconomy.vn/doanh-nghiep-nho-kho-khan-lon-nhat-la-tiep-can-nguon-von.htm>.

1. PV (2018), Doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm 98,1%, Tạp chí Tài chính, https://tapchitaichinh.vn/tai-chinh-kinh-doanh/tai-chinh-doanh-nghiep/doanh-nghiep-nho-va-vua-chiem-981-144150.html, .