Xây dựng định mức chi phí tiêu chuẩn trong hoạt động kế toán quản trị của doanh nghiệp

ThS. Nguyễn Thanh Huyền - Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Công nghiệp
10:33 27/06/2023

Chi phí tiêu chuẩn là một khoản phí tổn dự toán, là số tiền mà doanh nghiệp muốn chi cho một mặt hàng hoặc là khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp, số giờ lao động mà doanh nghiệp muốn sử dụng để sản xuất một sản phẩm. Việc lập dự toán sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp phải căn cứ trên các định mức chi phí tiêu chuẩn. Bài viết giới thiệu về vấn đề xây dựng định mức chuẩn, từ đó đưa ra một số lưu ý khi xây dựng các định mức chi phí sản xuất trong doanh nghiệp.

Tổng quan về định mức chi phí chuẩn

Khái niệm định mức chi phí tiêu chuẩn

Chi phí tiêu chuẩn (Standard Cost) là một khoản phí tổn dự toán, là số tiền mà doanh nghiệp (DN) muốn chi cho một mặt hàng (giá tiêu chuẩn) hoặc là khối lượng nguyên vật liệu (NVL) trực tiếp, số giờ lao động mà DN muốn sử dụng để sản xuất một sản phẩm (lượng tiêu chuẩn).

Định mức chi phí tiêu chuẩn là sự ước tính các chi phí dựa trên chi phí tiêu chuẩn để lập cho từng đơn vị sản phẩm, dịch vụ, được biểu hiện bằng tiền những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa theo tiêu chuẩn để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh một đơn vị sản phẩm, dịch vụ ở điều kiện nhất định. Ví dụ: một sản phẩm A cần 0,5 kg nguyên liệu trực tiếp để sản xuất và giá mua 1 kg nguyên liệu là 10.000 đồng. Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là 5.000 đồng/sản phẩm (0,5 × 10.000).

Việc lập dự toán sản xuất kinh doanh trong DN phải căn cứ trên các định mức chi phí tiêu chuẩn. Tuy nhiên, trong cung cấp thông tin kế toán quản trị, cần phân biệt giữa định mức chi phí tiêu chuẩn và dự toán. Định mức chi phí tiêu chuẩn được lập cho từng đơn vị sản phẩm, dịch vụ, còn dự toán được lập cho toàn bộ sản lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ.

Giữa dự toán và định mức chi phí có mối quan hệ mật thiết với nhau và khác nhau về phạm vi: Định mức chi phí lập cho một đơn vị, còn dự toán lập cho tổng thể. Định mức là cơ sở để xây dựng dự toán trong khi dự toán là cơ sở để đánh giá và kiểm tra xem xét các định mức đã khoa học chưa, để từ đó có các biện pháp hoàn thiện định mức. Nếu định mức chi phí xây dựng không hợp lý và không sát với thực tế thì dự toán được lập trên cơ sở đó sẽ không có tính khả thi cao, giảm tác dụng kiểm soát thực tế. Do vậy, việc xác định định mức chi phí chính xác có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động của DN.

Các loại định mức chi phí chuẩn

Về lý thuyết, một định mức tiêu chuẩn được chia làm hai loại, gồm: Định mức lý tưởng và định mức thực tế.

- Định mức lý tưởng (Ideal Standards) là định mức chi phí sản xuất tiêu hao trong điều kiện tốt nhất, như máy móc thiết bị không bị hư hỏng, công nhân sản xuất đúng giờ, sản xuất không bị gián đoạn, năng suất cao trong suốt thời gian sản xuất… Định mức lý tưởng là định mức không khả thi vì trong thực tế không thể có những điều kiện tốt nhất đó.

- Định mức thực tế (Practical Standards) là định mức chi phí sản xuất đã tiêu hao trong điều kiện thực tế hợp lý như thời gian máy ngừng, công nhân nghỉ ngơi… Định mức thực tế được lấy làm cơ sở để phân tích, so sánh giữa hiện thực với định mức sẽ có nhiều ý nghĩa đối với nhà quản trị, kỳ kết quả tìm được phản ánh những hiện thực không bình thường, kém hiệu quả cần xem xét, tìm biện pháp khắc phục, hay những tiềm năng cần khơi dậy để có biện pháp phát huy. Định mức thực tế là cơ sở lập kế hoạch sử dụng tiền và kế hoạch tồn kho.

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, các DN đang phải cạnh tranh nhau để tồn tại và phát triển, do vậy các DN càng phải chú ý đến chất lượng và giá cả sản phẩm. Muốn vậy, các nhà quản trị cần phải nghiên cứu và xây dựng định mức chi phí thực tế cho phù hợp với điều kiện của DN mình trên cơ sở định mức chung của ngành, lĩnh vực.

Nguyên tắc và phương pháp xây dựng định mức chi phí tiêu chuẩn

Nguyên tắc

Bảng 1: Ý nghĩa của định mức chi phí
STT	Ý nghĩa
1	Là công cụ quan trọng để các nhà quản trị có thể kiểm soát và tiết kiệm chi phí
2	Là cơ sở để xây dựng dự toán ngân sách hoạt động của doanh nghiệp
3	Giúp nhà quản trị có thể lập kế hoạch dễ dàng, giúp cho các bộ phận kiểm soát và tiết kiệm chi phí, làm nổi rõ những vấn đề cần quan tâm
4	Giúp nhà quản trị thực hiện kiểm soát ngoại lệ chi phí tức là việc sử dụng các chi phí sẽ chưa cần sự quan tâm của các nhà quản lý nếu nó chưa vượt quá định mức đề ra
5	Tạo điều kiện để đơn giản hóa trong công tác kế toán chi phí, dùng để đánh giá hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp

Nguồn: Tác giả tổng hợp

Trong hoạt động của DN, việc xây dựng hệ thống định mức tiêu chuẩn là công việc phức tạp, có tính khoa học, đòi hỏi các nhà quản trị phải xem xét nghiêm túc toàn bộ kết quả đã đạt được. Trên cơ sở đó kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế về đặc điểm giữa cung và cầu, về kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp. Nhà quản trị cần nhận thức đầy đủ rằng, quá khứ chỉ có giá trị ở chỗ làm căn cứ để dự toán tương lai và định mức tiêu chuẩn phản ánh mức hoạt động hiệu quả trong tương lai chứ không phải các mức hoạt động đã xảy ra.

Thông thường, để xây dựng một định mức khoa học thường dựa trên những nguyên tắc sau: i) Dựa trên nhu cầu sản xuất sản phẩm thực tế của DN và các định mức thực tế của những kỳ trước đã xây dựng; ii) Dựa trên điều kiện kinh tế, đặc điểm sản xuất kỹ thuật và quy trình công nghệ sản xuất thực tế của DN để xây dựng định mức chuẩn cho kỳ này.

Bên cạnh đó, việc xây dựng định mức đòi hỏi phải có sự kết hợp giữa lý thuyết và thực tế, giữa chuyên môn nghề nghiệp, tinh thần trách nhiệm và tư duy sáng tạo của các chuyên gia xây dựng định mức để sao cho những định mức chi phí được xây dựng phải phù hợp, đảm bảo không bị lạc hậu trong một tương lai nhất định.

Các phương pháp xây dựng định mức chi phí

Việc xây dựng định mức chi phí trong các DN là công việc khó khăn, phức tạp, đòi hỏi phải có kiến thức tổng hợp và phương pháp xây dựng khoa học. Có rất nhiều phương pháp xây dựng nhưng thông thường các DN thường vận dụng 3 phương pháp sau:

- Phương pháp thí nghiệm: Là định mức chi phí được xây dựng dựa trên các thông số kỹ thuật của sản phẩm, điều kiện sản xuất, trình độ của người lao động và điều kiện thực tiễn của DN. Việc công khai áp dụng định mức chi phí trong thực tế chỉ được tiến hành sau khi đã thử nghiệm định mức trong phòng thí nghiệm của DN về các tiêu chuẩn và thông số.

- Phương pháp sản xuất thử: Là định mức chi phí được áp dụng giống như phương pháp thí nghiệm. Tiếp đó đưa định mức vào sản xuất thử các sản phẩm. Sau một thời gian sản xuất thử, tiến hành phân tích, đánh giá tính ưu điểm và tồn tại của định mức, bổ sung những điểm cần thiết rồi mới công khai áp dụng trong thực tế.

- Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Là định mức chi phí được dựa trên kết quả sản xuất của nhiều kỳ kinh doanh trước đó, tính ra mức chi phí trung bình, rồi kết hợp với các điều kiện thực tiễn để xây dựng định mức chi phí hợp lý trong kỳ.

Một số lưu ý khi xây dựng các định mức chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

Thực tế cho thấy, trong hoạt động kế toán quản trị, xây dựng các định mức chi phí sản xuất kinh doanh là công việc phức tạp và khó khăn, đòi hỏi các nhà quản trị DN phải chú ý đến đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý cụ thể, loại sản phẩm, dịch vụ, địa điểm kinh doanh, nguồn hàng cung cấp, đơn giá vật tư, đơn giá lao động. Về cơ bản, khi xây dựng định mức chi phí sản xuất, cần lưu ý một số nội dung quan trọng sau:

Thứ nhất, định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Định mức chi phí NVL trực tiếp được xây dựng dựa vào định mức lượng NVL tiêu hao và định mức giá của NVL.

- Định mức lượng nguyên liệu trực tiếp: phản ánh lượng nguyên liệu tiêu hao ước tính để sản xuất một sản phẩm, bao gồm cả lượng hao hụt cho phép trong quá trình sản xuất. Tuy nhiên, khi xác định số lượng NVL chính tiêu hao định mức cho một đơn vị sản phẩm (ĐVSP) phải căn cứ vào loại sản phẩm, khả năng thay thế nguyên vật liệu, trình độ sử dụng NVL của công nhân hay máy móc thiết bị, số NVL hao hụt định mức (nếu có).

- Định mức về giá nguyên liệu trực tiếp: phản ánh giá phí cuối cùng của một đơn vị nguyên liệu trực tiếp, bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua trừ đi chiết khấu mua hàng được hưởng. Cần lưu ý rằng, khi xác định đơn giá NVL tiêu dùng cho sản xuất từng loại sản phẩm, căn cứ vào việc nghiên cứu giá thị trường, nguồn cung cấp nguyên, vật liệu và một số điều kiện khác như giá cước phí vận chuyển, phương tiện vận chuyển… để dự tính đơn giá mua thực tế và chi phí mua của một số vật liệu xuất dùng.

Sau khi xác định được đơn giá mua thực tế của NVL chính, kế toán tính định mức chi phí NVL chính tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm theo công thức sau:

Định mức chi phí NVL chính tiêu hao cho 1 ĐVSP = Số lượng NVL chính tiêu hao cho 1 ĐVSP x Đơn giá NVL chính tiêu hao cho 1 ĐVSP.

Đối với vật liệu phụ, căn cứ vào đặc tính của sản phẩm, dịch vụ để có thể định mức theo một tỷ lệ phù hợp, sau đó, dựa vào đơn giá của vật liệu để định mức chi phí vật liệu phụ theo công thức:

Định mức chi phí vật liệu phụ tính cho 1 ĐVSP = Số lượng vật liệu phụ tiêu hao tính cho 1 ĐVSP x Đơn giá vật liệu phụ tiêu hao tính cho 1 ĐVSP.

Cuối cùng, tổng hợp định mức chi phí NVL chính và vật liệu phụ trực tiếp sử dụng cho sản xuất 1 ĐVSP sẽ có được định mức chi phí NVL trực tiếp tính cho 1 ĐVSP.

Thứ hai, định mức chi phí nhân công trực tiếp

Định mức chi phí nhân công trực tiếp được biểu thị thông qua định mức giá của một giờ lao động trực tiếp và định mức lượng thời gian lao động trực tiếp để sản xuất một ĐVSP.

- Định mức về thời gian lao động: lượng thời gian tiêu chuẩn cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Một điều cần lưu ý là định mức thời gian lao động phải bao gồm cả thời gian để ghỉ ngơi, giải quyết các nhu cầu cá nhân, lau chùi máy và thời gian chết máy.

- Định mức giá lao động trực tiếp: Chi phí tiền lương ước tính cho một giờ lao động trực tiếp, bao gồm tiền lương, tiền công của người lao động và các khoản phụ cấp và những chi phí khác liên quan đến lao động.

Thứ ba, định mức chi phí sản xuất chung.

Định mức chi phí sản xuất chung được xây dựng theo chi phí sản xuất chung biến đổi và cố định, nhằm phục vụ cho việc phân tích biến động chi phí sản xuất chung. Định mức chi phí sản xuất chung được xây dựng dựa trên đơn giá phân bổ sản xuất chung và tiêu thức được chọn để phân bổ chi phí sản xuất (ví dụ như số giờ lao động hoặc số giờ máy).

- Định mức chi phí sản xuất chung biến đổi: gồm định mức lượng (số giờ lao động cho cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm) và định mức giá (đơn giá phân bổ chi phí sản xuất chung biến đổi, phản ánh đơn giá sản xuất chung biến đổi tính cho một giờ lao động).

Phương pháp xác định định mức chi phí biến đổi và chi phí cố định thuộc chi phí sản xuất chung đều giống nhau và được tính theo công thức sau:

Định mức chi phí sản xuất chung cho 1 ĐVSP = Đơn giá chi phí sản xuất chung phân bổ x Đơn vị tiêu chuẩn phân bổ cho 1 ĐVSP.

- Định mức chi phí sản xuất chung cố định: Định mức chi phí sản xuất chung cố định được xây dựng tương tự, như định mức chi phí sản xuất chung biến đổi.

Thứ tư, tổng hợp các định mức chi phí sản xuất

Sau khi xây dựng định mức cho từng yếu tố chi phí sản xuất, kế toán có trách nhiệm lập bảng tổng hợp các định mức chi phí, gọi là thẻ tính giá thành định mức. Từ đó, giúp nhà quản trị DN có cái nhìn tổng quan về các chi phí sản xuất để có thể giúp kiểm soát và tiết kiệm chi phí; Tạo điều kiện để đơn giản hóa trong công tác kế toán chi phí, dùng để đánh giá hoạt động của các bộ phận trong DN và là cơ sở quan trọng để xây dựng dự toán ngân sách hoạt động của DN nhằm nâng cao hiệu quả động sản xuất kinh doanh...

Tài liệu tham khảo:

Nguyễn Ngọc Quang (2012), Giáo trình kế toán quản trị, NXB Đại học Kinh tế quốc dân;
Topica (2021), Tài liệu Kiểm soát chi phí bằng chi phí định mức;
Chi phí định mức và cách phân loại, xây dựng chi phí định mức. Truy cập từ link: https://tuvan.webketoan.vn/standard-cost-chi-phi-dinh-muc-va-cach-phan-loai-xay-dung-chi-phi-dinh-muc_1825.html;