KBNN Hải Phòng là một trong những đơn vị của ngành Kho bạc thường xuyên được lựa chọn triển khai thí điểm nhiều chương trình, dự án quan trọng của KBNN như: Phát hành tín phiếu KBNN; KT PC 97, tín dụng nhà nước; KTNB-LAN; KTKB-LAN; KTKB-ORA... Với bề dày là đơn vị đã có nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai các đề án, dự án, chương trình mới của hệ thống KBNN, KBNN Hải Phòng tiếp tục được chọn làm đơn vị đầu tiên triển khai thí điểm TABMIS.

Ý thức được tầm quan trọng của TABMIS, KBNN Hải Phòng đã tích cực chuẩn bị tốt mọi điều kiện cần thiết, sẵn sàng cùng KBNN phối hợp với nhà thầu IBM và các nhà thầu phụ FPT, Oracle quyết tâm triển khai thí điểm thành công tại đơn vị.

Ngay từ năm 2008, KBNN Hải Phòng đã đặc biệt quan tâm đến công tác chuẩn bị tư tưởng cho cán bộ công chức. KBNN Hải Phòng đã phối hợp cùng Ban triển khai TABMIS, Sở Tài chính tiến hành tổ chức các hoạt động truyền thông tuyên truyền về TABMIS như: Giới thiệu về dự án TABMIS (Roadshow 1,2), cơ chế chính sách áp dụng cho TABMIS đến các đơn vị có quan hệ với ngân sách và các bên liên quan trên địa bàn TP. Hải Phòng; qua đó xác định mức độ tác động của dự án đến hoạt động nghiệp vụ của từng đơn vị cụ thể trong hệ thống tài chính tại địa phương, đồng thời chỉ rõ vai trò, trách nhiệm của từng cán bộ công chức khi tham gia vào triển khai thí điểm dự án.

Bên cạnh hoạt động tuyên truyền, KBNN Hải Phòng còn tích cực chuẩn bị các điều kiện cho triển khai thí điểm dự án như: Thực hiện chuẩn hoá số liệu; rà soát đối chiếu; hiệu chỉnh về mục lục ngân sách, mã quan hệ ngân sách, mã dự án trên chương trình KTKB2008; đôn đốc các đơn vị thụ hưởng ngân sách đối chiếu số liệu quý I/2009; lựa chọn, phân công, điều động cán bộ có kinh nghiệm nghiệp vụ, có năng lực phù hợp phục vụ triển khai thí điểm…

Tháng 03/2009, để nguồn nhân lực đảm bảo triển khai thí điểm TABMIS thành công, đồng thời vẫn duy trì hoạt động thường xuyên phục vụ giao dịch thanh toán, KBNN Hải Phòng đã lần lượt cử 100% cán bộ kế toán tham gia các lớp tập huấn chế độ kế toán áp dụng cho TABMIS. Lãnh đạo KBNN Hải Phòng, lãnh đạo KBNN trực thuộc, cán bộ kế toán, thanh toán vốn đầu tư, kế hoạch đã được bố trí công việc và tham gia lớp đào tạo sử dụng chương trình phần mềm TABMIS.

Đầu tháng 4/2009, KBNN Hải Phòng đã phối hợp chặt chẽ với Cục Tin học & Thống kê Tài chính - Bộ Tài chính, Cục Công nghệ thông tin - KBNN thực hiện nâng cấp đường truyền phục vụ triển khai dự án TABMIS; làm đầu mối phối hợp với Ban triển khai TABMIS thiết lập 02 phòng nhập liệu tập trung tại Văn phòng KBNN Hải Phòng và Sở Tài chính.

Đúng 9 giờ sáng ngày 9/4/2009, Thứ trưởng Bộ Tài chính Phạm Sỹ Danh cùng với Giám đốc Ngân hàng Thế giới tại Việt Nam và lãnh đạo TP. Hải Phòng cắt băng khánh thành khởi động triển khai thí điểm dự án TABMIS tại Hải Phòng. TABMIS chính thức được khởi động, KBNN Hải Phòng tích cực, khẩn trương, phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ với các đơn vị KBNN và cơ quan Tài chính cùng với Ban triển khai TABMIS và các nhà thầu để đưa “con tàu TABMIS” giong buồm ra khơi.

Sau một tháng triển khai thí điểm TABMIS, KBNN Hải Phòng đã chuyển đổi thành công số liệu ngày đầu năm 2009 và số liệu phát sinh từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/3/2009 từ chương trình KTKB2008 vào chương trình TABMIS; nhập toàn bộ số phát sinh từ đầu tháng 4/2009 và đóng sổ tháng 4/2009 và tháng 5/2009 thành công, đối chiếu số liệu khớp đúng với chương trình KTKB2008.

Văn phòng KBNN Hải Phòng và 15 đơn vị KBNN quận, huyện trực thuộc đã thao tác nhuần nhuyễn và thực hiện việc nhập chứng từ song song trên cả hai hệ thống trong ngày làm việc, trong khoảng thời gian từ tháng 4/2009 đến tháng 4/2010. Trong quá trình thí điểm TABMIS, KBNN Hải Phòng phối hợp chặt chẽ với Ban triển khai TABMIS kịp thời phát hiện, yêu cầu nhà thầu khắc phục những lỗi phát sinh trên hệ thống TABMIS; kiến nghị bổ sung, hoàn thiện các báo cáo tuỳ chỉnh phục vụ cho công tác quản lý cũng như đối chiếu hàng ngày.

Là đơn vị đầu tiên trong hệ thống KBNN triển khai TABMIS, quá trình thực hiện gặp không ít những khó khăn vướng mắc. Một trong những khó khăn gặp phải đầu tiên là: Việc chuyển đổi số liệu từ chương trình KTKB2008 sang hệ thống TABMIS theo phương án cũ gặp nhiều khó khăn trong việc in ấn và đối chiếu số liệu, mất nhiều thời gian trong việc kiểm tra và xác nhận số liệu. Ban triển khai TABMIS đã nhanh chóng đưa ra phương án chuyển đổi số liệu phù hợp hơn với điều kiện hoạt động thực tế của hệ thống Kho bạc. Qua từng bước khắc phục, KBNN Hải Phòng đã góp phần cùng với Ban triển khai TABMIS hoàn thiện dần phương án tối ưu để công tác chuyển đổi số liệu khi triển khai cho các đơn vị tiếp theo được thuận lợi.

Quá trình triển khai thí điểm tại Hải Phòng đã chỉ rõ những hạn chế trong Hệ thống chế độ kế toán theo Quyết định 646/QĐ-BTC ngày 31/3/2009 đặt ra những yêu cầu về hoàn thiện chế độ kế toán để Bộ Tài chính, KBNN sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện chế độ kế toán áp dụng cho hệ thống TABMIS như: quy trình lập và luân chuyển chứng từ, đặc biệt là các lệnh chi tiền của cơ quan tài chính; quy trình về mở và sử dụng tài khoản của các đơn vị có quan hệ với ngân sách...; Công tác quản lý cấp và sử dụng mã số đơn vị sử dụng ngân sách trong thời gian thí điểm còn nhiều vướng mắc: Việc xác định tính chất, lĩnh vực hoạt động của đơn vị sử dụng ngân sách chưa được thống nhất dẫn đến tình huống một đơn vị có nhiều mã quan hệ ngân sách; việc cấp mã đầu tư xây dựng cơ bản đặc biệt là việc cấp và sử dụng mã công trình dự án đầu tư xây dựng cơ bản đối với ngân sách xã phường các công trình nhỏ lẻ, thời gian phát sinh ngắn làm gia tăng số lượng mà dự án phải quản lý trên hệ thống.

Tuy khó khăn nối tiếp khó khăn nhưng KBNN Hải Phòng luôn tranh thủ sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo Bộ Tài chính, KBNN Trung ương và UBND TP. Hải Phòng; đặc biệt là sự quan tâm, chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc KBNN và Ban triển khai TABMIS Trung ương; phối hợp chặt chẽ với Ban chỉ đạo triển khai TABMIS và Tổ triển khai thí điểm hệ thống TABMIS tại Hải Phòng kịp thời phát hiện, hiệu chỉnh và khắc phục những khó khăn phát sinh. Mọi vấn đề vướng mắc giữa các cơ quan tham gia hệ thống TABMIS đều được Ban chỉ đạo, Tổ triển khai tại Hải Phòng thường xuyên bám sát, ghi nhận và phối hợp xử lý tức thời, duy trì tốt chế độ báo cáo triển khai ngày và các báo cáo đột xuất, phản ánh kịp thời tiến độ và những vướng mắc của dự án về Ban triển khai TABMIS.

Lần đầu tiên tại địa phương có sự kết hợp chặt chẽ giữa các cơ quan tài chính trên địa bàn, đặc biệt là giữa KBNN Hải Phòng và Sở Tài chính đã giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án như: Chuẩn hóa hệ thống mã quan hệ ngân sách, giải quyết các vấn đề trùng mã quan hệ ngân sách, một đơn vị sử dụng ngân sách có nhiều hơn một mã quan hệ ngân sách, vấn đề về nhập dự toán lệnh chi tiền, thống nhất đề xuất các phương án xử lý về mã dự án đầu tư xây dựng cơ bản, đặc biệt là các mã dự án nhỏ lẻ thuộc cấp quận huyện, phường xã, những dự án đã phát sinh từ nhiều năm trước chưa tất toán, thanh toán, việc rà soát đối chiếu, chốt số liệu dự toán đầu tư xây dựng cơ bản giữa Sở Tài chính và KBNN Hải Phòng cũng mất nhiều thời gian, công sức của cán bộ hai bên...

Những kết quả đạt được từ việc triển khai thí điểm TABMIS tại Hải Phòng là sự kiểm chứng thực tế, chính xác “bài toán” triển khai diện rộng: Tinh thần đoàn kết, đồng lòng, quyết tâm sẵn sàng đón nhận và triển khai công nghệ mới chính là “chìa khóa” quyết định sự thành công của dự án. Đồng thời, KBNN Hải Phòng cũng đã rút ra được những bài học kinh nghiệm cho việc triển khai dự án lớn như TABMIS, đó là:

Thứ nhất, về công tác chỉ đạo, điều hành: Nhờ sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo Bộ Tài chính, KBNN Trung ương, UBND Thành phố, công tác triển khai thí điểm đã có nhiều thuận lợi. Ban chỉ đạo, Tổ triển khai thí điểm hệ thống TABMIS tại Hải Phòng đã điều hành, phối hợp các hoạt động của dự án tại địa phương tương đối nhịp nhàng. Sự phối kết hợp chặt chẽ giữa cơ quan Tài chính và KBNN các cấp trên địa bàn Hải Phòng đã tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin, xử lý nghiệp vụ, tuân thủ đúng theo các quy trình đã ban hành. Ban chỉ đạo TABMIS tại Hải Phòng đã chỉ đạo thống nhất, thường xuyên, trực tiếp bám sát quá trình thực hiện dự án, nắm bắt chặt chẽ diễn biến của quá trình thực hiện triển khai thí điểm. Sự quan tâm, động viên của ban lãnh đạo KBNN Hải Phòng đã khích lệ tinh thần đối với cán bộ, công chức tham gia dự án, giáo dục, uốn nắn những biểu hiện không tốt trong quá trình thực hiện thí điểm, đây là một nhân tố quan trọng, đầu tiên, có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả và sự thành công của đợt triển khai thí điểm.

Thứ hai, về công tác bố trí nhân sự cho dự án: Việc bố trí cán bộ phải tuân theo nguyên tắc có sự kế thừa của kinh nghiệm, kiến thức của những người đã nhiều năm công tác có kinh nghiệm thực tế với đội ngũ cán bộ trẻ được đào tạo cơ bản, có khả năng nắm bắt, cập nhật và sử dụng hệ thống mới đã tạo lên sức mạnh trong quá trình thực hiện triển khai thí điểm dự án. Với những kinh nghiệm của mình, đội ngũ cán bộ, công chức KBNN Hải Phòng đã cùng Ban triển khai TABMIS thực hiện rà soát, hiệu chỉnh kịp thời các thiếu sót trong chế độ áp dụng cho TABMIS. Đồng thời, khả năng tiếp thu nhanh của cán bộ trẻ góp phần thực hiện kiểm tra tính hoàn thiện của hệ thống TABMIS.

Thứ ba, về công tác chuẩn bị và phối hợp thực hiện triển khai thí điểm: Đối với dự án TABMIS, KBNN Hải Phòng đã đặc biệt quan tâm đến công tác chuẩn bị tư tưởng cho cán bộ công chức. Tinh thần đoàn kết, đồng lòng, quyết tâm sẵn sàng đón nhận và triển khai thí điểm có ý nghĩa rất lớn quyết định sự thành công của dự án. Công tác chuẩn bị về điều kiện hạ tầng công nghệ phục vụ dự án như hệ thống máy tính, đường truyền cũng được thường xuyên kiểm tra mức độ sẵn sàng để đáp ứng các yêu cầu của dự án. Công tác rà soát đối chiếu, điều chỉnh các bút toán hạch toán chưa phù hợp với yêu cầu của TABMIS cũng là một khâu quan trọng cần phải thực hiện trước khi triển khai dự án.

Trong điều kiện hạ tầng truyền thông và năng lực thiết bị tin học của các phòng Tài chính quận huyện còn nhiều hạn chế, Ban chỉ đạo triển khai TABMIS tại Hải Phòng đã có giải pháp linh hoạt trong điều kiện không thể nhập chứng từ dự toán tại đơn vị, các phòng tài chính trực tiếp sang KBNN quận huyện, sử dụng trang thiết bị hạ tầng truyền thông của Kho bạc để thực hiện nhập liệu kịp thời không làm ảnh hưởng đơn vị giao dịch. KBNN Hải Phòng cũng đã tổ chức đào tạo tin học cơ bản và sử dụng khai thác internet, email cho cán bộ công chức Sở Tài chính và các phòng tài chính theo yêu cầu của Ban triển khai TABMIS.

Triển khai thí điểm thành công hệ thống TABMIS tại Hải Phòng góp phần quan trọng vào quá trình cải cách, triển khai một hệ thống công nghệ thông tin hiện đại trên toàn quốc. Sau 5 năm hệ thống TABMIS đã được triển khai thành công, đạt được mục tiêu đặt ra của dự án, cán bộ công chức KBNN Hải Phòng luôn cảm thấy vinh dự và tự hào về công sức đóng góp của mình vào dự án TABMIS nói riêng, cũng như góp phần vào công cuộc cải cách Tài chính công, hiện đại hóa hệ thống KBNN hướng tới mục tiêu: “Xây dựng KBNN hiện đại, hoạt động an toàn, hiệu quả, phát triển ổn định vững chắc và hình thành KBNN điện tử.”