Kiểm tra, giám sát hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình vận hành hệ thống này hiện nay còn tiềm ẩn nhiều rủi ro, vì vậy việc kiểm tra, giám sát hệ thống thông tin kế toán là một trong những khâu không thể thiếu.

Ảnh minh họa. Nguồn: internet
Ảnh minh họa. Nguồn: internet

Cơ sở lý luận

Hệ thống thông tin kế toán

Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ chức nói chung, của doanh nghiệp (DN) nói riêng. Nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành một hệ thống khoa học, giúp cho các nhà quản lý có thể khai thác thông tin một cách triệt để.

Hệ thống thông tin (HTTT) được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức. Hệ thống thông tin còn giúp các nhà quản lý phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới.

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của tổ chức, xí nghiệp, DN.

Ứng dụng hệ thống thông tin và công nghệ có liên quan tới DN là một đối tượng rất rộng. Xem xét tính đa dạng của một DN và phạm vi công nghệ của những hệ thống thông tin hỗ trợ cho chúng. Có vô số những ứng dụng có thể áp dụng. Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong DN như: Hệ thống thông tin quản lý tiền lương; Hệ thống thông tin quản lý nhân sự; Hệ thống thông tin quản lý vật tư; Hệ thống thông tin kế toán.

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Lưu trữ và xử lý dữ liệu: Các DN ngày càng mở rộng quy mô hoạt động dẫn đến lượng dữ liệu của các hoạt động kinh tế, tài chính tăng nhanh, điều này gây nhiều khó khăn trong công tác tổ chức lưu trữ dữ liệu và xử lý dữ liệu. Điều này đã tạo ra thách thức lớn trong công tác lưu trữ thông tin tài chính. Hệ thống thông tin kế toán chính là giải pháp hoàn hảo cho vấn đề này. Hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp lưu trữ và và quản lý thông tin kế toán bài bản. Nhờ đó, nhanh chóng cung cấp thông tin hữu ích, góp phần phục vụ nhanh chóng cho những quyết định quan trọng của DN.

Cầu nối cho hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp: Hệ thống thông tin kế toán giúp đưa ra những báo cáo kế toán nhanh chóng và chính xác. Nó giúp DN giải quyết các công việc liên quan đến kế toán một cách thuận lợi. Điều này giúp tăng tính tương tác, tạo ra mối quan hệ giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp của các tổ chức, DN.

Giảm chi phí tiết kiệm thời gian: Đây là vai trò quan trọng của hệ thống thông tin kế toán. Giúp các DN tiết kiệm thời gian cho việc quản lý và lưu trữ thông tin. Ngoài ra, việc hạn chế sai sót trong lưu trữ và quản lý sẽ giúp DN tránh những tổn thất không đáng có và góp phần nâng cao hiệu quả, cũng như thúc đẩy nhanh quá trình phát triển của tổ chức, DN.

Yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Để đảm bảo hệ thống thông tin kế toán hoạt động hiệu quả thì thông tin kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

- Trung thực: Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Khách quan: Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, bóp méo.

- Đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan tới kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót.

- Kịp thời: Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định, không được chậm trễ.

- Dễ hiểu: Các thông tin và số liệu kết toán trình bày trong báo cáo tài chính (BCTC) phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng. Thông tin về những vấn đề phức tạp trong BCTC phải được giải trình trong phần thuyết minh.

- Có thể so sánh: Các thông tin và số liệu kế toán cần được tính toán và trình bày nhất quán. Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng BCTC có thể so sánh và đánh giá.

Thực trạng hoạt động kiếm tra, giám sát hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp

Hiện nay, các DN đều sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ cho công tác kế toán; chú trọng áp dụng các chính sách, thủ tục, thực hiện việc kiểm tra, giám sát và an toàn cho hệ thống thông tin kế toán.

Công tác quản lý chung

Tại các DN đều thực hiện phân quyền khai thác sử dụng nhằm ngăn chặn người không có quyền hạn và nhiệm vụ xâm nhập hệ thống. Trong phần lớn các phần mềm đều có thiết lập vấn đề bảo mật, thiết lập mật khẩu theo từng người sử dụng.

Thông thường, việc phân quyền cho người sử dụng chương trình là các kế toán tương ứng theo các phân hệ kế toán như: Kế toán vật tư, kế toán tài sản cố định, kế toán tiền lương, kế toán thuế, kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp… Trong đó, người thực hiện chức năng quản trị - kế toán trưởng thường được phân quyền dưới dạng toàn quyền, tức là có thể xem, nhập, sửa dữ liệu của toàn bộ phòng kế toán; Đối với những người dùng khác như nhân viên kế toán, thì chỉ được phép nhập/sửa dữ liệu kế toán liên quan đến phần hành mà mình phụ trách.

Ngoài ra, dữ liệu được nhập vào phần mềm theo từng phân hệ, giữa phân hệ này với phân hệ khác lại có mối liên kết với nhau thông qua mối liên hệ truyền – nhận thông tin. Mối liên kết truyền – nhận được đặt mặc định trong phần mềm kế toán.

Do vậy, giữa những người dùng (kế toán các phần hành) khác nhau có thể thực hiện đối chiếu và kiểm tra chéo nhau để đảm bảo tính thống nhất, chính xác, hạn chế sai sót, trùng lặp, bỏ sót nghiệp vụ… Như vậy, việc kiểm tra kế toán được thực hiện ngoài kế toán trưởng/phó phòng kế toán, thì còn được thực hiện bởi chính nhân viên kế toán trong quá trình nhập liệu và kiểm tra chéo giữa các kế toán thuộc các phần hành.

Công tác quản lý nghiệp vụ cụ thể

- Nhập và xử lý dữ liệu: Hầu hết phần mềm kế toán của DN có sự kiểm soát ngay từ khâu nhập dữ liệu thông qua việc yêu cầu người nhập dữ liệu xác nhận những bút toán, định khoản, giống về số lượng, số tiền… khi kết chuyển dữ liệu. Khâu kiểm soát nhập liệu sẽ hạn chế, giảm thiểu được những sai sót, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu đầu vào. Bên cạnh đó, các phần mềm kế toán của DN đều cho phép lập báo cáo kế toán sớm… Qua đó, giúp kế toán kiểm tra được dữ liệu, tính cân đối ngay trong quá trình thực hiện xử lý dữ liệu mà không nhất thiết phải đợi đến cuối kỳ kế toán.

- Đảm bảo an toàn dữ liệu: Tính bảo mật của dữ liệu được quản lý ngay từ khi dữ liệu được nhập vào hệ thống. Để vào hệ thống thì phải nhập tên đăng nhập và mật khẩu, đây là quy định bắt buộc trong phần mềm kế toán. Các phần mềm kế toán có chức năng khóa dữ liệu để tăng tính bảo mật, do đó, tính bảo mật của dữ liệu kế toán là tương đối cao. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, dữ liệu của hệ thống vẫn có thể bị mất do nhiều nguyên nhân như hỏng ổ cứng, bị nhiễm virus...

Thực trạng trên cho thấy, hầu hết các DN đều trang bị máy vi tính cho công tác kế toán, đa số DN cho biết phần mềm kế toán đem lại nhiều lợi ích cho công tác kế toán. Phần mềm kế toán sử dụng đều là mua sẵn. Việc quản lý hệ thống thông tin kế toán trong các DN tương đối chặt chẽ, tuy nhiên, việc phân quyền truy cập chưa được thực hiện tốt, điều này sẽ không đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu, vẫn còn có những sai sót và gian lận cũng như thất thoát thông tin kế toán cần có giải pháp khắc phục.

Để nâng cao hiệu quả hoạt động hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, với mục tiêu đưa lĩnh vực kế toán, kiểm toán và tài chính Việt Nam tiếp cận gần nhất với các thông lệ và chuẩn mực quốc tế, chất lượng hệ thống thông tin kế toán cũng ngày càng được chú trọng.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng mà Chiến lược Kế toán - kiểm toán đến năm 2020, tầm nhìn 2030 được Chính phủ đề ra đó là: Nâng cao chất lượng hệ thống thông tin kinh tế - tài chính - ngân sách thông qua việc hoàn thiện và nghiêm túc thực thi các văn bản Luật Kế toán, Luật Kiểm toán độc lập; Cập nhật, hoàn thiện các hệ thống chuẩn mực kế toán, kiểm toán phù hợp với sự đổi mới của chuẩn mực quốc tế và đáp ứng yêu cầu quản lý nền kinh tế thị trường của Việt Nam; Hoàn thiện và tạo lập đầy đủ khuôn khổ pháp lý về kiểm tra thực thi pháp luật kế toán, kiểm toán; về quản lý, giám sát hoạt động cũng như thị trường kế toán, kiểm toán. Đồng thời, tăng cường quản lý nhà nước về kế toán - kiểm toán trên cơ sở đổi mới cơ chế hoạt động, tăng cường lực lượng cho cơ quan quản lý nhà nước về kế toán, kiểm toán của Bộ Tài chính; Nâng cao chất lượng quản lý nghề nghiệp phù hợp với thông lệ quốc tế, có sự kết hợp chặt chẽ giữa cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức nghề nghiệp; Thiết lập cơ chế và hệ thống kiểm tra, giám sát của Nhà nước đối với chất lượng công tác kế toán, kiểm toán thông tin trên BCTC của các đơn vị, DN, tổ chức, qua đó nhằm tăng cường giám sát chất lượng BCTC, đảm bảo tính trung thực, hợp lý, minh bạch, xử lý nghiêm các sai phạm về lập và trình bày BCTC.

Với các mục tiêu trên, việc kiểm tra, giám sát hệ thống thông tin kế toán là một trong những khâu không thể thiếu. Để nâng cao hiệu quả hoạt động hệ thống thông tin kế toán tại DN, các nội dung cần tập trung thực hiện như sau:

Một là, tiếp tục hoàn thiện và hướng dẫn chi tiết thực hiện chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán và kiểm toán. Cơ quan quản lý phải có hướng dẫn chi tiết về những quy định trong chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán; đồng thời, phải đảm bảo tính thống nhất giữa quy định pháp luật và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp. Ngoài ra, hệ thống chuẩn mực kế toán và chuẩn đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán phải tiếp tục hoàn thiện để phù hợp với thông lệ quốc tế.

Hai là, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán để đáp ứng được các quy định của pháp luật nói chung và gắn liền với việc nâng cao chất lượng hệ thống thông tin kế toán nói riêng. Chẳng hạn, đối với việc sửa chữa, điều chỉnh sổ kế toán, BCTC khi phát hiện sai sót trọng yếu từ những năm trước cần phải điều chỉnh hồi tố khi đơn vị kế toán áp dụng phần mềm kế toán, thì đơn vị cung cấp thiết kế phần mềm kế toán phải xây dựng được tính năng hoặc cơ chế kiểm soát “Dấu vết điều chỉnh, sửa chữa”.

Ba là, tiếp tục đẩy mạnh công tác nâng cao chất lượng nguồn nhân lực kế toán - kiểm toán trong tình hình mới. Trong đó, chương trình đào tạo kế toán - kiểm toán tại các trường đại học, cao đẳng cần chủ động cập nhật theo những thay đổi của chuẩn mực kế toán quốc tế đã được thừa nhận. Bên cạnh đó, các trường cũng cần có cách thức để rèn luyện cho sinh viên kỹ năng phân tích, phán đoán giao dịch, vận dụng nguyên tắc kế toán, ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý và trình bày thông tin một cách linh hoạt, đảm bảo tính thích hợp, tin cậy và tính có thể so sánh được.

Bốn là, đảm bảo an toàn thông tin hệ thống kế toán thông qua việc: (i) Bảo vệ hệ thống thông tin khỏi sự thâm nhập bất hợp pháp, (ii) Giám sát hoạt động truy cập vào hệ thống, (iii) Bảo vệ sự xâm nhập bất hợp pháp về vật lý các thiết bị xử lý, (iv) An ninh đối với việc lưu trữ dữ liệu kế toán và việc truyền tải dữ liệu.

Như vậy, để đưa ra quyết định kinh tế phục vụ công tác quản lý, điều hành DN cần thiết và tiên quyết phải dựa vào các thông tin kế toán. Nhận thức được điều này, các chủ DN cần quan tâm tới việc hoạch định, việc thu nhận - xử lý và phân tích, cung cấp thông tin kế toán trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội (2015), Luật Kế toán số 88/2015/QH13;

2. Chính phủ (2013), Quyết định số 480/QĐ-TTg ngày 18/3/2013 về việc phê duyệt Chiến lược kế toán - kiểm toán đến năm 2020, tầm nhìn 2030;

3. Bộ Tài chính, Chuẩn mực Kế toán Việt Nam.

* ThS. Lê Thị Thanh Hải - Trường Cao đẳng Kinh tế - Kế hoạch Đà Nẵng

** Bài đăng trên Tạp chí Tài chính số kỳ 2 tháng 10/2021