Đến nay, sau hơn một năm đi vào ứng dụng và hoạt động, hóa đơn điện tử đã phát huy hết điểm mạnh của mình và đang được đông đảo DN đón nhận và đăng ký thí điểm sử dụng hình thức hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế, góp phần tích cực trong đề án chuyển đổi từ hoá đơn giấy sang hoá đơn thông thường.

Căn cứ vào tình hình thực tế triển khai, các chuyên gia trong lĩnh vực Thuế cho rằng mặc dù đây là hình thức hoá đơn mới song nó đã mang lại nhiều ưu điểm, lợi ích vượt trội cho các DN triển khai so với hoá đơn thường.

HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn điện tử xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế theo Điều 3 tại quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ tài chính về việc thí điểm sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế có giá trị pháp lý; đơn vị bán sử dụng hóa đơn này để kê khai nộp thuế đầu ra; đơn vị mua sử dụng hóa đơn này để khấu trừ thuế đầu vào.

Vậy các DN cần phải làm những gì để chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử? Và DN cần chuẩn bị như thế nào để sử dụng hóa đơn điện tử?

Các chuyên gia cho rằng, việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử thực hiện theo một quy trình đơn giản.

Căn cứ Điều 6 Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015, DN muốn chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện sau:

- Có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử. Đây là một điều kiện rất đơn giản để thực hiện vì hầu như văn phòng của DN nào cũng có hạ tầng về công nghệ thông tin như máy tính, mạng internet,…

- DN có thể tự xây dựng phần mềm HĐĐT hoặc sử dụng phần mềm HĐĐT do tổ chức trung gian cung cấp.

Tiếp theo đó DN cần phải:

- Tổ chức khởi tạo HĐĐT. Trước khi khởi tạo HĐĐT DN phải Ra quyết định áp dụng HĐĐT gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

- Phát hành HĐĐT: trước khi sử dụng HĐĐT, DN phải Lập thông báo phát hành HĐĐT gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)

- Ký số vào HĐĐT mẫu và gửi HĐĐT mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

- Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn và giao dịch với cơ quan thuế. DN có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.

Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc sử dụng hóa đơn điện tử thì 3 giấy tờ trên DN lập cùng 1 lúc và gửi cho cơ quan thuế 1 lần.

Trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của DN, cơ quan thuế gửi Thông báo tới địa chỉ thư điện tử của DN về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế:

-   Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế thông báo thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của DN.

-   Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do không chấp thuận cho DN.

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận về việc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế, DN truy cập phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện đăng nhập và đăng ký phát hành cho hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Sau khi đăng ký phát hành thành công, DN có thể phát hành ngay hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế.

Như vậy, DN chỉ cần xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử của khách hàng… là có thể triển khai phát hành hoá đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.